Softwarelösung für die Barcode-/MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung im Archiv

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Kennen Sie das? Immer dann, wenn Sie etwas ganz dringend benötigen, dann ist es nicht da oder zumindest nicht auffindbar. Verwalten Sie eine größere Menge Ordner- und Dokumente in einem Unternehmen oder sind Sie zuständig für die Verwaltung eines größeren Archivs einer Behörde oder einer Versicherung und ist letzteres der Fall bei Ihnen, dann tun Sie richtig nun weiterzulesen.

Die COSYS Ident GmbH aus Grasdorf (bei Hildesheim) gehört zu den führenden Anbietern im Bereich mobiler Software- und Komplettlösungen mit den entsprechenden Backend-Modulen für die Verwaltung der mobil erfassten Daten am PC. Für die Barcode- bzw. MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung bietet COSYS seit 2014 eine Komplettlösung, bestehend aus Etikettendrucker, MDE-Gerät (Mobiler Barcodescanner mit vorinstallierter COSYS Software; wahlweise können Sie Ihr eigenes Android-Smartphone dafür nutzen) und einer dazugehörigen Verwaltungssoftware für den PC. MDE-Gerät bzw. Smartphone kann je nach Anforderung des Kunden per USB, Ethernet oder WLAN mit der PC Software verbunden werden. Die Such- und Filterfunktionen können sowohl mit dem mobilen Gerät/MDE-Scanner, als auch auf dem PC aufgerufen werden.

Die Lösung besteht im Wesentlichen aus Kennzeichnung (mit Barcode) und Erfassung aller Dokumente bzw. Ordner (entspricht dem Prinzip einer Erstinventarisierung) mit Ihren dazugehörigen Lagerplätzen und der anschließenden Verwaltung und Ordnung am PC:

Zunächst werden die Lagerplätze (Regale, Fächer) gekennzeichnet. Anschließend werden die Aktenordner und Dokumente mit Barcode-Etiketten durchnummeriert. Bei der Erstinventarisierung wird zunächst die Lagerplatznummer anhand des Barcodes gescannt, anschließend der Ordner, welcher an diesem Lagerplatz eingelagert wird. Dabei werden beide Datensätze für den späteren Export in die PC Software miteinander verheiratet. Anschließend können zu jedem Datensatz Zusatzinformationen (z.B. Beschreibung, Foto) ergänzt werden (Modul „Erstinventarisierung“). Anschließend kann zu jedem Ordner und Lagerplatz bequem eine Auskunft über spezielle Such- und Filterfunktionen mit MDE oder auf dem PC (aus der Datenbank) abgerufen werden. Dies kann entweder über den Scanner erfolgen, indem der Lagerplatz oder der Ordner gescannt wird (Auskunft mit MDE) oder die Auskunft erfolgt über die PC Software (COSYS WebDesk) über entsprechende Such- und Filterfunktionen.

COSYS bietet im Vorfeld die Möglichkeit die Lösung ausgiebig und kostenlos zu testen. Ausführliche Informationen zu dieser und weiteren Komplettlösungen von COSYS finden Sie auf: http://cosys.de/loesungen/ordner-und-dokumentenverwaltung-archiv

http://www.cosys.de/

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