Stellenbeschreibungen erfolgreich und wirksam optimieren

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Die Erstellung und Pflege von Stellenbeschreibungen erfordert Zeit, Know-how und personelle Ressourcen. Die Bedeutung von Stellenbeschreibungen widerspiegelt sich in deren breitem Einsatzspektrum, welches von Arbeitszeugnissen und Stellenbesetzungen über Reorganisationsmassnahmen und Zielvereinbarungen bis hin zu Mitarbeitereinführungen und Personalplanung reicht.

Es gibt diverse Möglichkeiten, mehr Transparenz zu schaffen und die die Dynamik von Veränderungen stärker zu berücksichtigen. Stellenbeschreibungen werden so mehr zu Stellenbildern und gewinnen an Qualität und Nutzenstiftung durch eine verbesserte Aussagekraft und tragen damit auch zu besserer Akzeptanz und Beteiligung an deren Entwicklung und Aktualisierung bei.

Einsatz von Stellenbeschreibungs-Software
Software für Stellenbeschreibungen ermöglichen oft eine flexible Vorlagengestaltung, frei definierbare Kataloge, komfortable Änderungsunterstützung und die Einbindung von Führungskräften bei der Erstellung, um nur einige Beispiele zu nennen. Damit können Stellenbeschreibungen nahezu ohne Aufwand Planstellen und somit auch Personen zugeordnet werden, was eine zielgruppengerechte Bereitstellung und zahlreiche Weiterverwendungsmöglichkeiten ergibt. Auch die schnelle Identifikation des Änderungsbedarfs und Rücklaufkontrollen zur Koordination des Abstimmungsprozesses sind weitere Vorteile. Die nachfolgende Übersichtstafel zeigt mögliche Softwareleistungen.

Ausgestaltung zum Führungsinstrument
Stellenbeschreibungen sollten die Veränderungsdynamik berücksichtigen und ermöglichen. Zudem ist auch die Hinzunahme von Leistungskriterien ein Weg, also Informationen, die konkret sagen, woran und wie die Leistung des Stelleninhabers gemessen wird, welches der Beitrag zum Unternehmenserfolg ist und worin die Wertschöpfung besteht. Auch der Qualifizierungsbedarf und der Hinweis auf Trends und Veränderungen erhöhen die Attraktivität von Stellenbeschreibungen. Auf diese Weise wachsen Stellenbeschreibungen über reine Beschreibungen hinaus und werden zu einem ganzheitlichen und universell einsetzbaren Führungsinstrument mit breitem Nutzen für alle Beteiligten.

Standardisierung und Vergleichbarkeit
Eine erhöhte Standardisierung ermöglicht eine bessere Vergleichbarkeit von Stellen, was gerade bei Funktionsbewertungen zur Lohngestaltung oder bei Organisationsfragen von Bedeutung ist. Es gibt nicht wenige Tätigkeiten, welche sich durchaus standardisieren lassen und damit wesentlich besser verglichen und bewertet werden können, auch was den Beitrag zur Wertschöpfung betrifft oder sinnvolle Tätigkeitsveränderungen ersichtlich macht. Softwareprogramme bieten hier interessante Möglichkeiten und Features.

Zieldienliche Konzeption mit Schwerpunkten
Sind Stellenbeschreibungen mehr allgemeine Verwaltungskataloge als Führungsinstrumente mit gehaltvollen und relevanten Informationen, besteht die Gefahr, dass sie zu Alibiübungen verkommen. Werden hingegen die Schwerpunkte des Einsatzes definiert, sind Stellenbeschreibungen auch präziser und informativer, wenn die Einsatzzwecke bekannt und Stellenbeschreibungen darauf ausgerichtet sind. Liegen die Schwerpunkte beispielsweise bei Fragen zur Personalentwicklung, der Personalauswahl oder der Gehaltsplanung, um nur einige Beispiele zu nennen, so sind die Informationen von Stellen mit der Vergleichbarkeit und Transparenz verbunden, ergiebiger.

Know-how- und Qualifizierungsbedarf
Qualifikation, Know-how, Wissen und Talente werden für viele Unter-nehmen immer wichtiger und unverzichtbarer. Anstelle von zu vielen verwaltungslastigen Angaben sind auch Informationen in diesem Bereich für jede Stelle und ihre Anforderungen von grösster Bedeutung. Diese können in mehrfacher Hinsicht in Stellenbeschreibungen aufgenommen werden, wie kommender, d.h. kurz-, mittel- und langfristiger Qualifizierungsbedarf, besonders erfolgsentscheidende Kernkompetenzen oder wertvolle Talente, spezifische Entwicklungsmassnahmen zur Qualifikationserhöhung oder etwa Stellen, welche in besonderer Weise das Potenzial für Nachwuchsförderungen bieten oder aus bestimmten Gründen Potenzialanalysen erforderlich machen. Damit gewinnen Stellenbeschreibungen zusätzlich an Wert und Attraktivität.

Klare und konkrete Kommunikation
Es muss klar und bekannt sein, von wie vielen wichtigen HR-Disziplinen Stellenbeschreibungen zu welchem Zweck herbeigezogen werden können oder sollen: Mitarbeiterprofile, Stellenanzeigen, Interviews, Einarbeitungsprogramm, Definition von Schnittstellen, Performance-Management oder Nachfolgeplanung, um einige Beispiele zu nennen. Es ist auch unerlässlich, dass die Geschäftsleitung klar erkennbar hinter Stellenbeschreibungen steht und involvierte Führungskräfte wissen, dass es sich nicht um unnötigen Aktionismus der Personalabteilung handelt, sondern um das Erarbeiten eines strategischen Organisations- und Führungsinstrumentes, das von der Geschäftsleitung gewünscht und in Auftrag gegeben wurde. Und wenn Stelleninhaber bzw. Mitarbeiter wissen, dass mit Stellenbeschreibungen Gehaltsentscheide zu ihrem Vorteil gefällt werden, Einfluss auf deren Karriere und Laufbahn haben können oder deren Talente und Fähigkeiten erkennen lassen, ist auch bei ihnen die Akzeptanz von Stellenbeschreibungen wesentlich höher.


Das Buch "Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis"
Das Buch enthält von A-Z ausformulierte Vorlagen von Stellenbeschreibungen zu vielen wichtigen und auch eher schwierigen Berufsbildern wie Controller, Recruiter, Product Manager, Content Marketing-Verantwortlicher und mehr. Über die eigentlichen Stellenbeschreibungen hinaus erhält der Leser auch Unterstützung in Fragen der Organisation, des Verwendungszwecks, effizienter Abläufe, Hilfestellung für das Verfassen und die Administration und viele Aufgaben mehr, die in der Praxis das Erstellen, die Pflege, den Einsatz und den Nutzwert von Stellenbeschreibungen sicherstellen.

Berücksichtigt werden unterschiedliche Darstellungen und Aufbereitungsarten sowie verschiedene Berufe, Branchen, Funktionen und Betriebsgrössen. Hinzu kommt eine grosse Auswahl an Detaillierungsgraden und Gliederungsmöglichkeiten. Auch in sprachlichen Bereichen verhelfen beispielsweise Textbausteine, Formulierungshilfen und Verbenlisten zu präzisen Informationen und klaren Aussagen. Sämtliche Muster-Stellenbeschreibungen, Vorlagen und Arbeitshilfen auf CD-ROM machen es besonders einfach, die Stellenbeschreibungen individuellen Bedürfnissen bezüglich Aufbau, Ausführlichkeit, Informationsgefässen usw. anzupassen.

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Sandra Hofstetter
Stellenbeschreibungen für die Personalpraxis
Erschienen im PRAXIUM-Verlag, Zürich
Mit CD-ROM und vielen Vorlagen
ISBN 978-3952324660

 

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