Strahlende Kompetenz – Alle Fragen geklärt

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Wollen Sie Ihre Zuhörer wirklich verstehen und dann bewegen? Die Methode der "Nicht-Präsentation" stellt die aktuelle Kundenhaltung ins Zentrum des Interesses.

Gleich erfahren Sie, wie Sie das methodisch umsetzen. Sie lernen alles über die einzelnen Elemente der Nicht-Präsentation, bekommen Tipps zur Umsetzung und erfahren die häufigsten Fehler in der Praxis.

 

Vorbereitung und Einladung

Zunächst werden die Teilnehmer mit einer schriftlichen Einladung schon einige Tage vorher eingestimmt. In diesem Zusammenhang werden sie aufgefordert, sich zu überlegen, welche Fragen sie im Rahmen der Präsentation beantwortet haben wollen. Die Einladung gibt eine Liste von Beispielfragen, die andere Teilnehmer bei ähnlichen Präsentationen früher schon gestellt haben.

So vorbereitet, werden zu Beginn der Nicht-Präsentation die Fragen der Teilnehmer festgehalten und für alle Beteiligten visualisiert. Eventuell werden nun zusätzlich auch noch die Ziele der Teilnehmer abgefragt. Alles, was ab jetzt gezeigt wird, dient ausschließlich dem Ziel, die Fragen der Teilnehmer zu beantworten.

Bestimmt kennen Sie die Namen und die E-Mail Adressen der Präsentations-Teilnehmer. Falls nicht, beschaffen Sie sich alle Namen, die Sie bekommen können. Es ist ohnehin nicht besonders sinnvoll, zu einer Präsentation zu gehen, ohne die Zielgruppe oder wenigstens deren grobe Ausgangssituation zu kennen.

Also: Sie besorgen sich eine Liste der Namen und E-Mail-Adressen und laden alle Ihnen bekannten Teilnehmer zur Präsentation ein. Hier ein Textvorschlag:

 

Sehr geehrte Vorname Nachname,

in Ihrem Kalender ist bestimmt am _____ von ___ bis ___ bereits ein Meeting eingetragen. Zu diesem Termin wollen wir gemeinsam über „_____“ sprechen. Mein Ziel ist es, Ihre Fragen lückenlos zu beantworten und Sie solide zu informieren.

Bei bisherigen Präsentationen zu diesem Thema haben die Teilnehmer diese Fragen gestellt:

  • Liste
  • der
  • Beispielfragen.
  • Mindestens 5,
  • höchstens 25.

Bitte bereiten Sie sich schriftlich vor. Wenn Sie wenige Minuten in Ihre Vorbereitung investieren, können Sie unseren Termin dadurch ungleich effektiver gestalten. 5 Minuten Vorbereitung können sich sehr schnell für alle Beteiligen lohnen.

Wichtig ist, dass alle Fragen echte Fragen und keine Stichworte sind. Das mag jetzt detailverliebt klingen, aber während der Präsentation werden Sie sehen, dass diese Art der Vorbereitung einen enormen Gewinn an Zeit und Präzision bringt.

Bitte nehmen Sie Ihre Frageliste zur Präsentation mit.

Ich freue mich auf unseren Termin und werde mein Bestes tun, um die Zeit für Sie wertvoll, informativ und vielleicht sogar humorvoll zu gestalten.

Mit den besten Grüßen aus ____

XY.

 

Mit der Liste der Beispielfragen nehmen Sie vorweg, was man zu Ihrem Thema fragen könnte. So regen Sie die Teilnehmer an, sich Gedanken zu dem Thema zu machen. Bei der Gestaltung können Sie selbstverständlich ganz elegant Einfluss auf die später gestellten Fragen nehmen. Sie notieren einfach solche Fragen, die Sie gut beantworten können.

Seien Sie dennoch darauf gefasst, dass völlig andere Fragen kommen könnten, als Sie erwartet haben. Das ist jedoch nicht schlimm, sondern sogar gewollt!

Tipp: Weil Sie für den konkreten Termin aus den Gesprächen im Vorfeld bereits klar formulierte Fragen des Kunden kennen, setzen Sie diese Fragen nicht auf die Liste. Stattdessen schreiben Sie diese Fragen in der Vorbereitung auf Moderationskarten, die Sie zur Präsentation mitbringen. Sozusagen als Dienstleistung für den Kunden.

 

An Material benötigen Sie:

Bringen Sie einen oder besser zwei Filzschreiber pro Teilnehmer mit. Ich empfehle die Marke Neuland No. One. Diese Stifte liegen auch für Ungeübte perfekt in der Hand und liefern ein gutes Schriftbild.

Dann brauchen Sie pro Teilnehmer einen Stapel von 10-20 Moderationskarten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob im Präsentationsraum ein Flipchart steht, weichen Sie auf selbstklebende Moderationskarten aus. Sie finden diese ebenfalls bei Neuland. Diese haften, mit dem typischen Post-It Klebstoff ausgestattet, auf fast allen Materialien.

Wenn Sie planen, auf ein Flip-Chart zu schreiben, nehmen Sie ebenfalls Ihre eigenen Stifte mit. Sie finden wieder bei Neuland eine sehr breite Auswahl an Farben für breitere Stifte, die sich für Flip-Charts eignen. Ich persönlich bevorzuge die „BigOne“ in Farben, die nicht alltäglich sind.

Tipp: Weil die Farben Rot/Grün/Blau/Schwarz immer benutzt werden, ist es ein gelungener Anlass, dieses Muster zu durchbrechen. Warum nicht dunkelrot, hellgrau, oliv, sonnengelb oder sonst eine Farbe benutzen, mit der Sie einen Aha-Effekt erzielen können?

Wenn Sie befürchten, dass kein Flip-Chart vor Ort sein könnte, kaufen Sie sich für 6 Euro eine Rolle des Leitz EasyFlip. Das ist eine Kunststoff-Folie auf einer Rolle mit einer Perforation etwa alle 80 cm. Die Folienstücke sind weiß oder kariert erhältlich und haften auf allen glatten Oberflächen wie Fenster, Türen und den meisten Wänden.

Nehmen Sie einen Fotoapparat mit eingebautem Blitz mit. Wenn Ihr Telefon das auch kann: Prima.

Achtung! Stolperfalle:

* „Filzstifte brauchen wir nicht. Die sind doch in jedem Raum vorhanden.“ – Im Prinzip ja, aber garantiert nicht dann, wenn sie gebraucht werden. Seien Sie Profi! Schalten Sie unnötige Risiken aus.

* „Meine Teilnehmer will ich nicht darauf hinweisen, dass sie Fragen aufschreiben sollen. Stichworte reichen aus.“ – Nein. Stichworte kann man nicht beantworten. Es müssen Fragen sein. Wenn Sie Stichworte akzeptieren, werden Sie später scheitern.

 

Fragen abholen

Zu Beginn legen Sie einen Stapel frischer Moderationskarten samt Filzschreibern auf den Besprechungstisch. Sie erklären: „Wir möchten uns bei unserem Termin auf die für Sie wichtigen Punkte konzentrieren. Wir haben bereits Fragen formuliert, von denen wir denken, dass Sie die Antworten darauf von uns erwarten.“

Jetzt hängen die von Ihnen vorbereiteten Fragen bereits an der Pinnwand.

Sie bitten die Teilnehmer, ihre zusätzlichen Fragen zu notieren: „Jetzt ist der richtige Moment, um Ihre umfangreiche Vorbereitung herauszuholen.“ Diese Formulierung ist wichtig! Dann sagen Sie: „Falls Sie noch keine Gelegenheit hatten, Fragen zu notieren, nutzen Sie bitte diese Beispielfragen als Inspiration.“ Jetzt können Sie eine Folie mit den Beispielfragen aus Ihrer Einladung auflegen.

„Wir bitten Sie, Ihre konkreten Fragen zu ergänzen. Wir werden dann dafür sorgen, dass unsere Präsentation darauf konzentriert ist, genau Ihre Fragen gezielt zu klären.“ Zum Schluss die Frage: „Wie lange wird es dauern, Ihre Fragen auf Karten zu notieren?“

Fragen fangen (fast) immer mit einem ‚W‘ an und enden immer mit ‚?‘. Hängen Sie Karten, die nur Stichworte enthalten, nicht auf. Bitten Sie den Autor um eine konkrete Frage und helfen Sie notfalls bei der Formulierung.

Später, während der Präsentation lassen Sie zu, dass neue Fragen die bestehenden ergänzen. Sie weisen sogar ausdrücklich auf diese Möglichkeit hin. Zwischenfragen lassen Sie auf Moderationskarten notieren, oder Sie helfen bei der Formulierung: „Habe ich richtig verstanden, die zusätzliche Frage lautet …..?“

Achten Sie darauf, dass Sie nur Fragen annehmen, die auch zu beantworten sind. Wenn sehr allgemeine Fragen, wie zum Beispiel "Wie lösen wir unser Archivierungsproblem?" gestellt werden, dann helfen Sie dem Fragesteller dabei, diese zu präzisieren. Die Frage "Was müssen wir tun, um die durchschnittlich 400 pro Tag anfallenden Ausgangsrechnungen zu archivieren?" ist besser geeignet, um sie in einer Präsentation zu beantworten.

Fragen, die zwar präzise formuliert sind, aber wegen ihrer Komplexität nicht sofort beantwortet werden können, markieren Sie und erklären dem Kunden: „Diese Frage(n) können wir hier und heute nicht abschließend beantworten. Sind Sie damit einverstanden, wenn Sie bis [Datum] eine schriftliche Antwort auf diese Frage(n) per E-Mail erhalten?" Das dürfte bestimmt auf Verständnis treffen.

Achtung! Noch eine Stolperfalle:

„Kartentechnik für Fragen will ich nicht! Ich nehme die Fragen lieber am Flipchart auf.“ – Gut gemeint, aber schlecht gemacht. Bei mehr als drei Teilnehmern können Sie es kaum schaffen, schnell genug zu schreiben. Außerdem beeinflussen alle extrovertierten Menschen die anderen Teilnehmer, die eher zurückhaltend sind. Nur die Kartentechnik liefert ein gutes Bild der Geisteshaltung der Zuhörer.

 

Präsentation

Sie können die Menschen vor allem dann für sich gewinnen, wenn Sie sie nicht überzeugen wollen. Die Nicht-Präsentation ist darauf ausgelegt, erst zu verstehen und dann verstanden zu werden. Falls Sie Stephen Covey gelesen haben, dürfte Ihnen das bekannt vorkommen.

Das Abholen der Fragen und Ziele gibt Ihnen ein gutes Bild von der Perspektive Ihrer Zuhörer. Jetzt müssen Sie nur noch darauf eingehen und die Fragen konsequent beantworten.

Bestimmt haben Sie einen Weg gefunden, die wichtigsten Fragen (also die des Entscheiders) als erstes zu beantworten. Veteranen der Nicht-Präsentation werden vor allem dadurch glänzen, dass sie die Fragen sinnvoll sortieren und im Block beantworten.

 

Präsentationstechnik

Sehr viele Bücher sind über das Präsentieren geschrieben worden. Manches davon würde ich bestätigen, einiges jedoch nicht. Vielleicht ist folgende Checkliste für Sie hilfreich:

Bilder und Metaphern

Jedes Kind weiß: Bilder sagen mehr als tausend Worte. Wissen Sie es auch? Halten Sie sich daran? Großflächige Bilder auf Folien und gesprochene Bilder (Metaphern) eignen sich besser, um in Erinnerung zu bleiben.

Reduzieren Sie Effekte und Gimmicks

Beim zweiten Mal sind von rechts einfliegende Buchstaben langweilig. Seien Sie bitte nicht der dritte, der damit arbeitet…

Kein Versteckspiel

Noch schlimmer als übertriebene Show-Effekte sind Präsentationen, bei denen die Texte nur nach und nach eingeblendet werden. Niemand hört mehr auf das gesprochene Wort. Jeder wartet nur noch darauf, dass die nächste Zeile eingeblendet wird. Wenn Sie wollen, dass man Ihnen zuhört, dann zeigen Sie die komplette Folie auf einmal. Wenn Einzelschritte notwendig sind, dann nehmen Sie eine Folie für jeden Schritt.

Große Schrift & wenige Worte

Reduzieren Sie die Worte auf jeder Folie um 50%. Wenn das geschafft ist, halbieren Sie die Worte nochmals. Dann ist es sicher besser als vorher.

Ist Ihr Auftritt stimmig?

Jede Präsentation lebt von Stimme, Gestik und Auftritt. Das zu behandeln, sprengt den Rahmen dieses Textes. Sind Sie stimmig? Sind Sie sicher in der Gestik? Wenn Sie Zweifel haben, empfehle ich Ihnen sehr gerne unverbindlich einen Kollegen, der im jeweiligen Fachgebiet spitze ist.

Es spielt letztlich keine Rolle, was Sie präsentieren. Es ist aber wichtig, wie Sie es präsentieren. Denken Sie daran, dass Ihr Publikum die Struktur und die Inhalte Ihrer Präsentation heute zum ersten Mal hört. Nehmen Sie darauf Rücksicht? Besteht für „Unbedarfte“ eine Chance, Ihren Ausführungen zu folgen?

Tipp: Schaffen Sie Orientierungspunkte neben dem Hauptinhalt Ihrer Präsentation. Nutzen Sie ein Flipchart oder eine feststehende Pinnwand als Orientierungskarte bzw. Gliederung. Bewegen Sie sich als Präsentierender zwischen dem Hauptbildschirm und der Übersicht, um ganz akzentuiert aufzuzeigen, was Sie im Gesamtkontext im Moment zeigen wollen.

Nutzen Sie Symbole, die feststehen und nicht dem Wechselspiel von Folien oder PowerPoint unterzogen sind, um neben dem „Screen“ eine reale Orientierung zu bieten.

 

Abschluss 

Was für ein Bild: Am Ende der Nicht-Präsentation sind alle Fragen Ihres Kunden offensichtlich beantwortet und alle Besprechungsziele erreicht. Wer wird da nicht zu einem besonderen Schlusswort verleitet: „Jetzt wo wir zeigen konnten, dass wir mit unserem Lösungsangebot alle Ihre Fragen beantworten können …..".

Der psychologische Effekt dieser Vorgehensweise ist enorm:

  • Sie holen die Gesprächsteilnehmer aus ihrer passiven Haltung und erfahren ihre Fragen und Ziele. Wer nicht fragt, kann nachher nicht sagen, dass "noch Fragen offen sind".
  • Die Besprechung bleibt spannend! Wenn nur behandelt wird, was ausdrücklich gefragt wurde, halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums hoch.
  • Sie bleiben in Erinnerung. Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat Ihr Kunde diese Art der kompetenten Gesprächsführung so noch nicht erlebt. Sie positionieren sich als kompetenter Anbieter.

Sie können am Ende der Präsentation erst recht punkten, wenn Sie elegant darauf hinweisen, dass jetzt alle gestellten Fragen beantwortet sind. Kompetenz pur. Wer soll neben Ihnen noch bestehen?

 

Mit dieser Episode endet das Kapitel zur „Nicht-Präsentation“. Wenn Sie sich vornehmen, die für Sie wichtigen Elemente umzusetzen, werden Sie mehrere Erfahrungen machen:

  1. Verständnis. In zum Teil ungeahntem Maße werden Sie verstehen, worum es dem Kunden wirklich geht.
  2. Differenzieren. Weil mehrere Zuhörer voneinander weitgehend unbeeinflusst ihre Fragen aufschreiben, bekommen Sie ein klares Bild der unterschiedlichen Auffassungen und Wissensstände.
  3. Lernen. Weil Sie natürlich die Fragen der Teilnehmer mitnehmen, lernen Sie dazu und erweitern Ihr Bild, was potenzielle Kunden so alles fragen und denken können.

www.stephanheinrich.de

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