Das „zero email“ Projekt von Atos zeigt, wie sich der Informationsaustausch in Unternehmen effizienter gestalten lässt.
Es ist ein Horrorszenario für jede Unternehmensleitung: Drei Forschungsabteilungen entwickeln zeitgleich dasselbe Produkt, unter verschiedenen Namen, ohne dass sie voneinander wissen –ein dreifacherfinanzieller Aufwand für nur ein faktischesErgebnis. Ganz zu schweigen von möglichen Enttäuschungen bei den betreffenden Mitarbeitern. Dieses Beispiel zeigt: Informationen sind mittlerweile entscheidende betriebswirtschaftliche Ressourcen oder, wie es ein Gartner-Analyst sagt, das „Öl des 21. Jahrhunderts“. Darum ist esbedenklich, wie sorglos wir mit diesen Unternehmenswerten umgehen. Das Wissen lagert auf den Festplatten der einzelnen Mitarbeiter, an einzelnen, nicht vernetzten Standorten, in separat agierenden Teamsoder in geschützten Bereichen von hochspezialisierten Experten. Gleichzeitig bombardieren wir uns gegenseitig via E-Mail mit Daten und Dokumenten, sodass es immer schwerer fällt, Wichtiges und Zeitkritisches zu identifizieren und zu priorisieren. Die dringendeKundenanfrage geht unter in einer Diskussion, wer wann wohin zum Lunch gehen will.Und die konzentrierte Arbeit an der Präsentation wird bei jeder neuen E-Mail unterbrochen, denn diese könnte ja wichtig sein– meistens ist sie es aber nicht.
Es geht auch anders. Im Februar 2011 setzten wir uns bei Atos das Ziel, in drei Jahren bei der internen Kommunikation komplett auf den Einsatz von E-Mails verzichten: Stattdessen setzen wir auf einen Mix von Kollaborations- und Kommunikationsinstrumenten, die zwar alle nicht neu sind, bislang aber vom massiven E-Mail-Gebrauch überdeckt wurden. Hierzu zählen Wikis, gemeinsame Online-Plattformen, Chats und Audio-Video-Konferenzsysteme. Auch altgediente „Kulturtechniken“ wie Telefonieren und das persönliche Gespräch fördern wir gezielt. Zusätzlich sind wir dabei, ein Enterprise Social Network –eine Art Unternehmens-Facebook – zu implementieren. Dieses dient dann als Kontroll-Terminal für die verschiedenen Kommunikationsinstrumente, wo die Fäden zusammen laufen werden.
Mit dem zero email Projekt haben wir uns nicht weniger vorgenommen, als die Informationsflüsse im Unternehmenkomplett neu zu organisieren. Informationen sind künftig immer weniger an einzelne Personen gebunden, sondern sollen – so weit wie möglich – gemeinsam nutzbar sein. Statt auf den PCs der einzelnen Mitarbeiter lagern die relevanten Daten auf zentralen Großrechnern;auf der Suche nach dem richtigen Fachexperten für ein Projekt greift man auf Personennetzwerke im Unternehmen zurück, anstatt sich über die Hierarchie-Ebenen hinauf und hinunter durchzufragen. Die Unsitte „den Manager in Kopie zu nehmen“, wie es derzeit bei E-Mails mehr als üblich ist, wird es künftig bei uns nicht mehr geben. Um den Status von Projekten einzusehen, werden die Vorgesetzten selbst aktiv in die Projekt-Communities hineingehen und sich den nötigen Überblick verschaffen. Statt also passiv einer E-Mail-Flut ausgesetzt zu sein, wird besonders das mittlere Management sich sehr viel aktiver um die Informationsbeschaffung kümmern müssen und dadurch die Herrschaft über die Informationen zurückgewinnen.
Kurz gesagt: Wenn wir unser Wissen teilen, erhalten wir die Kontrolle darüber zurück.
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