Die Digitalisierung bringt eine Vielzahl nutzstiftender Technologien hervor und ermöglicht es Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, so auch bei der Zeiterfassung. Excel-Listen, Stundenzettel in Papierform oder eine Stechuhr im Eingangsbereich sind keine adäquate Lösung, um agile Arbeitsweisen und verteilte Arbeitsplätze zu unterstützen.

Seit der Corona-Pandemie hat sich das Arbeiten im Homeoffice verstärkt. Viele Betriebe, nicht nur technik-affine, ermöglichen ihren MitarbeiterInnen das Arbeiten von zuhause aus und möchten nicht auf das Modell der Vertrauensarbeit setzen. Mit mobiler Zeiterfassung via App kann man Homeoffice-Arbeit nachvollziehbar dokumentieren und verteiltes Arbeiten besser organisieren.

Was versteht man unter mobiler Zeiterfassung?

Die mobile Zeiterfassung gehört zu den digitalen Zeiterfassungslösungen. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Diese reichen von einfachen Kommen/Gehen-Lösungen, über eine Projektzeiterfassung und -verwaltung bis hin zur mobilen Urlaubsverwaltung. Die Nutzer können die Zeit, je nach Angebot des Anbieters, mit mobilen Endgeräten, wie beispielsweise per Smartphone, Tablet, Apple Watch oder mobilen Terminals, flexibel erfassen. Die aufgezeichneten Daten können, ebenso je nach Anbieter, zentral in einer webbasierten Software und mit einem Endgerät der Wahl bearbeitet, ausgewertet und nahtlos mit hausinternen Programmen der Lohnbuchhaltung, des Controllings, der Fakturierung etc. vernetzt werden.

Benötigen KMU eine digitale Zeiterfassungslösung?

Gesetzesänderung nach EuGH-Urteil

In Deutschland sind Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeit ihrer ArbeitnehmerInnen verpflichtet. Nach momentanen Stand der Rechtslage und mit einigen Ausnahmen, müssen die Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, dokumentiert werden. Künftig könnte aber mit dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 auch in Deutschland die Pflicht zur vollständigen Dokumentation der täglichen Arbeitszeit folgen und somit eine digitale Zeiterfassung in Kombination mit einer flexiblen Zeiterfassung via App für viele Betriebe interessant werden. Denn wenn jede/r MitarbeiterIn im Betrieb die Zeit mit Stundenzetteln, Excel oder altmodischer Stechuhr erfasst, wird dies zu einem enormen bürokratischen Mehraufwand führen.

Effizientere Unternehmensführung

Unabhängig der gesetzlichen Vorschreibung legen jetzt schon viele Unternehmer Wert auf eine nachvollziehbar dokumentierte Auflistung der Arbeitsstunden. Die Erfassung der geleisteten Stunden ist auch eine Frage der effizienteren Unternehmensführung sowie Abrechnung von Projekten und Aufträgen. Mit der passenden Lösung lassen sich Leistungen besser in Zahlen abbilden und Einsätze besser planen.

Welche Möglichkeiten bietet mobile Zeiterfassung?

Zeiterfassung unterwegs – zeit- und ortsunabhängig

Viele Tätigkeiten von klein- und mittelständischen Unternehmen und Handwerksbetrieben finden nicht nur im Büro statt, sondern auch außerhalb, beispielsweise beim Kunden vor Ort. Die mobile Zeiterfassung bietet hierbei einige Vorteile im Vergleich zu schriftlichen Stundenzetteln. So kann je nach Zeiterfassung, die Zeit live oder nachträglich gebucht werden. Die erfassten Zeitdaten müssen nicht aufwendig in fehleranfällige Excel-Sheets übertragen werden, sondern werden direkt zur Abrechnung oder für andere Auswertungen übertragen. Viele Apps funktionieren zudem auch offline, wenn kein Internet am Arbeitsort vorhanden sein sollte. Die Daten werden nach Verbindung synchronisiert und gehen nicht verloren.

Homeoffice-Arbeit/verteiltes Arbeiten organisieren und dokumentieren

Seit der Corona-Pandemie hat sich auch das Arbeiten im Homeoffice verstärkt. Viele Betriebe ermöglichen ihren MitarbeiterInnen das Arbeiten von zuhause aus und möchten nicht auf das Modell der Vertrauensarbeit setzen. Mit mobiler Zeiterfassung via App kann man Homeoffice-Arbeit nachvollziehbar dokumentieren und verteiltes Arbeiten besser organisieren.

Leistungen standortbezog nachweisen

Dienstleistungsbetriebe verschiedenster Branchen benötigen für ihre Auftraggeber einen fundierten Leistungsnachweis. Einige Anbieter stellen spezielle Funktionen der mobilen Zeiterfassung zur Verfügung, um einen standortbezogenen Leistungsnachweis zur Zeitbuchung zu ermöglichen. Hier reicht das Angebot von der Aufzeichnung der GPS-Standortdaten, um Beginn und Ende einer Zeitbuchung zu verorten, über NFC-Zeiterfassung, mit der projekt- und ortsbezogen beispielsweise Leistungen für Einsatzorte, Objekte oder Maschinen kontaktlos zugewiesen werden kann bis hin zu Geofencing, um erbrachte Leistung geografisch sicherstellen zu können.

Auf was müssen Sie unbedingt bei der Einführung einer mobilen Zeiterfassung achten?

Den richtigen Anbieter finden – gehen Sie dabei strategisch vor

Wenn Sie im Internet nach einer Zeiterfassungslösung suchen, finden Sie viele verschiedene Vergleiche und auch Funktionslisten. Diese Informationen sind durchaus nützlich für eine erste Marktanalyse, aber damit gehen Sie den zweiten vor dem ersten Schritt. Bevor Sie die Möglichkeiten und Funktionen vergleichen, sollten Sie zuerst Ihre individuellen Anforderungen im Unternehmen analysieren und einen Kriterienkatalog mit Ihren MitarbeiterInnen erarbeiten. Diese Analyse dient Ihnen dann als Basis für den Auswahlprozess.

Konkrete Fragen, die Sie sich in Bezug zum Anbieter stellen könnten:

• Welche Leistungen übernimmt der Anbieter in Bezug auf technischem Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung der Software für Sie?
• Fallen für Implementierung, Pflege, Wartung zusätzliche Kosten an oder sind diese Leistungen im Angebot inkludiert?
• Bietet Ihnen der Anbieter einen Kunden-Service, das Sie telefonisch erreichen können?
• Können Sie Schulungen/Trainings für Ihre MitarbeiterInnen in Anspruch nehmen?
• Welche Maßnahmen trifft der Anbieter in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit?
• Wie wird der Anbieter von den bestehenden Kunden/Nutzern bewertet?

Beziehen Sie alle MitarbeiterInnen rechtzeitig ein – schon in der Auswahl-Phase

Planen und organisieren Sie die Einführung einer mobilen Zeiterfassung strukturiert und binden Sie alle Anwendergruppen von Beginn an in den Prozess mit ein. So sorgen Sie dafür, dass alle individuellen Anforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche an die Zeiterfassung berücksichtigt werden. Das sorgt für einen erfolgreichen Einsatz und natürlich für die Akzeptanz der neuen Zeiterfassung bei allen MitarbeiterInnen. Falls in Ihrem Unternehmen eine Mitarbeitervertretung vorhanden ist, involvieren Sie den Betriebsrat frühzeitig, bereits bei der Anschaffung einer Zeiterfassung.

Sorgen Sie für Datenschutz und DSGVO-Konformität bei mobiler Zeiterfassung

Es empfiehlt sich, den Einsatz einer mobilen Zeiterfassung mit einem Rechtsexperten, der auf Datenschutz beziehungsweise DSGVO spezialisiert ist, vorzubereiten. Informieren Sie Ihre MitarbeiterInnen über die Datennutzung der mobilen Zeiterfassung und lassen Sie diese schriftlich zustimmen.

Schulen Sie alle MitarbeiterInnen gut ein

Auch wenn eine Zeiterfassung intuitiv und leicht verständlich sein sollte, benötigen Ihre MitarbeiterInnen eine Einarbeitungsphase. Die für die Zeiterfassung hauptverantwortlichen MitarbeiterInnen, die sogenannten Key-User, sollten gut vom Anbieter der Zeiterfassung eingeschult werden, um die Möglichkeiten der Zeiterfassung bestmöglich für das Unternehmen ausschöpfen zu können. Aber auch die MitarbeiterInnen, die täglich ihre Zeit erfassen werden, sollten gut vorbereitet werden, so dass sie die Zeiterfassung wie von Ihnen vorgesehen, verwenden.

Geben Sie den technischen Betrieb, Wartung, Updates und Weiterentwicklung an den Anbieter der mobilen Zeiterfassung ab

Achten Sie schon in der Entscheidungsphase darauf, dass die Zeiterfassungssoftware, für die Sie sich interessieren einfach und ohne Programmierkenntnisse zu bedienen ist. Der gesamte technische Betrieb, Wartung, Updates und Weiterentwicklung der Software sollten im Angebot des Dienstleisters inkludiert sein und für keine überraschenden Mehrkosten sorgen. Ebenso ist wichtig, dass der Anbieter einer Zeiterfassung Ihnen einen guten Kunden-Support zur Verfügung stellt, der kostenlos ist und Ihnen bei Fragen rund um die Zeiterfassung persönlich am Telefon zur Seite steht.

Fazit

Mobile Zeiterfassung bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten – von der einfachen Erfassung von Kommen/Pause/Gehen über die Zeiterfassung und Verwaltung von Projekten bis hin zur mobilen Verwaltung von Urlaub und Abwesenheitszeiten.

Um den richtigen Anbieter und die richtige Lösung für Ihren Betrieb zu finden, sollten Sie zuerst Ihren konkreten Bedarf im Unternehmen analysieren und sich erst danach auf die Suche nach dem richtigen Anbieter machen.

Für die erfolgreiche Einführung einer mobilen Zeiterfassung ist es wichtig, dass Sie planmäßig vorgehen. Die MitarbeiterInnen und, falls vorhanden, der Betriebsrat sollten schon bei der Auswahl eines neuen digitalen Zeiterfassungssystems miteinbezogen werden. So können Sie alle individuellen Anforderungen, wie beispielsweise an die passende Hardware oder notwendigen Schnittstellen und andere Aspekte im Unternehmen, berücksichtigen und so in Folge für einen reibungslosen und erfolgreichen Einsatz der Zeiterfassung sorgen.

Lassen Sie sich in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit unbedingt von einer juristischen Fachperson beraten, um den gesetzlichen Vorgaben rund um den Schutz von personenbezogenen Daten sicher zu entsprechen.

Letztendlich wird ein mobiles Zeiterfassungssystem zur Vereinfachung Ihres und des Arbeitsalltags Ihrer MitarbeiterInnen beitragen und die Produktivität im Unternehmen steigern.

Über die Autorin:

Gabriele Kaier ist im Marketing von TimeTac tätig.

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