Lästige Exceltabellen, unübersichtliche Zettelwirtschaft und verwirrende Richtlinien: Das haben viele Geschäftsreisende im Kopf, wenn sie an ihre Reisekosten denken. Dabei könnte doch alles so viel einfacher sein. Hier finden Sie die vier geläufigsten Mythen zum Thema Reisekostenabrechnung inklusive ihres Wahrheitsgehalts.
- Eine automatisierte Reisekostenabrechnung lohnt sich nur für große Unternehmen
Diese Auffassung stimmt nicht. Es gibt Software zur Reisekostenabrechnung, die speziell auf die Größe der Unternehmen zugeschnitten ist. Concur ExpenseExpress eignet sich zum Beispiel bestens für Firmen jeder Größe, die sich einen schnellen und einfachen Einstieg in die professionelle Reisekostenabrechnung wünschen. Ist aber gerade wegen seinem Basis-Paket-Ansatz insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant.
- Die Implementierung von Reisekostensoftware ist aufwändig und teuer
Das muss nicht sein. Es kommt nur auf die richtige Lösung an! ExpenseExpress ist bereits nach deutschem Standard vorkonfiguriert und lässt sich deshalb innerhalb von maximal vier Wochen einführen. Und weil sich der Aufwand in Grenzen hält – nur geringe Konfigurationsarbeiten notwendig sind und nicht in Hardware investiert werden muss, entfällt auch die Einrichtungsgebühr. So können Unternehmen schnell und sicher mit einer verlässlichen, standardisierten Lösung starten, bei der die Kosten nutzungsabhängig berechnet werden.
- Reisekosten werden am besten in Ruhe am Schreibtisch erledigt
Das ist eine veraltete Auffassung. Heutzutage können Mitarbeiter klassisch via Internet Browser oder aber auch mit ihrem Smartphone ihre Reisekostenabrechnungen erstellen. Eine mobile App ermöglicht ihnen eine zeitnahe und unproblematische Einreichung aller Kosten – und das bereits auf der Rückreise eines Geschäftstrips. Alle Belege lassen sich mit ExpenseExpress verlässlich und einfach mit der mobile App verwalten und speichern. Belege können abfotografiert werden und fließen dann mit einem Knopfdruck automatisch in das System ein. Leider sind mobile Apps zur Abrechnung von Reisekosten bisher aber nur bei 43 Prozent der Top-Unternehmen im Einsatz. Und das obwohl Nutzer damit 4,5 Stunden Zeit im Monat einsparen könnten.
- Fehler in der Reisekostenabrechnung können nicht vermieden werden
Die Fehlerquote bei eingereichten Reisekostenabrechnungen in Deutschland liegt bei 79 Prozent für kleine und bei 92 Prozent für mittelständische und große Unternehmen. Und auch wenn die Fehlerquote nicht auf null reduziert werden kann, kann sie doch mit einer automatisierten Lösung deutlich verringert werden. Unternehmen können ihre Richtlinien in ExpenseExpress hinterlegen und so ihre Mitarbeiter zum einen Schulen und zum anderen die Prüfprozesse wesentlich vereinfachen. Das beschleunigt den Prozess, verringert Fehler und führt insgesamt zu einer hohen Zeitersparnis.
Wer hätte es gedacht: Automatisierte Reisekostenabrechnungen können sich also für Unternehmen aller Größen eignen und helfen dabei sich von manuellen Prozessen, die Zeit rauben, ineffizient sind und außerdem auch noch fehleranfällig, zu verabschieden.
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