Volltischler vs Leertischler

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Kommandozentrale Schreibtisch

Kommandozentrale Schreibtisch – Ihr Schreibtisch ist Ihre „Kommandozentrale“ in der ständig anschwellenden Informationsflut. Volltischler haben Aktenstapel auf ihrem Schreibtisch und ein überquellendes E-Mail Postfach, das zügiges, konzentriertes Arbeiten verhindert und die Übersicht erschwert. Die Papierstapel sind nichts anderes als ein Papierstau, der Zufluss ist größer als der Abfluss. Abhilfe lässt sich schaffen, indem Sie den Zufluss stoppen oder reduzieren, ganz oder teilweise umleiten, den Engpass beseitigen oder den Abfluss verstärken. Ein aufgeräumter Schreibtisch macht nicht nur einen guten Eindruck, sondern spart Ihnen vor allem eine Menge Zeit. Werden Sie zum Leertischler und schaffen Sie sich Freiraum auf Ihrem Schreibtisch, im Kopf und damit für Kreativität und Produktivität. Wenn Sie eine Ablage mit System haben, müssen Sie nicht lange suchen.

Nach Prioritäten sortieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles auf Ihrem Schreibtisch landet, und sortieren Sie die Prioritäten nach der Eisenhowermatrix in Dringlichkeit und Wichtigkeit. Ihre Prioritäten sollten auf den ersten Blick erkennbar sein. Eine einfache, aber wirksame Methode dafür ist das Arbeiten mit farbigen Klarsichthüllen. Wenn Sie morgens Ihre Wiedervorlage für den Tag sichten, sehen Sie Ihre To-Do’s nach Prioritäten sortiert: Rot steht für A-Aufgaben, die Sie noch am selben Tag zu erledigen haben, Gelb für B-Aufgaben, die terminierbar sind, Grün für C-Aufgaben, die Sie delegieren. Sie können die unterschiedlichen Farben auch für Ihre verschiedenen Arbeitsgebiete oder Mitarbeiter verwenden.

Arbeiten Sie mit Unterordnern

Sammeln sich bei Ihnen viele E-Mails in Ihrem Posteingang, dann legen Sie Unterordner an, in die Sie Ihre E-Mails verschieben. Richten Sie verschiedenfarbige Unterordner ein und verschieben Sie eingehende Nachrichten systematisch in diese. So haben Sie einen wesentlich besseren Überblick über Ihre E-Mails. Mögliche Unterordner sind z. B. noch zu bearbeiten, in Bearbeitung, wichtig, heute noch beantworten, Wiedervorlage oder Kunde A, B, C.

Konzentration auf Wichtiges

Ist der Zufluss an Informationen und Aufgaben auf Dauer zu groß, müssen Sie diesen reduzieren, indem Sie sich auf wenig Wichtiges konzentrieren oder Arbeit an Ihre Mitarbeiter delegieren. Sie sind bereits dadurch deutlich produktiver, wenn Sie diszipliniert Ihren nach Prioritäten festgelegten täglichen Aufgabenplan abarbeiten. Dann beschäftigen Sie sich mit dem wirklich Wichtigen und Ihre Arbeitsleistung steigt um ein Vielfaches.

Verstärken Sie den Abfluss

Um Ihren Engpass zu beseitigen und den Abfluss auf Ihrem Schreibtisch zu verstärken, müssen Sie eine Bestandsaufnahme der täglich einflutenden Informationsmassen machen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch leer und bestimmen Sie, welche Vorgänge überhaupt auf Ihren Schreibtisch gehören. Auf Ihrem Tisch sollten sich nur diejenigen Dinge befinden, die Sie ständig in Gebrauch haben, damit Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe, die Sie gerade ausführen, konzentrieren können. Alles andere wandert aus Ihrem unmittelbaren Blickfeld. Auf dem Platz direkt vor Ihnen liegt nur der Vorgang, an dem Sie gerade arbeiten.

Ein Vorgang nur einmal in die Hand

Sie sollten es sich zur Regel machen, jedes Stück Papier nur einmal in die Hand zu nehmen und zu entscheiden, was damit zu tun ist: wegwerfen, delegieren, erledigen oder aufschieben. Lassen Sie es nicht zu, dass Arbeitsaufträge einfach so auf Ihrem Schreibtisch landen. Diese gehören in Ihren eigens dafür bestimmten Eingangskorb. Dieser enthält alles, was neu zu Ihnen kommt und was Sie noch nicht gesichtet haben, also auch Ihre Eingangspost. Kommunizieren Sie deutlich, dass jeder dort seine Informationen für Sie hinterlegt und dass Ihr Schreibtisch dafür absolut tabu ist. Sorgen Sie dafür, dass der Eingangskorb nach oben offen und einfach zu bestücken ist. Dazu gibt es noch einen Ausgangskorb, in den Sie alles legen, was Ihr Büro verlassen soll, wie Postausgang und Dokumente, die Sie intern verteilen wollen, Ihre Ablage und Informationen an Mitarbeiter und Kollegen.

Arbeiten Sie mit Wiedervorlagemappen

Besonders wichtig auf Ihrem Schreibtisch ist außerdem Ihre Liste für die Einhaltung von Terminen und die LOP-Liste, die „Liste mit den noch offenen Punkten“. Jeder professionelle Leader braucht ein wasserdichtes Wiedervorlagesystem. Dieses Werkzeug verschafft Ihnen Respekt und Glaubwürdigkeit, denn dadurch stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und immer professionell nachfassen. Verwenden Sie dafür zwei Wiedervorlagemappen: Die eine umfasst eine Einteilung von 1 bis 31 für den laufenden Monat und die andere eine Einteilung von 1 bis 12 für die Monate. Tragen Sie in der Wiedervorlage ein, wann ein Vorgang einer Rücksprache bedarf bzw. eine Information zum Sachstand oder für einen Fertigstellungs- oder Zwischentermin nötig ist. Am Monatsende nehmen Sie sich die folgende Monatsmappe vor und verteilen den Inhalt auf die entsprechenden Tagesmappen. Dabei hilft es Ihnen, wenn Sie auf den Dokumenten schon vorher in der rechten oberen Ecke das exakte Wiedervorlagedatum notieren. Verwenden Sie für die Wiedervorlage Kopien; die Originale legen Sie an ihren eigentlichen Ablageplatz. Die Wiedervorlagemappe hilft Ihnen auch, die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter und Kollegen im Blick zu haben.

Werden Sie zum Leertischler

Ein Leertischler hat einen möglichst leeren und aufgeräumten Schreibtisch. In Griffweite sollten Sie das haben, was Sie täglich brauchen, ohne Schubladen oder Schränke öffnen zu müssen. In Armweite gehört dann alles, was Sie wöchentlich mehrmals einsetzen. Armweite kann auch bedeuten, dass Sie etwas in einer Schublade oder in einem Rollcontainer aufbewahren oder in dem Schrank hinter Ihnen. Sie sollten für den Zugriff jedoch nicht aufstehen müssen. Wenn Sie etwas seltener als wöchentlich benötigen, entfernen Sie es konsequent aus der Armweite, damit Ihr Schreibtisch frei und nicht überladen ist. Brauchen Sie etwas nur ein- oder zweimal im Monat, können Sie auch aufstehen, um darauf zuzugreifen. Wenn Sie Dinge seltener als monatlich brauchen, gehören sie nicht in Ihr Büro. Bewahren Sie sie in einem anderen Raum auf. Starten Sie jetzt, denn es gibt bekanntermaßen nichts Gutes außer man tut es.

Über den Autor:

Dr. Matthias Hettl ist als international bekannter Managementberater, Trainer und Coach für Vorstände, Geschäftsführungen und Führungskräfte tätig. Er vertrat eine Professur für Management, verfügt über langjährige Führungserfahrung, u. a. als Aufsichtsrat, Geschäftsführer sowie auch international als Consultant bei den Vereinten Nationen. Als renommierter Speaker ist er ein gefragter Management- und Führungsexperte.

Mehr Informationen unter: Hettl Consult

Kontakt:

Matthias Hettl, Matthias.Hettl@Hettl-Consult.de; Tel. 09122 808 337; Hettl Consult, Zwieselweg 24, 91189 Rohr b. Nürnberg

www.Hettl-Consult.de

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