Warum der Datenaustausch zwischen Zeiterfassung und Lohnbüro nicht zum Albtraum werden muss

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Die Zeiterfassung dokumentiert die Arbeitszeiten der Mitarbeiter – minutengenau, vollständig und nachvollziehbar. Hierdurch wird das manuelle Pflegen der Zeitdaten in einer Exceltabelle oder gar auf Papier abgelöst und vereinfacht den gesamten Prozess für alle Beteiligten. Mit einer automatisierten Übertragung der Zeitdaten an das Lohnbüro kann darüber hinaus weitere Arbeitszeit eingespart werden, denn händische Aufzeichnungen, manuelle Systemerfassungen, etliche Prüfprozesse und eine Masse an zeitraubenden Absprachen gehören damit der Vergangenheit an. Diese Erfahrung hat die Schneider GmbH, mittelständischer Hersteller von Bäckereiprodukten, Papierrollen und Notablocks mit Sitz im Baden-Württembergischen Albershausen, im Sommer 2015 machen können. Seitdem verlässt sich Schneider in Sachen Datenaustausch zwischen Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung voll und ganz auf die Lösung timeCard Lohnbuchhaltung+, ein Produkt der Firma REINER SCT und dem IT-Systemhaus LANOS.

Die Schneider GmbH ist ein familiengeführtes, mittelständisches Fertigungsunternehmen mit ca. 60 Beschäftigten. Diese werden in der personellen Verwaltung sehr unterschiedlich gehandhabt: so verfügt Schneider u.a. über 1- und 2-Schichten-Modelle in der Produktion, Angestellten- und Arbeitnehmerverhältnisse im Lager, Teilzeitkräfte auf 450€- und auf 850€-Basis sowie unterschiedlichste Profile von Angestellten in der Verwaltung. Bereits seit längerer Zeit setzt die Schneider GmbH auf Zeitwirtschaftslösungen, um die administrativen und gesetzlichen Anforderungen im Personalwesen erfüllen zu können. Um den Workflow bis hin zur Abrechnung effizient gestalten zu können, ist ein zuverlässiger Datenaustausch mit der beauftragten Lohnbuchhaltung essentiell. Darum tauschte Geschäftsführer Jochen Schneider seine veraltete Zeitwirtschaftslösung 2013 gegen das neue, modulare Zeiterfassungssystem „timeCard“ aus und erweiterte es im Sommer 2015 zudem um die Lösung timeCard Lohnbuchhaltung+, um auch die Übergabe der Lohndaten zu optimieren.

Auf eine Empfehlung hin hat Schneider die timeCard eingeführt, eine Zeiterfassungslösung der Schwarzwälder Firma REINER SCT. Diese Zeiterfassung sei imstande, die Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Flexibilität und Konfigurierbarkeit vollständig und fehlerfrei zu erfüllen. Der timeCard-Hersteller REINER SCT empfahl zudem das IT-Systemhaus LANOS als einen zertifizierten Partner, der sich durch eigene Softwareentwickler und über 20 Jahren Erfahrung als DATEV-System-Partner auszeichnete. LANOS ging sogar so weit, Schneider eine „Funktions-Garantie“ auszusprechen. In enger Zusammenarbeit mit der betreuenden Steuerberatungskanzlei wurde im Juni 2015 zusätzlich zur Zeiterfassungssoftware die Integrationslösung Lohnbuchhaltung+ implementiert, mit der die Daten aus der REINER SCT Zeiterfassung für das Abrechnungssystem DATEV LODAS aufbereitet werden.

In den Echtbetrieb binnen weniger Wochen

Welche individuellen Eigenschaften, Lohnmodelle und Arbeitsprofile benötigt werden, wurde im ersten Schritt von Schneider gemeinsam mit dem Steuerberater festgelegt. Dieses Anforderungsprofil wurde durch die LANOS Spezialisten geprüft und diente als Grundlage für die Konfiguration. Im zweiten Schritt wurden sämtliche Datensätze des Anwendungsportfolios gemeinsam mit dem Steuerberater abgestimmt und durch LANOS in einen ersten „Blueprint“ überführt. An zwei Consulting-Tagen erfolgte dann vor Ort eine Live-Systemanalyse.

Das Experten-Knowhow der LANOS Berater u.a. im Hinblick auf Lohnarten, Zuschläge, Abwesenheiten, Lohnartdifferenzierungen, Ausfallschlüssel und Kostenrechnungen war für den reibungslosen Entwicklungsprozess und den zuverlässigen Datenaustausch nicht nur sehr hilfreich, sondern hat auch die Zusammenarbeit zwischen Systemhaus, Steuerberater und dem Kunden immens vereinfacht. So konnte die neue Lösung bereits binnen weniger Wochen in den Echtbetrieb genommen werden. „Seit dem 01.08.2015 funktioniert die Datenübergabe bei uns auf Knopfdruck – ohne Fehler oder Nachprüfungen. Den Rest erledigt das Steuerbüro für uns und auch dort sind seither keine händischen Erfassungen mehr erforderlich“, so der Geschäftsführer.

Integrierte Fehlervalidierung macht Prüfprozesse obsolet

Der Funktionsumfang der Software Lohnbuchhaltung+ geht dabei weit über das hinaus, was eine klassische Schnittstelle ausmacht. So bietet die Lösung als vollwertiges System ergänzend zur timeCard eine integrierte und sehr zuverlässige Fehlervalidierung und Plausibilitätskontrollen. Dadurch werden bislang notwendige Nachprüfungen überflüssig. Mit den vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten lassen sich auch komplexeste Lohnarten und Sachverhalte systemisch abbilden und auch Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, Pausenzeiten, Überstunden und Ausfallschlüssel komfortabel erfassen. Dank der umfassenden Ausgabedaten können zudem detaillierte Mitarbeiterstatistiken und Analysen von Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodellen und der Lohnstruktur zur Unterstützung der Personal- und Unternehmenssteuerung herangezogen werden.

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