Warum die digitale Aufbewahrung von Dokumenten immer wichtiger wird, und wie diese kosteneffizient durchgeführt werden kann

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Vorteile der digitalen Aufbewahrung

Im Zeitalter von Breitbandinternet und mobilen Technologien kehren immer mehr Unternehmen dem Papier als Datenträger den Rücken zu und gestalten ihre Arbeitsabläufe weit möglichst digital.

Vor allem dokumentenintensive Branchen, wie etwa der Finanz- und Gesundheitsbereich vertrauen immer mehr auf die digitale Aufbewahrung von Daten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Da ist zum einem die Kostenersparnis durch weniger Platzverbrauch. Büromieten sind teuer, vor allem in Prestigelagen. Umso schlimmer, wenn ein großer Teil des Mietzinses für die Lagerung von Aktenbergen geopfert werden muss.

Viele Unternehmen entscheiden sich daher für die Auslagerung ihrer Archive durch externe Dienstleister. Aber auch dies ist mit Kosten verbunden. Zudem kann man auf ausgelagerte Dokumente nicht jederzeit nach Bedarf zugreifen.

Doch selbst wenn sich die Dokumente im Haus befinden heißt das noch lange nicht, dass diese innerhalb von Minuten abrufbar sind: Häufig erfolgt die Archivierung durch eine Reihe unterschiedlicher Mitarbeiter und Hilfskräfte, was oft in uneinheitlicher oder mangelhafter Katalogisierung resultiert. Dies macht das Aufsuchen eines einzelnen Dokumentes zu einem potentiell zeitaufwendigen und frustrierenden Erlebnis. Frustrierend nicht nur für den jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch für den Arbeitgeber, der diesen vermeidbaren Zeitaufwand entsprechend entlohnen muss. Ein unauffindbares Dokument bringt zudem den Arbeitsprozess aller Involvierten ins Stocken, was im schlimmsten Fall mit langen Wartezeiten für den Kunden oder gar Kundenverlust enden kann.

Anders bei digital gelagerten Dokumenten. Je nach System reicht es hier ein paar Stichworte in eine entsprechende Suchmaschine einzugeben, und das Dokument erscheint innerhalb von Sekunden auf dem Bildschirm und kann ohne weitere Verzögerung bearbeitet werden. Besser noch, es kann von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig gelesen werden, egal wo sich diese befinden. Dies bringt eine enorme Effizienzverbesserung von Arbeitsabläufen mit sich.

Workflow Management Systeme und ihr Beitrag zur Effizienzmaximierung

Die durch Digitalisierung erreichte Effizienzverbesserung kann nochmals gesteigert werden, wenn ein Unternehmen außerdem über ein sogenanntes “Workflow Management System“ verfügt. Hier wird das jeweilige Dokument nach Bearbeitung an die nächste zuständige Abteilung automatisch weitergeleitet. Jedes, im Prozess neu erstellte Dokument wird automatisch katalogisiert und an der richtigen Stelle chronologisch  zugeordnet. Die gespeicherten Dokumente sind später jederzeit abrufbar, etwa durch die Eingabe der Auftrags- oder Kundennummer.

Workflow Management Systeme sind vor allem bei der Bearbeitung von Rechnungen, Versicherungsansprüchen, Kreditanträgen, oder sämtlichen sonstigen formularabhängigen Abläufen von Vorteil und die einhergehende schnellere Bearbeitung zeigt sich in höherer Kundenzufriedenheit.

Datenmanagement für globale Unternehmen

Aber auch für global agierende Unternehmen ist ein Bestehen ohne Digitalisierung undenkbar: Sie macht Outsourcing und die dadurch erhofften Kostenersparnisse erst möglich. Vor allem im englischsprachigen Wirtschaftsraum übernehmen Call Center in Asien immer häufiger zumindest einen Teil des Kundendienstes, etwa dann wenn der Kundendienst vor Ort seine Schicht beendet hat. Die Mitarbeiter in Asien benötigen  Zugriff zu den selben Daten wie die Mitarbeiter vor Ort.

Bei all dem darf man nicht vergessen, dass die elektronische Erfassung von Dokumenten auch die Einhaltung von behördlichen Regelungen extrem erleichtert.

Kein Unternehmen ist ganz vor einer Katastrophe und der Zerstörung sämtlicher Akten gefeit. Mit der richtigen digitalen Aktenablage lassen sich Daten wiederherstellen, die ansonsten für immer verloren gegangen wären.

Der Übergang zur Digitalisierung und wie dieser am kostengünstigsten­­­­­ umzusetzen ist

Es gibt wohl kaum eine Branche für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten keine Vorteile bietet. Der Übergang zur Digitalisierung bringt Kosten mit sich, die viele abschrecken. Um diese möglichst klein zu halten muss man beachten, dass die Art der Digitalisierung auf die Ansprüche des Unternehmens zugeschnitten ist. Eine allgemeingültige Strategie gibt es nicht.

Das manuelle Einscannen von Dokumenten, egal durch wen, ist immer mit Personal- und Materialkosten verbunden. Deshalb gehen Firmen zunehmend den Weg des Webformulars. Diese bieten den Vorteil ist dass die dadurch gesammelten Daten ohne Probleme zusammengefasst und ausgewertet werden können, was die Erstellung von Statistiken und Geschäft Strategien extrem erleichtert.

Da es in den wenigsten Firmen ganz ohne Papier geht, lässt sich der Prozess des Einscannens nicht ganz umgehen.

Für das Einscannen und Zuordnen von Dokumenten gibt es drei verschiedene Lösungsansätze:

  • Zentrales Model: Sämtliche Post geht an einen zentralen Standort, an dem diese geöffnet wird und eingescannt wird. Häufig wird dieser Prozess an Fremdleister ausgelagert. Die Indexierung wird von den eigenen Mitarbeitern übernommen.
  • Abteilungsmodel: Hier hat jede Abteilung Mitarbeiter, die für das Scannen und die Indexierung von Dokumenten zuständig sind. Der Nachteil sind hier die Kosten für die Gerätebeschaffung und -wartung. Der Vorteil ist die bessere Qualität der Indexierung.
  • Dezentralisiertes Model: Hier werden die Dokumente direkt vom jeweilig zuständigen Mitarbeiter eingescannt und katalogisiert, was ein hohes Maß an individueller Kontrolle erlaubt. Dies ist allerdings mit hohen Materialkosten verbunden, da diese Mitarbeiter alle mit einem Scanner ausgestattet werden müssten. Weitere Nachteile sind zudem das Risiko einer uneinheitlichen Indexierung, sowie der Personalkostenaufwand, etwa wenn hochqualifizierte und damit teure Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit mit dem Einscannen von Dokumenten verbringen.

Bei der Entscheidung welches Modell dass Richtige ist, sollte man die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Ausmaß des Personaleinsatzes
  • Komplexität der Aufgabe
  • Standort der Scaneinrichtungen

Eine intensive Beratung durch entsprechend spezialisierte Firmen ist zu empfehlen um teure Fehlentscheidungen zu vermeiden.

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