Warum digital archivieren?

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„Mein Dokument ist weg, mein Computer hängt und mein Drucker streikt!“ Aus einer Studie, zitiert von der Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ), wird klar, dass Büroangestellte täglich ca. 22 Minuten damit verbringen, nach Dokumenten zu suchen und darauf zu warten, dass technische Geräte hochladen, sich aufwärmen oder drucken. Das geht auch anders!

Morgens früh in Deutschland…

Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und wissen genau, was Sie als nächstes machen wollen: Die eine Dokumentation, den einen Text, die bestimmte Information, die Sie gestern in der Besprechung gelesen haben. Wo ist sie nochmal abgespeichert? Ist das Gesuchte endlich gefunden, will der Drucker es nicht ausspucken. Wie viel Zeit ist dafür verloren gegangen?

Laut einer aktuellen Studie sind es im Jahr durchschnittlich fast 20 Arbeitstage, die Büroangestellte dadurch verlieren, dass sie sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinandersetzen müssen. So das Ergebnis einer repräsentativen Befragung von 1015 Büro-Arbeitskräften in Deutschland, die der Büro-Ausstatter Sharp Business Solutions in Auftrag gegeben hat und die FAZ.NET vorab vorliegt.

Deutschland bewegt sich in der Studie im Mittelfeld. Noch mehr Stunden verschwenden Büroangestellte in Italien, Frankreich und Großbritannien. In Schweden geht mit rund 15 Arbeitstagen am wenigsten Zeit verloren und Italien ist mit mehr als 23 Stunden im Jahr Spitzeneiter.

Zeitersparnis durch Digitalisierung

Einführung der digitalen Archivierung

Die Mehrzahl der Dokumente, die Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Mit dem digitalen Archiv StarFinder® schaffen Sie ein zentrales, strukturiertes Wissensmanagement im Unternehmen. Alle Dokumente und Daten finden durch einfache Wege ins elektronische Archiv und können dort über die intelligente Suche in Sekundenschnelle abgerufen werden. Zudem halten Sie die gesetzlichen Archivierungspflichten ein.

Benutzerfreundlichkeit ist ein Muss

Einfach. Benutzerfreundlich. Für die Bedienung vom StarFinder® Digital Archiv bedarf es keiner Schulung. StarFinder® orientiert sich eng an den Bedürfnissen der Benutzer. Eine deutliche Arbeitserleichterung ist zu spüren, denn jeder Mitarbeiter bekommt genau die Informationen, Funktionen und Oberflächen, die er für seine Arbeit benötigt.

Verknüpfte Anwendungen für schnellere Informationsbeschaffung

Binden Sie Ihr digitales Archiv direkt an Ihre Systeme z. B. Ihre Buchhaltungssoftware an. Alle Abteilungen und Mitarbeiter greifen somit auf die gleichen Informationen zu. Definierte Kategorien stellen die übersichtliche Struktur dar. Die einzelnen Kategorien werden zentral und nur mit entsprechender Rechtevergabe verwaltet, sodass die Mitarbeiter nicht in Versuchung kommen, sich ihr eigenes Ablagesystem zu erstellen.

Digitalisierung spart Zeit

Mit der passenden Technik-Ausstattung (Computer, Drucker, Scanner mit Vorlageneinzug) und einem digitalen Archivierungssystem sparen Sie erheblich Zeit ein.

Alle Ihre Dokumente verwalten Sie in einem digitalen Archiv aber nicht zum reinen Eigennutz. Sie sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente korrekt zu archivieren und jeder Zeit verfügbar zu machen. Spätestens, wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht.

Es lohnt sich immer zu identifizieren, warum genau irgendwo Zeit verloren geht. Liegt es an der Technik? Oder daran, dass sie falsch genutzt wird?

Warum digital archivieren?

Viele Unternehmen stehen derzeit vor Aufgaben wie: Digitalisierung vorantreiben, Technik auf den neuesten Stand bringen, Informationsflut meistern, Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Teams fördern.

Die digitale Archivierung bringt, am Puls der Zeit, zahlreiche Vorteile mit sich – worüber Sie und Ihre Mitarbeiter sich garantiert freuen.

Besser als Papier

Wo früher viele Papiere und Belege in die passenden Ordner einsortiert werden mussten, wandern heutzutage digitale Dokumente automatisiert ins digitale Archiv. Mitarbeiter müssen weder stapelweise Papiere auf dem Schreibtisch ordnen und suchen, noch umständlich mit Aktenordnern arbeiten. Das spart erheblich viel Zeit und mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit motiviert Mitarbeiter.

„Einfach. Schnell. Produktiv.“ – das sind die Schlagworte, die sich auf jedes Unternehmen, jede Abteilung und jeden Standort übertragen lassen.

  • Fristen und Abläufe werden zuverlässig eingehalten, weil elektronische Dokumente in Workflows eingebunden und somit sogar vollautomatisch durchs Unternehmen wandern.
  • Aufgaben wie das Erfassen von Dokumenten, die Verteilung der Post oder die Rechnungsprüfung können automatisiert und damit entscheidend beschleunigt werden.
  • Mehr Übersicht und weniger Suchzeit: Ist ein Dokument im digitalen Archiv erfasst, wird es jederzeit sofort – in Sekundenschnelle – wiedergefunden.
  • In elektronischen Akten liegen alle Informationen zentral an einem Ort und stehen somit für das ganze Unternehmen zur Verfügung. Die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit wird deutlich erleichtert.

Was erwarten Mitarbeiter?

Welche Eigenschaften muss ein digitales Archivierungssystem haben, damit alle Mitarbeiter gerne damit arbeiten?

  • Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung sind das A und O
  • Keine langen und komplizierten Schulungen
  • Klare und übersichtliche Oberflächen
  • Gewünschte Suchergebnisse in Sekundenschnelle
  • Transparenz motiviert Mitarbeiter
  • Der konkrete Nutzen für jeden Mitarbeiter muss klar kommuniziert werden
  • Spürbare Erleichterung im Arbeitsalltag
  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter

Schaffen Sie ein „Wir-Gefühl“ im Unternehmen und motivieren Sie dadurch Ihre Mitarbeiter. Die lange Suche hat ein Ende und Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit funktionieren reibungslos. Die Reduzierung der monotonen Ablage- und Suchtätigkeiten sorgen für ein besseres Betriebsklima und mehr Spaß bei und vor allem an der Arbeit. Auch die Kommunikation innerhalb des Teams und der Abteilungen ist besser, daraus resultieren produktivere Arbeitsergebnisse. Anmerkungen und Notizen liegen nicht querbeet auf den Schreibtischen herum, sondern unterstützen alle Mitarbeiter digital und gezielt bei der Auftragsabwicklung oder Kundenakquise.

Im Datendschungel verloren

Jedes Büro hat sein eigenes, auf die jeweiligen Abläufe angepasstes, Ablagesystem. Doch nicht alle Mitarbeiter halten sich daran.

Jeder legt die Dokumente so ab, wie er sie wieder am besten auffinden kann. Sei es in Papierform oder digital. An die eigenen Kollegen wird hierbei kaum gedacht. Mit der Zeit entstehen somit nicht nur viel zu viele Ordner, sondern ein regelrechter Datendschungel auf den Festplatten und Servern.

Mit welchen Folgen ist zu rechnen?

Im Datendschungel gehen schnell Daten und Dokumente verloren. Lange Suchzeiten und Verluste wichtiger Informationen kosten Zeit, die wesentlich besser in Ihr Unternehmen investiert werden kann.

Daten sind ein Erfolgsfaktor

Informationen sind ein großer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile.

Die Mehrzahl der Dokumente, die ein Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Protokolle werden nicht mehr gedruckt und dann auf den Postweg gebracht, sondern einfach und schnell per E-Mail versendet.

Je nach Branche und Unternehmensgröße kann die Bedeutung digitaler Dokumente variieren. Sicher ist, dass diese in den nächsten Jahren auch für Ihr Unternehmen immer wichtiger werden wird.

Stukturierte Ablage

Die Gefahr eines Datendschungels kann mit einem DIGITAL ARCHIV ganz einfach vermieden werden.

Durch Drag & Drop werden Ihre Dokumente schnell und einfach in das Archiv geladen. Dort gibt es nur die vorgegebenen Kategorien, in welche die einzelnen Dokumente abgelegt werden.

Die einzelnen Kategorien werden zentral und nur mit entsprechender Rechtevergabe verwaltet, sodass Ihre Mitarbeiter nicht in Versuchung kommen, sich ihr eigenes Ablagesystem zu erstellen.

Durch eine Schnittstelle zu Ihrem ERP-System erhalten sie eine automatisierte Archivierung der Dokumente. Diese werden sofort in der korrekten Kategorie abgelegt.

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigt Prozesse, bietet schnellere Zugriffszeiten und eine dezentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefert sie einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile

Digitale Archivierung ist wirtschaftlich sinnvoll und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen. Unternehmen, die nach Wachstumspotentialen suchen, kommen meist eher früher als spät, um den Einsatz eines elektronischen Archivs nicht herum. So ist es nicht verwunderlich, dass Systeme zur digitalen Archivierung, in nahezu allen großen Unternehmen, bereits seit einigen Jahren verwendet werden.

Heute sind leistungsstarke digitale Archivierungssysteme auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Und diese elektronischen Archive bieten eine Menge an Möglichkeiten.

Geringer Platzbedarf

Ein digitales Archiv ist schon aufgrund des deutlich geringeren Platzbedarfs kostengünstiger als das Einlagern hunderter von Ordnern. Vom Organisations- und Suchaufwand in einem klassischen Aktenarchiv einmal ganz abgesehen.

Schneller Informationszugriff

Anstatt auf der Suche nach einem Dokument Ordner zu wälzen, finden Sie in einem modernen digitalen Archiv, wie beispielsweise StarFinder®, alle Dokumente über eine Suchfunktion. Das ist so einfach wie bei Google.

Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein, von dem Sie wissen, dass er in Ihrem Dokument vorkommt. Das kann der Firmenname sein, eine Rechnungsnummer, ein bestellter Artikel oder der Name des Absenders. In weniger als einer Sekunde werden alle betroffenen Dokumente angezeigt.

Die Suche wird im digitalen Archiv durch Filtermöglichkeiten eingegrenzt.

Durch das einheitliche Ablagesystem in der digitalen Welt wissen Ihre Mitarbeiter ganz genau, in welchen Kategorien sie nach dem gesuchten Dokument suchen müssen. Sollte ein Dokument versehentlich in einer falschen Kategorie archiviert worden sein, so kann dieses ganz leicht von einem User mit entsprechender Berechtigung in die richtige Kategorie verschoben werden.

Ihre Suche ist noch besser einzugrenzen, wenn Sie jeweilige Akten und Akten-Arten beispielsweise für Ihre Kunden anlegen.

Aber Vorsicht: Zu viele Kategorien und Akten bergen Gefahren. Die goldene Regel lautet: Je weniger Kategorien, desto schneller das Suchergebnis.

Durch die OCR-Auslesung wird jedes Dokument Volltext ausgelesen. Das heißt also, dass Sie, im besten Fall, mit nur einem einzelnen Suchbegriff das gesuchte Dokument leicht auffinden.

Optimierte Vorgangsbearbeitung

Durch schnellen Zugriff ist jeder berechtigte Mitarbeiter in der Lage, auf ein Dokument zuzugreifen. Auch Briefpost wird gescannt und im digitalen Archiv abgelegt. So geht nichts mehr verloren. Mit Hilfe von definierten Workflows lassen sich Prozesse einfach abbilden und enorm beschleunigen. Alle Beteiligten werden zeitnah in den Prozess eingebunden und müssen den Empfang bestätigen. Durch die Dokumentation von Workflows ist jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar.

Erleichterung im Arbeitsalltag

Mit einem elektronischen Archiv reduzieren sich monotone Ablage- und Suchtätigkeiten auf ein Minimum. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Sie schaffen Zeit für kreative und anspruchsvolle Arbeiten, die Ihnen bisher gefehlt hat. Durch den Einsatz eines modernen Archivierungssystems steigern Sie die Mitarbeitermotivation und schaffen eine Wissensdatenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, zu den wichtigsten Geschäftsvorfällen auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch die elektronische Ablage müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail versendet werden. Die lästige Fragerei nach der neusten Version einer PowerPoint-Präsentation erübrigt sich, wenn jeder weiß, dass diese im unternehmenseigenen Archiv abgelegt wurde. Gleichzeitig wird so das weitverbreitete Problem der Verwendung von verschiedensten Versionen eines Dokumentes eliminiert.

Verbesserter Kundenservice

Jederzeitiger Zugriff auf relevante Informationen bietet Ihnen auch Vorteile im Kundenservice. Jedes Dokument zu einem Kunden kann schnell und einfach im digitalen Archiv wiedergefunden werden. Auch E-Mails, mit und ohne Anhänge, werden in einem modernen System wie StarFinder sicher und durchsachbar abgelegt.

Datensicherheit und Datenschutz

Verloren gegangene Daten sind in vielen Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Rechnungen landen versehentlich im Papierkorb, wichtige E-Mails werden ohne Skrupel gelöscht oder Verträge werden an nicht autorisierte Personen weitergeleitet, wo sie in der Ablage verstauben. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein BackUp der kompletten Daten und Dateien.

Schützenswerte personenbezogene Daten werden in Kategorien abgelegt, auf die ein sehr begrenzter Mitarbeiterkreis Zugang hat. So liegen keine Zeugnisse mehr offen einsehbar auf Schreibtischen herum und Arbeitsverträge sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein digitales Archiv schafft Rechtssicherheit. Wussten sie beispielsweise, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Und das bereits seit dem 01.01.2007.

Darüber hinaus müssen bei der Archivierung auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, eingehalten werden. Die einfache Ablage von Dokumenten in einem Windows-Ordner reicht keinesfalls aus.

Digitale Archive bieten in Kombination mit einer vollständigen und zeitgerechten Erfassung und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation Revisionssicherheit. Die revisionssichere Archivierung ist in erster Linie für steuerrelevante Daten und Verträge erforderlich.

Fazit

Anhand der hier genannten Beispiele, die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erheben, ist recht klar zu erkennen, welches Potential digitale Archivierung aufweist. Angefangen bei der Verkürzung von Suchvorgängen über den deutlich verringerten Raumbedarf, bis zur Datensicherheit bieten Softwarelösungen wie StarFinder® eine Unmenge an Vorteilen.

Besuchen Sie uns: http://starfinder-dms.de

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