Warum digitale Archivierung? / Stukturierte Ablage schafft Wettbewerbsvorteile

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Jedes Büro hat sein eigenes, auf die jeweiligen Abläufe angepasstes, Ablagesystem. Doch nicht alle Mitarbeiter halten sich daran.

Jeder legt die Dokumente so ab, wie er sie wieder am besten auffinden kann. Sei es in Papierform oder digital. An die eigenen Kollegen wird hierbei kaum gedacht. Mit der Zeit entstehen somit nicht nur viel zu viele Ordner, sondern ein regelrechter Datendschungel auf den Festplatten und Servern.

Mit welchen Folgen ist zu rechnen?

Im Datendschungel gehen schnell Daten und Dokumente verloren. Lange Suchzeiten und Verluste wichtiger Informationen kosten Zeit, die wesentlich besser in Ihr Unternehmen investiert werden kann.

Daten sind ein Erfolgsfaktor im Unternehmen

Informationen sind ein großer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wer schnell und gezielt auf wichtige Informationen zugreifen kann, verschafft sich im digitalen Zeitalter Wettbewerbsvorteile.

Die Mehrzahl der Dokumente, die ein Unternehmen heute erreichen, liegen bereits in digitaler Form vor.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und Protokolle werden nicht mehr gedruckt und dann auf den Postweg gebracht, sondern einfach und schnell per E-Mail versendet.

Je nach Branche und Unternehmensgröße kann die Bedeutung digitaler Dokumente variieren. Sicher ist, dass diese in den nächsten Jahren auch für Ihr Unternehmen immer wichtiger werden wird.

Stukturierte Ablage schafft Wettbewerbsvorteile

Die Gefahr eines Datendschungels kann mit einem DIGITAL ARCHIV ganz einfach vermieden werden.

Durch Drag & Drop werden Ihre Dokumente schnell und einfach in das Archiv geladen. Dort gibt es nur die vorgegebenen Kategorien, in welche die einzelnen Dokumente abgelegt werden.

Die einzelnen Kategorien werden zentral und nur mit entsprechender Rechtevergabe verwaltet, sodass Ihre Mitarbeiter nicht in Versuchung kommen, sich ihr eigenes Ablagesystem zu erstellen.

Des Weiteren erhalten sie durch eine Schnittstelle zu Ihrem ERP-System eine automatisierte Archivierung der Dokumente. Diese werden sofort in der korrekten Kategorie abgelegt.

Die papierlose Verarbeitung von Daten und die digitale Archivierung beschleunigt Prozesse, bietet schnellere Zugriffszeiten und eine dezentrale Verfügbarkeit von Dokumenten und Daten. Damit liefert sie einen wichtigen Beitrag zur Kostenreduktion.

Digitale Archivierung bietet viele Vorteile

Digitale Archivierung ist wirtschaftlich sinnvoll und bringt Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Vorteilen. Unternehmen, die nach Wachstumspotentialen suchen, kommen meist eher früher als spät, um den Einsatz eines elektronischen Archivs nicht herum. So ist es nicht verwunderlich, dass Systeme zur digitalen Archivierung, in nahezu allen großen Unternehmen, bereits seit einigen Jahren verwendet werden.

Heute sind leistungsstarke digitale Archivierungssysteme auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Und diese elektronischen Archive bieten eine Menge an Vorteilen.

Geringer Platzbedarf

Ein digitales Archiv ist schon aufgrund des deutlich geringeren Platzbedarfs kostengünstiger als das Einlagern hunderter von Ordnern. Vom Organisations- und Suchaufwand in einem klassischen Aktenarchiv einmal ganz abgesehen.

Schnellerer Informationszugriff

Anstatt auf der Suche nach einem Dokument Ordner zu wälzen, finden Sie in einem modernen digitalen Archiv, wie beispielsweise StarFinder®, alle Dokumente über eine Suchfunktion. Das ist so einfach wie bei Google.

Geben Sie einfach einen Suchbegriff ein, von dem Sie wissen, dass er in Ihrem Dokument vorkommt. Das kann der Firmenname sein, eine Rechnungsnummer, ein bestellter Artikel oder der Name des Absenders. In weniger als einer Sekunde werden alle betroffenen Dokumente angezeigt.

Die Suche wird im digitalen Archiv durch Filtermöglichkeiten eingegrenzt. Durch das einheitliche Ablagesystem in der digitalen Welt wissen Ihre Mitarbeiter ganz genau, in welchen Kategorien sie nach dem gesuchten Dokument suchen müssen. Sollte ein Dokument versehentlich in einer falschen Kategorie archiviert worden sein, so kann dieses ganz leicht von einem User mit entsprechender Berechtigung in die richtige Kategorie verschoben werden.

Ihre Suche ist noch besser einzugrenzen, wenn Sie jeweilige Akten und Akten-Arten beispielsweise für Ihre Kunden anlegen.

Aber Vorsicht: Zu viele Kategorien und Akten sind erneute Gefahr eines Dschungels. Die goldene Regel lautet: Je weniger Kategorien, desto schneller das Suchergebnis.

Durch die OCR-Auslesung wird jedes Dokument Volltext ausgelesen. Das heißt also, dass Sie, im besten Fall, mit nur einem einzelnen Suchbegriff das gesuchte Dokument leicht auffinden.

Optimierte Vorgangsbearbeitung

Durch schnellen Zugriff ist jeder berechtigte Mitarbeiter in der Lage, auf ein Dokument zuzugreifen. Auch Briefpost wird gescannt und im digitalen Archiv abgelegt. So geht nichts mehr verloren. Mit Hilfe von definierten Workflows lassen sich Prozesse einfach abbilden und enorm beschleunigen. Alle Beteiligten werden zeitnah in den Prozess eingebunden und müssen den Empfang bestätigen. Durch die Dokumentation von Workflows ist jeder Vorgang lückenlos nachvollziehbar.

Erleichterung im Arbeitsalltag

Mit einem elektronischen Archiv reduzieren sich monotone Ablage- und Suchtätigkeiten auf ein Minimum. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge und Sie schaffen Zeit für kreative und anspruchsvolle Arbeiten, die Ihnen bisher gefehlt hat. Durch den Einsatz eines modernen Archivierungssystems steigern Sie die Mitarbeitermotivation und schaffen eine Wissensdatenbank, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, zu den wichtigsten Geschäftsvorfällen auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch die elektronische Ablage müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail versendet werden. Die lästige Fragerei nach der neusten Version einer PowerPoint-Präsentation erübrigt sich, wenn jeder weiß, dass diese im unternehmenseigenen Archiv abgelegt wurde. Gleichzeitig wird so das weitverbreitete Problem der Verwendung von verschiedensten Versionen eines Dokumentes eliminiert.

Verbesserter Kundenservice

Jederzeitiger Zugriff auf relevante Informationen bietet Ihnen auch Vorteile im Kundenservice. Jedes Dokument zu einem Kunden kann schnell und einfach im digitalen Archiv wiedergefunden werden. Auch E-Mails, mit und ohne Anhänge, werden in einem modernen System wie StarFinder sicher und durchsachbar abgelegt.

Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz

Verloren gegangene Daten sind in vielen Unternehmen ein nicht zu unterschätzendes Risiko. Rechnungen landen versehentlich im Papierkorb, wichtige E-Mails werden ohne Skrupel gelöscht oder Verträge werden an nicht autorisierte Personen weitergeleitet, wo sie in der Ablage verstauben. Dokumente, die einmal digital archiviert wurden, können nur unter bestimmten Voraussetzungen und ausschließlich von dazu berechtigten Personen gelöscht werden. Vor unbeabsichtigtem Löschen schützt ein BackUp der kompletten Daten und Dateien.

Schützenswerte personenbezogene Daten werden in Kategorien abgelegt, auf die ein sehr begrenzter Mitarbeiterkreis Zugang hat. So liegen keine Zeugnisse mehr offen einsehbar auf Schreibtischen herum und Arbeitsverträge sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein digitales Archiv schafft Rechtssicherheit. Wussten sie beispielsweise, dass Dokumente, die Sie in digitaler Form erhalten haben, auch digital archiviert werden müssen? Und das bereits seit dem 01.01.2007. Darüber hinaus müssen bei der Archivierung auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, eingehalten werden. Die einfache Ablage von Dokumenten in einem Windows-Ordner reicht keinesfalls aus.

Digitale Archive bieten in Kombination mit einer vollständigen und zeitgerechten Erfassung und einer nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation Revisionssicherheit. Die revisionssichere Archivierung ist in erster Linie für steuerrelevante Daten und Verträge erforderlich.

Fazit

Anhand der hier genannten Beispiele, die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erheben, ist recht klar zu erkennen, welches Potential digitale Archivierung aufweist. Angefangen bei der Verkürzung von Suchvorgängen über den deutlich verringerten Raumbedarf, bis zur Datensicherheit bieten Softwarelösungen wie StarFinder® eine Unmenge an Vorteilen.

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