Warum Sie jetzt ein digitales Archiv brauchen

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„Ersetzendes Scannen“ spart Zeit, Platz und damit viel Geld.

Lochen, Abheften und Sortieren von Papierbelegen kostet Mittelständler in Deutschland 3,2 Milliarden Euro im Jahr – das hat das Statistische Bundesamt kalkuliert. Nicht enthalten sind Kosten für Archivräume, die Pflege der Archive und die Mitarbeiter.

Zusätzlich muss dazu – gesetzlich verpflichtend – jedes Unternehmen ein digitales Archiv führen, für alle elektronischen Rechnungen, Belege, E-Mails etc. Äußerst sinnvoll ist es in dieser Situation, das Papierarchiv und das elektronische Archiv zusammenzuführen, das spart jede Menge Arbeit und Zusatzkosten.

Scannen, digital archivieren und Originale wegwerfen

„Ersetzendes Scannen“ spart Zeit, Platz und damit viel Geld. Jedoch wagten bisher die wenigsten Betriebe, ihre Originale zu vernichten. Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ herrscht jetzt Klarheit.

Denn seit Anfang 2015 gilt: Ein Papierdokument kann gescannt und danach vernichtet werden, wenn keine gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen für eine Aufbewahrung bestehen.

Verbinden Unternehmen diese Informationen mit einer Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, dann ist das ersetzende Scannen eine gute und sichere Lösung.

Ersetzendes Scannen mit wenigen Voraussetzungen

Der Umstieg auf ein rein digitales Archiv hat zahlreiche Vorteile: Unter anderem lässt sich das weitere Ansteigen der Archivkosten stoppen und durch die Digitalisierung kann viel Arbeitszeit eingespart werden.

Die technische Ausstattung für das ersetzende Scannen ist dazu bescheiden: es genügen ein Scanner, ein USB-Stick und ein Online-Zugang. Und auch die laufenden Kosten von einem digitalen Archiv wie StarFinder® sind moderat: das System inkl. Server und Software gibt es schon ab 99 EURO im Monat.

Was das digitale Archiv können muss

Firmen, die auf ein zentrales, digitales Archiv umsteigen möchten, sollten einige Punkte beachten.

Das elektronische Archivierungssystem sollte das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht mehr geändert und gelöscht werden kann. Die Erstellung von Protokollen zeigt hier an, was wann und von wem gescannt worden ist. Diese Protokolle lassen sich archivieren und ermöglichen den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht geändert wurde.

Das nennt man revisionssichere Archivierung. Es ist nachträglich feststellbar, dass der Prozess und die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört auch die sog. Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizieren und des Speicherns beschrieben ist. Es kommt nicht allein auf das System und die Software an, der gesamte organisatorische Prozess muss nachvollziehbar sein.

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Mit dem innovativen Produkt steht NETCONTROL aktuell in der ersten Reihe: Das DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich GoBD 2015 entsprechend und TÜV-zertifiziert.

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