Was bei der Hotelsuche zu beachten ist

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Führungskräfte und Manager verbringen oftmals einen Großteil ihrer Zeit in Hotels. Wer sich dort wohlfühlen und am nächsten Tag ausgeruht sein will, sollte folgende Auswahlkriterien beachten, erklärt Branchenkenner Leszek Skurski.

Zwischenstation auf dem Weg zu Kunden, Meetings, Seminare, Tagungen – Anlässe für einen Aufenthalt in Hotels gibt es für Businessreisende reichlich. Führungskräfte, Manager und Vertriebsmitarbeiter, die ständig unterwegs sind, entwickeln mit der Zeit immer höhere Ansprüche an ihr Zuhause auf Zeit.

Das richtige Hotel aus der Vielzahl der Angebote auszuwählen, ist jedoch nicht einfach. Erschwert wird die Suche durch vollmundige Werbeaussagen und Hochglanzprospekte, die die Wirklichkeit in den Herbergen schönen. Wenn diese deutlich weniger halten, als sie in der Werbung potenziellen Gästen versprechen, entsteht eine „Erwartungslücke“. Und dass Erwartung und Wirklichkeit auseinanderklaffen, kommt leider recht oft vor. Beispielsweise bezeichnet sich fast jedes zweite Hotel als „Wohlfühlhotel“, obwohl sie den damit verbundenen Anforderungen nicht genügen. Unternehmen, die ein Hotel für einen häufigeren Aufenthalt von Mitarbeitern oder für Veranstaltung benötigen, sollten daher die Häuser, die sich in der engeren Wahl befinden, im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen.

Leistungsqualität gefragt

Auswahlkriterien wie Lage, Ambiente, Zimmer, Essen und Umfeld können allerdings noch so erfüllt werden – die Qualität eines Hotels gestaltet und lebt letztlich das dort beschäftigte Personal. Damit sind weder Freundlichkeit noch Herzlichkeit gemeint, diese sollten selbstverständlich sein. Guter Service beginnt da, wo der Nutzen der unentgeltlichen Leistungen im Vordergrund steht. Der Service sollte dem Gast Arbeit und Mühe ersparen und ihm den Aufenthalt erleichtern. Zu derartigen Annehmlichkeiten gehören zum Beispiel Obst auf dem Zimmer oder ein Abhol- und Bringservice zum Bahnhof oder Flughafen.

Ein solcher Spitzenservice setzt voraus, dass sich die Hotels mit den Bedürfnissen ihrer Gäste auseinandersetzen, mehr noch, sich in deren Lage hineinversetzen. Es darf daher nicht passieren, dass die Küche kalt serviert wird, wenn sich der Zeitplan einer Veranstaltung, Anreise oder das Programm kurzfristig ändert. Das Küchenteam eines guten Hotels reagiert in solchen Situationen flexibel und versteht diese als „sportliche Herausforderung“.

Frauenzimmer

Welcher Geist in einem Haus vorherrscht, spüren die Gäste meist schon an der Rezeption. Je aufmerksamer die Mitarbeiter, je perfekter der Service, desto eher stellt sich bei den Gästen ein Gefühl der Geborgenheit und des Zuhausefühlens ein. Eine ausgeprägte Servicequalität ist somit höher zu bewerten als die üblichen Standards, die Businesshotels zu erfüllen haben: Mobilfunkerreichbarkeit aller gängigen Netze, eine Arbeitsfläche mit guter Beleuchtung im Zimmer, Internetzugang, Kreditkartenakzeptanz, geprüfte Matratzenqualität, TV mit Nachrichtensender, Parkplatz am Haus und Rechnung nach Firmenreisepolitik.

Während viele Männer vor allem auf pragmatische Dinge wie eine W-LAN-Anbindung auf dem Hotelzimmer oder einen Parkplatz beim Hotel achten, wünschen sich Frauen Wellnessmöglichkeiten. Da immer mehr Frauen zu den Businessreisenden gehören, gibt es mittlerweile einige Hotels, in denen Frauen tatsächlich vergessen können, dass sie unterwegs sind, und in denen sie sich wie zuhause fühlen. Diese Häuser sind auf allein reisende Frauen eingestellt und reservieren ihnen zum Beispiel gerade deshalb den schönsten Tisch im Restaurant, keinen „Katzentisch“.

Tagungsmanager gefordert

Die Verantwortlichen und Organisatoren von Meetings, Events und Trainings haben einen anderen Fokus. Denn sie müssen für einen reibungslosen Ablauf sorgen, von der Einladung bis zu den Tagungsunterlagen, vom Catering bis zum Rahmenprogramm. Ein wesentliches Auswahlkriterium sind in diesem Fall die Lernumfeldbedingungen. Dazu gehören ein durchdachtes Kommunikation förderndes Farbkonzept und Tageslicht in den Veranstaltungsräumen, ein angenehmes Raumklima, eine gute Akustik, ergonomische Möbel etc.. Tagungshotels sollten zudem über eine zeitgemäße technische Ausstattung wie Beamer, Laptop, W-Lan etc. verfügen und jederzeit einen Ansprechpartner für den Fall eines technischen Problems haben. Im Idealfall verfügt das Hotel über einen Tagungsmanager, der über Erfahrungen als Veranstalter und Organisator in der Industrie verfügt.

Gute Tagungshotels unterstützen die Dramaturgie einer Veranstaltung, indem sie das Equipment sowie die Rahmenbedingungen für lernzielfördernde Aktivitäten zur Verfügung stellen und den Prozess der Lernförderung aktiv im Sinne des erlebnisorientierten Lernens unterstützen. Dazu gehören etwa Outdoor-Equipment, Teamentwicklungparcours, Kreativspiele etc.. Auch eine optimale Betreuung durch das Hotelpersonal vor, während und nach einer Veranstaltung sollte gewährleistet werden. Damit dies gelingt, sollte jeder im Hotelteam die Erwartungen, Wünsche, Bedürfnisse und Aufgaben des Veranstalters bzw. Trainers genauestens kennen. Top-Adressen können das garantieren, da sie mit Qualifizierung und Weiterbildung der Hotelmitarbeiter die Voraussetzung schaffen, um ihr Leistungs-, Service- und Qualitätsniveau auf einem hohen Level zu halten.

Sparen kann teuer werden

Der Preis gilt gemeinhin als ein zentrales Buchungskriterium. Einerseits ist dies verständlich, andererseits ist zu bedenken, dass Häuser, die sehr günstig anbieten, entweder bei ihren Leistungen, beim Personal, beim Service oder bei allem sparen müssen, um rentabel zu wirtschaften. Und diese Einsparungen gehen in der Regel zulasten der Kunden und Gäste. Wenn der Gast am nächsten Tag unausgeruht ist, der Erfolg von Meetings und Veranstaltungen hinter den Erwartungen bleibt, weil das Lernumfeld und der Service schlecht waren, kommt dies Unternehmen teuer zu stehen. Und wird auch niemand wollen.

Leszek Skurski ist Geschäftsführer der Marketing- und Weiterbildungsinitiative „Exzellente Tagungshotels“

www.exzellente-tagungshotels.de

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