Wie gelingt eine erfolgreiche Softwareeinführung?

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Haben Sie auch schon mal schlechte Erfahrungen bei der Beschaffung und Einführung einer Projektmanagement-Software gemacht? Wenn Unternehmen eine neue Software nach individuellen Kriterien suchen und sich für die am besten passende entscheiden, wieso werden dennoch häufig nicht die gewünschten Ziele erreicht? Wo liegen die Ursachen für das Scheitern der Einführung, und vor allem: Wie gelingt eine erfolgreiche Softwareeinführung?

Der Zwang, Kosten zu reduzieren

Im Zuge der Beschaffung, Einführung und dauerhaften Nutzung einer Software fallen Kosten an. Gleichzeitig will jedes Unternehmen Kosten reduzieren. Die Lizenzen kosten Geld, ebenso die Wartung und Pflege. Wo lässt sich also Geld einsparen? Schnell lautet die Antwort: bei der Einführung.

Natürlich lassen sich nicht alle Softwareeinführungen direkt miteinander vergleichen. Die Einführung einer neuen Textverarbeitung als Me-too-Produkt stellt andere Anforderungen als die Einführung einer Projektmanagement-Software mit individuellen Möglichkeiten der Anpassung. Darüber hinaus entstehen neben den sichtbaren Kosten bereits während der Softwareauswahl zusätzliche Kosten, beispielsweise für die Abstimmung und Erstellung eines Anforderungskatalogs, eine erste Marktsichtung mit Vorauswahl, die Präsentation durch einige Hersteller, die Beurteilung anhand eines Kriterienkatalogs, die interne Entscheidungsfindung und die eigentliche Beschaffung.

Addiert man nun diese weniger sichtbaren, meist internen Kosten zu den sichtbaren, externen Kosten, dann wird der Zwang, Kosten zu reduzieren, noch verständlicher.

Anfallende Kosten für Softwareauswahl, Softwareeinführung und Softwarenutzung

Anfallende Kosten für Softwareauswahl, Softwareeinführung und Softwarenutzung

Worauf kommt es bei einer Softwareeinführung an?

Für die Einführung einer Projektmanagement-Software gilt es, Ziele zu definieren, Beteiligte zu integrieren, ein getaktetes Vorgehen festzulegen und eine gemeinsame Teamstruktur zu etablieren. Es kommt also auf Inhalte, Struktur und Vorgehen an.

Wichtige Faktoren bei der Einführung von Software

Wichtige Faktoren bei der Einführung von Software

Inhalte: Wie ist die konkrete Situation, welche Ziele gibt es, wie erreichen wir diese und wie messen wir den Erfolg?

Zuerst muss die jeweilige Ausgangssituation analysiert werden:

• Welche Anwendergruppen gibt es und was gilt es bei ihnen besonders zu beachten?
• Welche Ziele und Herausforderungen hat jede Anwendergruppe?
• Wie ist die Stimmung in den Gruppen, welche Konfliktfelder und Sorgen bestehen?

Neben den zu klärenden technischen Rahmenbedingungen, die derzeit oder zukünftig bestehen, stellt sich die dringende Frage nach der Unterstützung der Abläufe. Muss der gelebte Ablauf an die Software angepasst werden oder lässt sich die Software an die gewünschten Abläufe anpassen? Wird ein neuer Ablauf gleichzeitig mit einer neuen Software eingeführt, dann führt eine mangelnde Akzeptanz eines Teils schnell zur Ablehnung der gesamten Lösung.

Wenn es nahe liegend ist, sich mit Zielen zu beschäftigen, dann sollte es ebenso nahe liegend sein, sich Gedanken über die Ergebnisse der Einführung zu machen:
• Was soll mit der Einführung konkret erreicht werden?
• Was soll nach der Einführung anders sein?
• Woran wird das Unternehmen merken, dass etwas besser wurde?

Struktur: Definition von Verantwortlichkeiten und Rahmenbedingungen

In der Praxis hat es sich häufig bewährt, Projekte zur Einführung aufzusetzen und die Bedeutung der neuen Lösung festzulegen. Wie wichtig ist die neue Software im Verhältnis zum kurzfristigen Erfolg in einem laufenden Projekt? Erleichtern können Sie jede Einführung, wenn Sie zumindest diese Fragen klären:

• Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen und beim Lieferanten während der Einführung und wie erfolgt die Kommunikation?
• Welche Priorität genießt die Einführung im Vergleich zu laufenden Tätigkeiten?
• Wer ist nach der Einführung der verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen und wer wirkt bei der Einführung aktiv mit?

Natürlich ist die Freistellung eines Mitarbeiters vom Tagesgeschäft schwierig. Muss sich ein Mitarbeiter zusätzlich zu seiner normalen Arbeitsleistung noch um die Einführung einer neuen Software kümmern, wird er aber im Zweifel diese Aufgabe immer niedriger priorisieren und die Einführung wird bestenfalls verzögert. Schlimmstenfalls scheitert sie an dieser frühen Hürde. Ein Commitment des Managements, das die Bedeutung der Einführung herausstellt, ist daher sehr wichtig.

Vorgehen: Planung, Steuerung und Kontrolle der Einführung, Anpassung der Lösung und Integration der Beteiligten

Viele Aufgaben im Zuge einer Einführung lassen sich leicht meistern, andere können die Einführung behindern und ins Stocken bringen. Wenn ein Anwender keinen individuellen Nutzen erfährt und er sich um seine Freiheiten sorgt, wird er die neue Lösung nicht akzeptieren. Erst durch persönliche Vorteile wird er die neue Projektmanagement-Software freiwillig dauerhaft einsetzen und dadurch einen Unternehmensnutzen (mit)erzeugen. Folgende Aspekte sind u.a. zu beachten:

• Festlegung der groben und detaillierten Vorgehensweise (realistischer Zeit- und Kostenrahmen), inklusive Terminierung und Überwachung von Meilensteinen
• Iterative Gelegenheit zum Sammeln von Erfahrungen (auch zur Risikominimierung)
• Konfiguration und Customizing der Lösung
• Erarbeitung von rollenbezogenen Schulungen und Durchführung dieser Schulungen für Benutzergruppen
• Eventuell Key User Ausbildung
• Institutionalisiertes Feedback hinsichtlich Usability, Qualitätssicherung und neuer Anforderungen
• Laufendes Projektcoaching zur Mitarbeiterbetreuung und Weiterentwicklung der Lösung
• Internes Marketing mit Mitarbeiterdiskussionen und Management-Präsentationen

Fazit: Die gezielte Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein notwendiger Schritt, ganz gleich wie leicht sie anzuwenden scheint. Der Umfang einer Einführung hängt von der Art der Software und den konkreten Zielen ab. Der wichtigste Faktor ist der Mitarbeiter, denn ohne seine Akzeptanz wird die Einführung nicht gelingen.

Und genau darin liegt die Notwendigkeit einer strukturierten Einführung begründet: Akzeptanz fällt nämlich nicht einfach vom Himmel. Akzeptanz kann nur durch die Integration der Anwender erreicht werden. Die Auswahl der besten Software reicht also allein nicht aus, die tatsächliche Einführung der Software ist mindestens genauso wichtig.

Welche Erfahrungen haben Sie denn bei der Einführung von Projektmanagement-Software? Gibt es weitere Faktoren, die Sie berücksichtigen würden? Und was klappt in der Praxis besonders gut? Über einen Meinungsaustausch würde ich mich sehr freuen!

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