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Workflow- und Business Process Management (BPM) bzw. Business Intelligence (BI), Robotic Process Automation (RPA), Intelligent Document Processing (IDP), sowie Process Intelligence (PI): Dies sind nur einige der Technologien, die zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben in Organisationen eingesetzt werden. Die Präsenz künstlicher Intelligenz bei diesen Lösungen ist nichts Neues. Nicht erst seit heute nutzen Softwarehersteller generative KI, um noch mehr zu automatisieren. Die Hyperautomatisierung beim Endkunden steckt aber noch in den Kinderschuhen.
Abbyy, Anbieter von Lösungen für Intelligente Document Processing (IDP) gibt einen Überblick zum Stand der Technologie.
Der Markt für Lösungen und Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Management von Dokumenten und Geschäftsprozessen wird bis 2024 bei fast 4,2 Milliarden Euro liegen (nach Schätzungen von Bitkom Research, Statista und ähnlichen Marktanalysen). In Deutschland wird bis 2028 ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 6,8 Prozent prognostiziert.
Die Investitionen in Automatisierungslösungen gehen aber oft noch gegen Null. Maxime Vermeir, Director of AI Strategy bei ABBYY, schätzt, dass die Hälfte aller Unternehmen noch immer nicht über ausreichende Automatisierungslösungen verfügen. Für diese Unternehmen bleiben Dokumente, von denen ein großer Teil unstrukturiert ist, ungenutzte Datenpools – verborgene Goldschätze. Natürlich spielen auch die Größe und die Branche des Unternehmens und das Niveau der internen IT-Fähigkeiten eine Rolle. An vorderster Front daher große Bank- und Versicherungskonzerne, aber auch mittelständische Unternehmen in verschiedenen Sektoren, sowie öffentliche Verwaltungen und Gebietskörperschaften sind in der Implementierung von Automatisierungslösungen führend. Wenn eine Technologie in die Organisation eingeführt wird, vervielfachen sich die Anwendungsfälle in der Regel, bestätigt eine Branchenexpertin und verweist darauf, dass die Automatisierung schrittweise -je nach Abteilungen- verläuft. Personalwesen, Finanzen, Rechnungsstellung sind oft erst der Anfang.
Eine Reihe von Technologien
Die Welt der IT ist bunt: Workflow, Business Process Automation (BPM), Robotic Process Automation (RPA), Process Intelligence (PI) und Intelligent Document Processing (IDP) sind vertreten, um nur die allgemeinsten Begriffe zu nennen.
Diese Technologien werden von Softwareherstellern selbst oder von Entwicklern und digitalen Dienstleistungsunternehmen (DSCs) eingesetzt. Mit ihnen lässt sich für jede Aufgabe, die automatisiert werden kann, eine Lösung finden. Im Beschaffungszyklus eines Unternehmens kann OD beispielsweise eine durchgängige Automatisierung vornehmen, Aufgabe für Aufgabe: Bestellanforderung, Erstellung von Bestellungen und den Eingang von Rechnungen. Dabei ermöglicht der Abgleich von Informationen und Daten eine genauere Überwachung der Unternehmensabläufe. Mit der allgemeinen Einführungsfrist der elektronischen Rechnungsstellung ist weiterhin mit einer zunehmenden Automatisierung in diesem Bereich zu rechnen. Diese wird sich zusätzlich auf andere Prozesse ausweiten.
„Aber haben wir bereits das erreicht, was häufig als Hyperautomatisierung bezeichnet wird? Das Umfeld ist mit der Demokratisierung der generativen künstlichen Intelligenz (GAI), insbesondere dank ChatGPT, noch einfacher nutzbar geworden. Die Nutzenden beginnen, diese Möglichkeiten anzunehmen und diese für eigene Problemlösungen einzusetzen. Die einen mehr, die anderen weniger. Immer mehr Mitarbeitende sind bereits vom Mehrwert überzeugt“, sagt Maxime Vermeir. „Aber wir müssen sie noch an die richtigen Lösungsarten und effizienten Tools heranführen, um die gewünschte Zuverlässigkeit der Automatisierung und somit Zufriedenheit mit den Ergebnissen zu erreichen“.
ABBYY geht in eine Richtung, die den Hauch einer persönlichen Automatisierung hat: „Agenten haben Zugriff auf das, was auf Aufgabenebene, auf Mitarbeiterebene und auf Wissensebene geschieht“, erklärt Maxime Vermeir. „Man kann beobachten, dass bestimmte Mitarbeitende jeden Tag Outlook-E-Mails abrufen, bestimmte IT-Operationen durchführen, ein Formular ausfüllen und dann diese Informationen in einer anderen Anwendung verwendet werden. „Die Agenten teilen diese Beobachtung mit dem Mitarbeitenden. Außerdem bieten sie Hilfe bei der Automatisierung dieser sich wiederholenden Aufgaben an, indem sie eine Kombination aus IDP, RPA und anderen Tools verwenden. Es liegt am Mitarbeitenden, ob er das akzeptiert oder nicht.“
Daher bleiben die vorhandenen Automatisierungstools erhalten. KI-Agenten fungieren als Orchestratoren und die Benutzenden behalten einen Teil der Kontrolle.
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