Franzisca Engels, HR-Expertin und CEO von LIZ Smart Office ©LIZ

Künstliche Intelligenz verbreitet sich in deutschen Unternehmen rasant. Mehr als jedes dritte Unternehmen will mehr in Digitalisierung investieren. Gleichzeitig bleibt ein zentraler Produktivitätsfaktor erstaunlich unbeachtet: die reale Arbeitsumgebung. Viele Unternehmen wissen 2026 mehr über KI-Tools als über ihre eigene Büroorganisation. KI macht Unternehmen nicht automatisch effizienter. Sie kann Effizienz nur dort steigern, wo die organisatorische Grundlage bereits stimmt. Bleibt dieser Effekt aus, liegt das Problem oft nicht in der Technologie, sondern in den Strukturen, in die sie eingeführt wurde.

Die Investitionsbereitschaft von Unternehmen in KI, Automatisierung und digitale Produktivität steigt. 36 Prozent der Unternehmen wollen 2026 mehr in Digitalisierung investieren als im Vorjahr und 29 Prozent planen höhere KI-Investitionen als bisher.[1] Gleichzeitig zeigt eine aktuelle ifo-Studie, wie schnell KI bereits im Arbeitsalltag angekommen ist: Rund 64 Prozent der Beschäftigten in Deutschland haben KI am Arbeitsplatz schon genutzt, aber nur etwa 20 Prozent tun das regelmäßig.[2] Denn was viele dabei übersehen: Produktivität entsteht nicht nur durch bessere Tools, sondern auch durch bessere Arbeitsbedingungen und gutes Management. „Genau hier zeigt sich oft ein blinder Fleck“, betont Franzisca Engels, CEO von LIZ Smart Office und HR-Expertin. Sie erläutert: „KI kann Arbeitsabläufe zwar beschleunigen, aber sie ersetzt keine funktionierende Organisation. Wenn Teamtage unklar geplant sind, Rückzugsräume fehlen und Zusammenarbeit im Büro dem Zufall überlassen bleibt, lässt sich Effizienz nicht einfach per Tool nachrüsten“. Genau darin sieht die HR-Expertin ein zentrales Problem vieler KI-Strategien: Die technologische Einführung verläuft oft schneller als die organisatorische Vorbereitung.

Die Einführung von KI zeigt, ob die Grundstruktur in Büros trägt oder nicht

Die aktuellen Zahlen der ifo-Studie zeigen nicht nur, wie stark KI bereits in Unternehmen verankert ist. Sie zeigen auch, wie informell dieser Wandel oft abläuft: Nur bei etwa einem Drittel der Nutzenden wurde die Hauptanwendung vom Unternehmen selbst eingeführt. Zwei Drittel der Arbeitnehmer greifen vor allem in Eigeninitiative auf KI zurück, besonders häufig auf leicht zugängliche Textwerkzeuge wie ChatGPT oder Übersetzer.[3] Für Franzisca Engels ist das mehr als eine Technologiefrage. „Viele Unternehmen erwarten von KI einen Effizienzsprung, ohne vorher zu prüfen, ob die organisatorische Basis dafür überhaupt stimmt“, warnt die CEO von LIZ Smart Office. Für sie macht die Einführung von KI vor allem eines sichtbar: ob ein Unternehmen bereits so organisiert ist, dass produktives hybrides Arbeiten im Alltag funktioniert. Wo Räume fehlen, Präsenz unklar geplant ist und fehlende Abstimmung unnötig Verzögerungen erzeugt, kann KI zwar einzelne Aufgaben beschleunigen – nicht aber das System dahinter. „KI ist kein Reparaturwerkzeug für schlechte Organisation. Sie zeigt nur schneller, wo Prozesse und Arbeitsumgebungen nicht sauber aufgesetzt sind“, erläutert Engels. Was früher hingenommen wurde, wird damit zu einem spürbaren Produktivitätsverlust.

Pauschallogiken bremsen hybride Teams aus

Hinzu kommt ein zweiter blinder Fleck, der im hybriden Arbeiten oft unterschätzt wird: „Die meisten Büros sind noch immer für ein Modell gebaut, das es im hybriden Alltag so nicht mehr gibt“, so Engels. Im Alltag prallen verschiedenste Anforderungen aufeinander: Fokusarbeit und spontane Abstimmung, kreative Sessions und ruhige Einzelarbeit, soziale Nähe und Rückzug. Das Fraunhofer IAO betont, dass individuelle Bedürfnisse und Arbeitsweisen zentral dafür sind, ob hybride Modelle in der Praxis funktionieren. Die Studie „Office Analytics 2.0“ zeigt zudem: Etwa 36 Prozent der Teammitglieder sollten im Büro anwesend sein, damit Mitarbeitende selbst ebenfalls den Weg ins Büro attraktiv finden.[4] Damit KI im Büro tatsächlich Effizienz schafft, müssen die organisatorischen Grundlagen stimmen: Teams müssen wissen, wann sich Präsenz lohnt, Beschäftigte brauchen verlässlich passende Räume für Fokus und Austausch, und Unternehmen müssen erkennen, wo ihre Büroorganisation im Alltag noch Produktivitätsverluste erzeugt. „Erst wenn diese Grundstruktur funktioniert, lässt sich KI sinnvoll in den Arbeitsalltag einbetten, statt nur ein weiteres Tool in einem schlecht abgestimmten System zu sein“, ordnet Engels ein.

Digitalisierung bleibt oberflächlich, wenn das Büro nicht mitdenkt

LIZ unterstützt genau diese Logik durch digitale Flächenpläne, Meetingraum-Management und Echtzeitdaten zur Ressourcennutzung. Unternehmen können dadurch besser nachvollziehen, wo im Büroalltag Engpässe entstehen, welche Rückzugsflächen fehlen und wie sich Teampräsenz sinnvoller organisieren lässt. Das gilt auch für Fragen, die in vielen Unternehmen bislang eher Nebensache sind, im Alltag aber eine hohe Bedeutung haben. Wenn Büros beispielsweise tierfreundliche Bereiche organisieren, brauchen andere Beschäftigte zugleich die Möglichkeit, tierfreie Zonen gezielt einzuplanen – etwa wegen Allergien oder Unsicherheit im Umgang mit Hunden. Gerade an solchen scheinbar kleinen Fragen zeigt sich, ob ein Büro im Alltag wirklich funktioniert oder nur in der Theorie gut gedacht ist. Franzisca Engels fasst zusammen: „Viele Unternehmen führen KI ein, ohne die Bedingungen zu kennen, unter denen Menschen damit arbeiten sollen.“ Für die CEO von LIZ Smart Office ist deshalb klar: „Wer KI-Effizienz will, muss auch die Ineffizienz im eigenen Büro messen. Sonst bleibt Digitalisierung an der Oberfläche.“

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Digitalisierung-der-Wirtschaft-Unternehmen-beschaeftigen-sich-mit-KI

[2] https://www.ifo.de/pressemitteilung/2026-01-05/nur-jeder-fuenfte-beschaeftigte-nutzt-ki-regelmaessig

[3] https://www.ifo.de/pressemitteilung/2026-01-05/nur-jeder-fuenfte-beschaeftigte-nutzt-ki-regelmaessig

[4] https://www.iao.fraunhofer.de/de/presseservice/aktuelles/individuelle-beduerfnisse-als-schluessel-zum-erfolg-hybrider-arbeitsmodelle.html

Disclaimer:
„Für den oben stehenden Beitrag sowie für das angezeigte Bild- und Tonmaterial ist allein der jeweils angegebene Nutzer verantwortlich. Eine inhaltliche Kontrolle des Beitrags seitens der Seitenbetreiberin erfolgt weder vor noch nach der Veröffentlichung. Die Seitenbetreiberin macht sich den Inhalt insbesondere nicht zu eigen.“