Kilian Scholz von Retarus (Quelle: Retarus)

Ab dem 1. September 2026 gilt in Frankreich eine der strengsten E-Rechnungspflichten Europas. Betroffene Unternehmen benötigen eine zertifizierte Plattform, einen passenden Solution Provider und ein funktionierendes Rechnungs-Lebenszyklus-Management. Eine skalierbare Plattform-Architektur schützt vor Zahlungsausfällen und macht Unternehmen fit für weitere Länder.

Das E-Invoicing-Modell in Frankreich zählt zu den anspruchsvollsten in Europa. Es verlangt die Anbindung an eine staatlich zertifizierte Plattform, die Inanspruchnahme eines zertifizierten und offiziellen Solution Providers für die Umsetzung, ein vollständiges Rechnungs-Lebenszyklus-Management und bringt separate Meldepflichten. Alle Unternehmen, die in Frankreich der Mehrwertsteuer unterliegen, müssen diese Vorgaben bis zum 1. September 2026 erfüllen. Auch deutsche Organisationen mit französischen Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten sind betroffen. Selbst wer nicht in Frankreich sitzt, aber Geschäfte mit französischen Partnern macht, muss handeln, da Letztere ab September E-Rechnungen erwarten. Wer künftig keine konformen Rechnungen senden und empfangen kann, dessen Rechnungen werden von den französischen Geschäftspartnern abgelehnt. So bleiben Zahlungseingänge aus und Lieferketten sind gestört.

So funktioniert das französische Modell

Für die Anbindung an das französische System braucht jedes Unternehmen eine zertifizierte Plattform (Plateforme Agréée, PA) eines Solution Providers. Die PA versendet und empfängt Rechnungen, meldet die Daten an die Steuerbehörde und verwaltet die Statusmeldungen. Zusätzlich können Unternehmen einen Opérateur de Dématérialisation (OD) einsetzen. Dieser kann vorgelagerte Aufgaben wie die Formatkonvertierung, Validierung und Datenaufbereitung übernehmen. Zur eigentlichen Übertragung muss er die E-Rechnung jedoch an eine PA übergeben. Die PA kommuniziert dann mit dem staatlichen Portail Public de Facturation (PPF), das zentrale Infrastrukturaufgaben übernimmt. Es stellt das „Annuaire“ bereit. In diesem Verzeichnis müssen sich alle Unternehmen mit ihrer PA registrieren, sodass ein automatisiertes Routing möglich wird. Außerdem empfängt das PPF auch Rechnungs- und Transaktionsdaten zur Weiterleitung an die Steuerbehörden.

Ein Aspekt, den viele Unternehmen am französischen Modell unterschätzen, ist der Rechnungslebenszyklus. Denn eine Rechnung gilt mit dem Versand nicht als erledigt, sondern durchläuft eine Kette von Statusmeldungen, etwa ausgestellt, weitergeleitet, zugestellt, angenommen oder abgelehnt. Diese Meldungen sind keine technischen Nebensächlichkeiten, sondern rechtlich definierte Kommunikationsakte, für die Fristen gelten. Wird eine Rechnung abgelehnt, schreibt die Spezifikation über 40 standardisierte Ablehnungsgründe vor, von denen der passende auszuwählen ist. Bei Eingang einer Ablehnung muss der Lieferant den Ablehnungsgrund prüfen, die Rechnung korrigieren und erneut einreichen. In der Umsetzung erfordert der Rechnungslebenszyklus erhebliche ERP-Anpassungen, denn das System muss Statusmeldungen empfangen, verarbeiten, Folgeprozesse auslösen und Fehler behandeln können.

Warten auf ein SAP-Update ist keine Option

Wer jetzt hofft, dass sich das Problem mit dem nächsten SAP-Update erledigt hat, verkennt die Lage. Denn das französische E-Invoicing-Modell lässt sich nicht alleine ERP-seitig umsetzen. Es schreibt verpflichtend den Einsatz einer zertifizierten PA vor. Unternehmen brauchen also einen Solution Provider. Hersteller wie SAP und Microsoft können zwar die Rechnungsformate und Anbindungsfähigkeit bereitstellen, nicht aber die vollständige PA-Funktion, die Lebenszyklus-Logik, das Monitoring von Spezifikationsänderungen oder den Multi-Country-Betrieb.

Vorteilhaft ist eine Architektur, die Komplexität bewusst aus dem ERP heraushält. Umsetzen lässt sich das, indem die Plattform als vorgelagerter Konnektor über eine einzige Schnittstelle an das ERP andockt. Zwischen den beiden Systemen werden Daten in einem zuvor definierten Standardformat übertragen. Die Plattform übernimmt dann die Übersetzung in die geforderten E-Rechnungs-Formate, validiert sie und kommuniziert mit den jeweiligen nationalen Systemen. So lassen sich länderspezifische Anforderungen abbilden, ohne jedes Mal tief ins ERP einzugreifen. Auch bestehende Freigabeprozesse und etablierte Kommunikationsflüsse mit Lieferanten bleiben erhalten.

Wie findet man die richtige Lösung?

Bei der Wahl des geeigneten Partners sollten Unternehmen verschiedene Aspekte beachten. Zunächst einmal muss der Solution Provider selbst als PA in Frankreich zertifiziert sein oder als OD nachweislich mit einer zertifizierten PA zusammenarbeiten. Entscheidend ist, dass die gesamte Prozesskette von der Formatverarbeitung bis zur Übertragung an die Steuerbehörden lückenlos abgedeckt wird. Die Plattform sollte alle Pflichtformate unterstützen, sich ohne aufwendige Eigenentwicklung an gängige ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics anbinden lassen und den Rechnungslebenszyklus einschließlich des Ablehnungs-Workflows vollständig verarbeiten. Wenn die Lösung außerdem mehrere Länder abbilden kann, sparen Unternehmen bei künftigen E-Invoicing-Projekten Zeit und Kosten.

Da beim E-Invoicing sensible Steuerdaten fließen, spielt auch die Datensouveränität eine wichtige Rolle. Um DSGVO-Konformität zu gewährleisten, sollten Unternehmen darauf achten, dass Onboarding, Betrieb und Datenhaltung in europäischen Rechenzentren erfolgen. Der Anbieter sollte zudem nachweislich über globale E-Invoicing-Expertise verfügen und einen sicheren 24/7-Betrieb per SLA gewährleisten.

Plattformlösung sichert Zukunftsfähigkeit

Frankreich ist bei E-Invoicing kein Einzelfall. Andere Länder werden folgen. Belgien und Polen haben die E-Rechnung bereits eingeführt, Spanien, Kroatien, Lettland und Slowakei stehen in den Startlöchern. In Deutschland folgt Anfang 2027 die nächste Umsetzungsstufe. Für jedes Land eine eigene Insellösung zu implementieren, erhöht den IT-Aufwand sowie Lizenz- und Schnittstellenkosten. Vorteilhafter ist daher ein skalierbarer Plattform-Ansatz, der viele verschiedene Länder abbilden kann. Einmal initial implementiert lassen sich weitere Mandate jederzeit schnell und einfach ergänzen. Außerdem sind Anpassungen agil möglich, wenn sich Anforderungen oder Spezifikationen ändern.

Mehr Informationen: www.retarus.com

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