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Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen Rechnungen in einem vorgegebenen elektronischen Format ausstellen, übermitteln und empfangen, was zahlreiche Herausforderungen verursacht. Um Unternehmen einen Überblick zu verschaffen, hat die Berliner Unternehmensberatung Finatycs (www.finatycs.com) auf Grundlage der Software-Bewertungsplattformen Capterra und OMR Reviews ermittelt, welche Tools für die elektronische Rechnung besonders beliebt und kostengünstig sind und gibt Unternehmen Tipps zur Hand.

Tipps zur Auswahl des richtigen Tools
Rudolf Vasil, Partner bei Finatycs, empfiehlt Unternehmen, folgende Punkte zu beachten, wenn sie ein E-Rechnungstool auswählen:

  1. Relevanz der Funktionen prüfen
    „Ein gutes E-Rechnungstool sollte mehr bieten als nur die gesetzeskonforme Rechnungserstellung. Prüfen Sie, ob das Tool Funktionen wie die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, automatische Steuerberechnungen oder Berichterstellungsoptionen bietet. Diese zusätzlichen Features sparen langfristig Zeit und Kosten.“
  2. Benutzerfreundlichkeit sicherstellen
    „Die Bedienung eines E-Rechnungstools sollte so intuitiv wie möglich sein. Komplexe Systeme, die Ihre Mitarbeiter überfordern, können mehr Schaden als Nutzen bringen. Achten Sie auf Tools, die in den Bewertungen besonders für ihre Benutzerfreundlichkeit gelobt werden.“
  3. Skalierbarkeit berücksichtigen
    „Denken Sie langfristig: Ein Tool, das heute für Ihr Unternehmen ausreicht, muss auch mit Ihrem Wachstum Schritt halten können. Skalierbare Lösungen ermöglichen es Ihnen, zukünftige Anforderungen ohne teure Systemwechsel abzudecken.“
  4. Kundensupport nicht unterschätzen
    „Eine schnelle und kompetente Unterstützung ist entscheidend, besonders bei einer so zentralen Funktion wie der Rechnungsstellung. Daher sollten Sie überprüfen, ob das Tool einen verlässlichen Support bietet – idealerweise in Ihrer Sprache und in den für Ihr Unternehmen wichtigen Zeitzonen.“
  5. Kosten-Nutzen-Verhältnis prüfen
    „Günstig ist nicht gleich gut. Vergleichen Sie die monatlichen Kosten mit dem tatsächlichen Nutzen, den das Tool für Ihr Unternehmen bietet. Es lohnt sich oft, etwas mehr zu investieren, um ein Produkt zu wählen, das Ihre Prozesse nachhaltig optimiert.“
  6. Acuity Scheduling landet auf Platz eins der beliebtesten Tools

Bei der Wahl des richtigen Tools für E-Rechnungen kann es sinnvoll sein, auf die Erfahrungen anderer Nutzer mit der Software zurückzugreifen. Auf den zwei größten Software-Bewertungsplattformen Capterra und OMR Reviews schaffen es die Tools Acuity Schedulding, Karbon und TaxDome sowie GetMyInvoices.com auf die ersten drei Plätze.

Die Software Acuity Schelding kann mit stolzen 5.667 Bewertungen und einer Punktzahl von 4,8 Punkten in der Untersuchung glänzen und ist ideal für Dienstleistungsunternehmen, die ihre Terminplanung mit der Rechnungsstellung verbinden möchten. Wer die Software für sein Unternehmen nutzen möchte, zahlt monatlich umgerechnet 18,45 Euro. Platz zwei teilen sich die Tools Karbon und Taxdome mit jeweils 4,7 von fünf möglichen Punkten – hier lag die Anzahl der Bewertungen bei 171 bzw. 3.073. TaxDome eignet sich vor allem für Steuerberater und Buchhaltungsbüros, da durch Automatisierung der Compliance-Aufgaben die Zusammenarbeit mit Mandanten erleichtert wird. Die Software gehört unter den Top-3 mit 79 Euro zu den teuersten Softwares. Karbon hingegen kombiniert Aufgabenverwaltung mit Rechnungsstellung und ist besonders für projektbasiertes Arbeiten geeignet. Hier fallen für Unternehmen Kosten von 59 Euro an. GetMyInvoices.com folgt schließlich auf Platz drei mit 4,6 Punkten – preislich liegt die Software bei 19 Euro im Monat. Insgesamt haben Nutzer hier insgesamt 270 Bewertungen abgegeben.  Im Gegensatz zu diesen Softwares setzen größere Unternehmen häufig auf spezialisierte Programme wie SAP Document Compliance oder DATEV SmartTransfers, die eine tiefere Integration und erweiterte Funktionen bieten.

„Jede Softwarelösung bietet individuelle Vorteile, die je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen variieren. Viele größere Unternehmen arbeiten bereits mit Softwares wie SAP Document Compliance, DATEV SmartTransfers oder Sage E-Voicing, die die Funktionen bereits mit sich bringen. Diese Programme sind spezialisiert auf E-Rechnungsprozesse und optimieren spezifisch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, vor allem im Hinblick auf Compliance und Integration in bestehende IT-Landschaften. Sie eignen sich oft für größere Unternehmen oder solche mit komplexen Anforderungen. Die von uns untersuchten Lösungen sind vielseitig, flexibel und eignen sich hervorragend für kleinere bis mittelständische Unternehmen oder spezifische Arbeitsweisen (z. B. Projektmanagement, Mandantenverwaltung). Generell gilt: Unternehmen sollten sich bei der Auswahl einer Lösung darauf konzentrieren, welche Funktionen ihre aktuellen Prozesse am besten unterstützen und ob die Software zukunftssicher ist”, ergänzt Rudolf Vasil, und Partner bei Finatycs. 

Lexware Office absoluter Spitzenreiter im gesamten Preisvergleich

Unter den 15 untersuchten Softwares schneidet die Software Lexware Office preislich am besten ab. Das M-Paket, das unter anderem das Versenden von E-Rechnungen ermöglicht, gibt es bereits für 11,90 Euro im Monat. Damit bietet Lexware Office kleinen Unternehmen eine kosteneffiziente Lösung, um Rechnungen zu erstellen, Steuerprognosen zu erhalten und Belege unterwegs zu erfassen. WISO MeinBüro folgt im Preisranking auf Platz zwei: Hier fallen bei dem Basis-Paket monatlich Kosten in Höhe von 14,90 Euro an. Es folgt das Tool Easy Bill mit 15 Euro im Monat. Das Basis-Paket umfasst hier neben der elektronischen Rechnungsstellung auch die Auswertung von Daten für die Berichterstellung. Das Paket ist für einen Benutzer ausgelegt und ermöglicht zusätzlich einen Zugriff für den Steuerberater.

Mithilfe der E-Rechnung Effizienz steigern und Fehlerquellen minimieren
„Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert sorgfältige Vorbereitung, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der eigenen Prozesse zu steigern. Unternehmen sollten zunächst sicherstellen, dass sie mit den relevanten Vorschriften und Fristen vertraut sind, insbesondere mit anerkannten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Eine geeignete Softwarelösung, die diese Standards unterstützt und sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert, ist entscheidend. Dabei sollte auch geprüft werden, ob eine Cloud- oder On-Premise-Lösung besser zu den betrieblichen Anforderungen passt.

Ein zentraler Punkt der Umstellung ist die Anpassung interner Arbeitsabläufe. Automatisierungspotenziale sollten genutzt werden, um Zeit und Kosten zu sparen, während die Qualität der Rechnungsdaten durch klare Prozesse sichergestellt wird. Gleichzeitig ist es wichtig, Geschäftspartner frühzeitig zu informieren und sicherzustellen, dass die genutzten Formate kompatibel sind.

Auch die Themen Compliance und Archivierung spielen eine wesentliche Rolle: E-Rechnungen müssen gesetzeskonform und revisionssicher archiviert werden, während Datenschutz und IT-Sicherheit oberste Priorität haben. Abschließend bietet die Umstellung die Möglichkeit, langfristige Digitalisierungsstrategien zu entwickeln und betriebliche Abläufe insgesamt moderner und effizienter zu gestalten. Mit einer strukturierten Planung und dem richtigen Ansatz wird die E-Rechnungspflicht zu einer Chance für Innovation und Wachstum“, kommentiert Rudolf Vasil, Partner bei Finatycs.

Über die Untersuchung
Die hier verwendeten Daten wurden Ende Oktober 2024 über die Software Bewertungsplattformen Capterra (www.capterra.com.de) und OMR Reviews (www.omr.com/de/reviews) erhoben. Es wurden alle Tools in die Untersuchung aufgenommen, die bis zum Zeitpunkt der Untersuchung mindestens 30 Bewertungen erhalten haben. Die Preise der Tools wurden von US-Dollar in Euro am 31.10.2024 gemäß dem zu diesem Zeitpunkt aktuellen Kurses umgerechnet. Die Preise beziehen sich jeweils auf das kleinste zur Verfügung gestellte Angebot – bei der Software Lexware Office ist nur ab dem M-Paket das Erfassen, Erstellen sowie das Versenden von E-Rechnungen möglich.

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