Jonas Suijkerbuijk, CEO vom schwedischen FinTech Billogram

Langsame Rechnungsprozesse, unzufriedene CFOs und Digitalisierungslücken: Eine aktuelle Umfrage des Marktforschungsinstituts Gallup Nordic unter Chief Financial Officers in Schweden zeigt, wie groß die Defizite in Finanzabteilungen noch sind. In einigen Unternehmen dauert die Rechnungsstellung bis zu einer Arbeitswoche. Knapp die Hälfte der befragten CFOs sehen im Abrechnungsprozess noch deutliche Optimierungspotenziale. Auch Mahnungen und Inkassobriefe werden bei fast 50 Prozent der Unternehmen noch manuell erstellt. Das kann die Liquidität negativ beeinflussen. Warum Finanzvorstände jetzt verstärkt auf digitale Lösungen und KI setzen müssen, erklärt Jonas Suijkerbuijk, CEO vom schwedischen FinTech Billogram.

Die Erstellung von Rechnungen gehört in Finanzabteilungen zur Routine. Doch genau in diesem Vorgang verstecken sich Zeitfresser, wie eine aktuelle Umfrage ergab. Befragt wurden Chief Financial Officers von Unternehmen in Schweden aus den Branchen Energie, Telekommunikation und Breitband sowie Mobilität und Parken. Die Umfrage wurde durch das Marktforschungsinstitut Novus im Auftrag des schwedischen FinTechs Billogram durchgeführt. Ziel war es, herauszufinden, welche Aufgaben die CFOs in Schweden als besonders zeitaufwendig empfinden und welche sie am liebsten automatisieren würden. Das Ergebnis: Fast jeder vierte Befragte berichtet, dass ein Rechnungsdurchlauf mindestens drei Tage in Anspruch nimmt. In einigen Unternehmen dauert der Prozess bis zu einer Arbeitswoche. Zusätzlich dazu nennen die CFOs Tätigkeiten wie Budgetierung, Prognosen, Reporting und Analyse als die zeitintensivsten Aufgaben. Doch woran liegt das? „Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass viele Unternehmen noch manuelle Prozesse nutzen“, analysiert Jonas Suijkerbuijk, CEO und Gründer von Billogram. Das gaben auch knapp 80 Prozent der befragten Finanzvorstände an. Seit 14 Jahren arbeitet das schwedische FinTech mit Unternehmen zusammen, um digitale Lösungen für Abrechnungsprozesse zu schaffen. Dafür werden individuelle Plattformen entwickelt. Mit Hilfe von KI können so Prozesse automatisiert, mehr Effizienz und weniger Fehleranfälligkeit implementiert werden. Was bedeuten diese Umfrageergebnisse für Deutschland? Seit der Einführung der E-Rechnung haben sich zwar die Prozesse in den vielen Finanzabteilungen bereits digitalisiert, dennoch sieht Suijkerbuijk vor allem beim Thema der Automatisierung noch Nachholbedarf. Eine weitere Rolle spielen Mahn- und Inkassoprozesse. Knapp die Hälfte der befragten Unternehmen sieht diese als eine der zeitintensivsten Aufgaben an. Weiteres Potenzial sieht der Experte außerdem bei dem Einfluss der Finanzabteilungen auf die Kundenzufriedenheit. Suijkerbuijk erklärt, warum eine API-Integration als Hebel für die Automatisierung funktionieren kann und mit welchen weiteren Strategien CFOs die Arbeit der Finanzabteilungen effizienter gestalten können.

Zufriedenheit der CFOs steigt bei schneller Rechnungsstellung

„Aus der Umfrage ging hervor, dass die Zufriedenheit der Finanzabteilungen, in denen Rechnungsprozesse automatisiert sind, höher ist als bei denen, die noch auf manuelle Prozesse setzen“, erklärt Suijkerbuijk. Doch warum haben noch nicht alle die Automatisierung umgesetzt? Knapp sechs von zehn unzufriedenen CFOs nennen veraltete IT-Systeme und mangelnde Systemintegration als Haupthindernisse. Auch in Deutschland sehen fast 70 Prozent der CFOs festgefahrene Unternehmensstrukturen als Ursache für die langsame digitale Transformation.[1] Der Experte erklärt: „Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren wollen, ist es zentral, standardisierte Schnittstellen zu schaffen, die eine nahtlose Systemintegration ermöglichen.“ Die sogenannte API-Integration schafft die Interaktion mit unterschiedlicher Software und das in Echtzeit. So kann langfristig eine Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses geschaffen und somit die Zufriedenheit der Finanzabteilungen nachhaltig gesteigert werden.

Mahn- und Inkassoprozesse nehmen die meiste Zeit in Anspruch

Nach der Rechnungsstellung sind CFOs auch unzufrieden mit der Zahlungserinnerung, die sich negativ auf die Unternehmenseffizienz auswirkt. „Fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer gab an, dass Mahnungen zu den zeitintensivsten Aufgaben in ihrer Abteilung gehören“, berichtet der Experte. Weniger als 50 Prozent der schwedischen Unternehmen haben ihre Mahn- und Inkassoprozesse automatisiert. In Deutschland sehen über die Hälfte der Finanzvorstände ihre Abteilungen unter einem ähnlich großen Effizienzdruck.[2]  Suijkerbuijk warnt: „Langsame Mahnprozesse können in Unternehmen für verspätete Zahlungseingänge sorgen und somit den Cashflow negativ beeinflussen.“ Fast 40 Prozent der Finanzvorstände möchten verspätete Zahlungen vermeiden und deshalb auf proaktive Kommunikation mit ihren Kunden setzen. „Viele Unternehmen haben hierfür bereits das Potenzial erkannt, dass in KI und Machine Learning steckt“, berichtet Suijkerbuijk. Diese Technologien übernehmen die Analyse der Daten und treffen Vorhersagen, die wichtig für die Prognosen sind.

CFO-Einfluss auf die Kundenzufriedenheit und der Wunsch nach mehr Digitalisierung

Mahnungen und Inkassobriefe wirken sich auch auf die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden aus. Fast 30 Prozent der Umfrageteilnehmer nannten keine konkrete Veränderungsmaßnahme in ihrer Arbeit, die sich positiv auf ihre Kunden auswirken würde. „Dies deutet darauf hin, dass viele CFOs normalerweise nicht darüber nachdenken, welche Auswirkungen ihre Prozesse auf das Kundenerlebnis haben“, berichtet Suijkerbuijk. Er fährt fort: „Dabei ist die Rechnung häufig der einzige regelmäßige Kontaktpunkt und somit der Schlüssel zu einer langfristigen Bindung.“ Kunden in Deutschland wünschen sich ebenso einen reibungslosen und vor allem digitalen Zahlungsablauf. „Durch die Optimierung der Rechnungsstellung wird somit nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit beeinflusst“, so Suijkerbuijk. Damit steht für CFOs laut der Umfrage im Jahr 2025 ein Ziel an erster Stelle: die Optimierung interner Abläufe mithilfe von KI und Digitalisierung, dicht gefolgt von dem Wunsch nach konkreten Kosteneinsparungen.  Suijkerbuijk erklärt: „Viele Finanzabteilungen in Schweden und Deutschland wünschen sich Funktionen, die Routineprozesse vereinfachen. Mit dem gezielten Einsatz der Automatisierung bieten sich hier neue Möglichkeiten.“

[1] https://www.pwc.de/de/im-fokus/finance-transformation/die-neue-rolle-des-cfo-im-mittelstand.html

[2] https://www.pwc.de/de/im-fokus/finance-transformation/die-neue-rolle-des-cfo-im-mittelstand.html

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