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Der elektronische Datenaustausch – kurz EDI für Electronic Data Interchange – hat die Unternehmenskommunikation verändert und ermöglicht reibungslose B2B-Transaktionen. Die Nutzung von Dokumenten in Papierform wird durch EDI mit standardisierten elektronischen Formaten bei Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen ersetzt. Unternehmen, die EDI etablieren, können Zeit und Kosten sparen, ihre Effizienz verbessern und Fehler reduzieren.

Das ist EDI

Am Anfang steht die Frage: Was ist EDI eigentlich genau? Kurz gesagt steht EDI für den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs werden standardisierte Formate genutzt, die dafür sorgen, dass Prozesse unabhängig von den individuell in den Unternehmen eingesetzten IT-Systemen reibungslos stattfinden können. Zu den am häufigsten genutzten EDI-Standards gehören EDIFACT, ANSI X12, VDA oder TRADACOMS. Theoretisch kann der Empfänger die übertragenen Daten direkt in seinem System weiterverarbeiten, ohne diese manuell umformen zu müssen. Da es mehrere unterschiedliche Standardformate für die elektronische Datenübertragung gibt, kann jedoch eine Übersetzung von einem Format in ein anderes notwendig sein.

So funktioniert die elektronische Datenübertragung

Für den elektronischen Datenaustausch werden Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen im ERP-System des Unternehmens erzeugt. Im Exportformat werden die erzeugten Daten automatisch bereitgestellt und in regelmäßigen Abständen exportiert. Ein EDI-Dienstleister holt die Daten ab. Sie werden in ein einheitliches EDI-Format konvertiert. Dieses Format kann vom Geschäftspartner vorgegeben sein. Der EDI-Dienstleister auf der Empfängerseite nimmt die Daten an und überführt sie in ein Format, das für das Empfänger-ERP-System lesbar ist. Anschließend werden die Daten in das System importiert. Die einzelnen Schritte laufen in einer hohen Geschwindigkeit ab, so dass die Daten dem Empfänger bereits unmittelbar nach dem Versand bereitstehen.

Die Vorteile von EDI auf einen Blick

Unternehmen, die den elektronischen Datenaustausch nutzen, profitieren von mehreren Vorteilen:

  • Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für Fehler, wie sie bei der manuellen Eingabe entstehen können.
  • Zeitersparnis: Dokumente werden durch EDI in Sekundenschnelle übertragen und können sofort weiterverarbeitet werden.
  • Kostensenkung: Kein Papier, kein Porto – Kosten für analoge Ressourcen entfallen.

Vor allem Unternehmen in Branchen, die ein hohes Aufkommen an standardisierten Dokumenten haben, profitieren vom Einsatz des elektronischen Datenaustauschs. Dazu gehören Unternehmen aus der Logistik und der Industrie, aber auch der Einzel- und Onlinehandel. EDI spielt eine entscheidende Rolle bei der Steuerung von Lieferketten und bei Transportaufträgen.

Herausforderungen beim Einsatz

Wer EDI in seinem Unternehmen etablieren will, muss ein paar Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört die Wahl eines geeigneten EDI-Anbieters bzw. -Dienstleisters, der zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passt. Darüber hinaus ist das System nur so gut wie die Menschen, die mit ihm arbeiten. Mitarbeiter müssen entsprechend geschult und auf den Umgang mit der elektronischen Datenübertragung vorbereitet werden. Zudem ist die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards essentiell, denn beim elektronischen Austausch von Daten werden zum Teil sensible Informationen übertragen.

EDI ist mehr als ein Trend. Der elektronische Datenaustausch entwickelt sich stetig weiter. So werden künftig das maschinelle Lernen und KI EDI vermehrt beeinflussen und Prozesse noch stärker automatisieren. Unternehmen, die sich rechtzeitig mit EDI und den Möglichkeiten, die die elektronische Datenübertragung schafft, auseinandersetzen, können sich Wettbewerbsvorteile sichern.

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