Robin Schmeisser, Fabasoft Contracts-Geschäftsführer ©Fabasoft
Das Softwareunternehmen Fabasoft Contracts baut die Zusammenarbeit mit Mindbreeze aus und integriert neue KI-Funktionen in sein digitales Vertragsmanagement: Die automatisierte Vertragsprüfung sowie die integrierte Chat-Funktion mit Dokumenten ermöglichen es, Vereinbarungen effizienter zu verwalten und so operative Kosten zu senken.
„Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig“, sagt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. „Künstliche Intelligenz bietet Unternehmen die Chance, diese Prozesse grundlegend weiterzuentwickeln.“ Fabasoft Contracts gehört zu den europaweit führenden Anbietern von digitalem Vertragsmanagement. Die cloudbasierte Software optimiert den gesamten Lebenszyklus von Vertragsdokumenten – von der digitalen Erstellung über die Signatur bis hin zur laufenden Verwaltung und Archivierung.
„Der Schlüssel zum maximalen Nutzen der KI liegt in ihrem gezielten Einsatz: Dort, wo sie präzise Ergebnisse liefert und signifikante Effizienzgewinne ermöglicht“, betont Schmeisser. „Unternehmen profitieren am meisten, wenn sie ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren, statt nur Teilaspekte zu automatisieren.“
Verträge automatisiert auf Compliance prüfen
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende gesetzliche sowie interne Vorgaben umzusetzen. „Besonders bei neuen Vorschriften wie dem Lieferkettengesetz, der DSGVO oder DORA, ist KI ein wertvolles Tool, um Ressourcen zu schonen und Risiken zu vermeiden“, betont Schmeisser. „Mit KI-gestützten Prüfkatalogen lassen sich sowohl einzelne Verträge als auch der gesamte Vertragsbestand auf verschiedenste Aspekte hin kontrollieren – beispielsweise auf definierte K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln. Manuelles Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten entfällt damit.“
Nach der Analyse bereitet das System die Bewertungen inklusive der identifizierten Inhalte übersichtlich auf. Bei Handlungsbedarf erstellt die Software automatisch die notwendigen Ergänzungsvereinbarungen auf Basis der Klauselbibliothek und startet optional die definierten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive integrierter digitaler Signatur. Externe Partner sind direkt in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden.
Bewährte Prüfkataloge umfassen beispielsweise NDAs sowie IKT-Verträge für DORA-Compliance.
Mit Verträgen „chatten“
Vor allem bei umfangreichen Vertragsakten und -dokumenten erfordert die Informationsgewinnung viel Zeit. „Die neue Chat-Funktion liefert Verantwortlichen schnelle Antworten zu ihren Vereinbarungen und reduziert damit ihren Arbeitsaufwand spürbar“, so Schmeisser. User können per natürlicher Sprache mit einem oder mehreren Verträgen gleichzeitig interagieren und diese auf semantischer Ebene verstehen. Die KI liefert dank Large Language Model (LLM) in wenigen Sekunden die passende Antwort aus den Vertragsinhalten inklusive nachvollziehbarer Quellenangabe.
„Künstliche Intelligenz ist für manche Aufgaben und Anwendungsbereiche deutlich besser geeignet als wir Menschen. Aufgaben, wie das Erkennen von Mustern, die Beantwortung von Fragen oder das Ableiten von Handlungsempfehlungen können perfekt automatisiert werden. Mindbreeze liefert mit ihren Insight Services wie Retrieval Augmented Generation die technologische Basis für die KI-Funktionalitäten in Fabasoft Contracts“, ergänzt Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze.
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