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Zum 1. Januar 2025 treten in Deutschland mehrere Gesetzesänderungen in Kraft, die für Unternehmen, insbesondere im Bereich Human Resources (HR), von Bedeutung sind und eine verstärkte Digitalisierung erfordern.
Eine der wichtigsten Neuerungen betrifft digitale Arbeitsverträge. Mit dem Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) wird es Arbeitgebern ermöglicht, Arbeitsverträge und Vertragsänderungen in Textform, beispielsweise per E-Mail, abzuschließen. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr zwingend erforderlich. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich und vereinfacht die Vertragsgestaltung. Ausnahmen bestehen jedoch für befristete Arbeitsverträge und bestimmte Branchen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko.
Eine weitere bedeutende Änderung betrifft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Obwohl diese bereits 2023 eingeführt wurde, erfolgen zum Jahreswechsel 2024/2025 Verbesserungen in der Darstellung und Kommunikation. Arbeitgeber werden beispielsweise informiert, wenn spezielle Fälle nicht vollständig digital übermittelt werden können. Dies stellt sicher, dass Unternehmen stets auf dem aktuellen Stand sind und keine relevanten Informationen zu Krankmeldungen ihrer Mitarbeiter verpassen.
Auch die steigenden Anforderungen an digitale Barrierefreiheit wirken sich auf den HR-Bereich aus. Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das im Juni 2025 in Kraft tritt, müssen digitale Produkte und Dienstleistungen barrierefrei gestaltet sein. Dies betrifft insbesondere interne HR-Portale, Bewerbungsprozesse sowie digitale Schulungsangebote. Unternehmen sollten frühzeitig Maßnahmen zur Umsetzung der Barrierefreiheit ergreifen, um rechtlichen Risiken vorzubeugen und allen Mitarbeitern einen uneingeschränkten Zugang zu relevanten Informationen zu ermöglichen.
Darüber hinaus gibt es Anpassungen im Mindestlohn sowie bei Minijobs, die ebenfalls Auswirkungen auf die Personalverwaltung haben. Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2025 auf 12,82 Euro pro Stunde. Gleichzeitig wird die Verdienstgrenze für Minijobber auf 556 Euro pro Monat angehoben. Unternehmen müssen ihre Lohnabrechnungssysteme entsprechend anpassen, um die neuen Vorgaben einzuhalten und eine rechtskonforme Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
Diese Entwicklungen verdeutlichen, dass die Digitalisierung im HR-Bereich für Unternehmen unumgänglich geworden ist. Eine effektive und effiziente ERP-Lösung bietet hier die passende Antwort. Mit einer ERP-Software lassen sich Personalprozesse zentral steuern und gesetzliche Änderungen unkompliziert umsetzen.
Digitale Arbeitsverträge können durch eine ERP-Lösung nicht nur erstellt, sondern auch verwaltet und archiviert werden. Dadurch wird die Administration vereinfacht und die Compliance gewahrt. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann nahtlos in die digitale Personalakte integriert werden, wodurch eine automatisierte Benachrichtigung relevanter Stellen erfolgt und der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Die Einhaltung von Barrierefreiheitsanforderungen lässt sich durch moderne ERP-Systeme unterstützen, indem diese benutzerfreundliche und zugängliche Oberflächen bieten. Zudem können aktuelle Gehaltsstrukturen und Arbeitszeitmodelle direkt in der Software hinterlegt werden, sodass Lohnabrechnungen stets den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Unabhängig von gesetzlichen Änderungen bietet eine ERP-Lösung im HR-Bereich weitere Vorteile. Alle relevanten Mitarbeiterdaten können zentral gespeichert werden, was den Zugriff erleichtert und die Datenintegrität erhöht. Wiederkehrende Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubsverwaltung oder Zeiterfassung lassen sich automatisieren, wodurch Fehler reduziert und Ressourcen geschont werden. Echtzeit-Analysen und Berichte unterstützen bei strategischen Entscheidungen und erhöhen die Transparenz im Unternehmen. Gleichzeitig profitieren Mitarbeiter von Self-Service-Funktionen, die es ihnen ermöglichen, eigenständig auf ihre Daten zuzugreifen, Anträge zu stellen oder Informationen zu aktualisieren, wodurch die HR-Abteilung entlastet wird.
Diese Beispiele verdeutlichen nur einige der vielen Möglichkeiten, die eine leistungsfähige ERP-Software im Bereich HR bietet. Doch nicht nur das Personalmanagement profitiert von einer solchen Lösung. Auch in anderen Unternehmensbereichen sorgt eine moderne ERP-Software für effizientere Abläufe, verbesserte Datenverarbeitung und eine insgesamt gesteigerte Produktivität. Ein integriertes System schafft durchgängige Prozesse und unterstützt Unternehmen dabei, sich langfristig wettbewerbsfähig aufzustellen.
Die SOU AG ist ein erfahrener Anbieter von ERP-Software für kleine und mittelständische Unternehmen und hat mit ihrer umfassenden Expertise bereits zahlreiche Kunden bei der Einführung von ERP-Systemen begleitet. Mit maßgeschneiderten Lösungen und dank eines breiten Portfolios an voll eingebundenen Partnermodulen unterstützt die SOU AG ihre Kunden im Angesicht der Anforderungen der neuen Gesetze und darüber hinaus. Interessierte Unternehmen können sich für eine unverbindliche Beratung an die SOU AG wenden, um die passende ERP-Lösung für ihre individuellen Anforderungen zu finden.
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