Ulrich Jänicke, Gründer und CEO von aconso ©aconso

Strukturen im Wandel: So verändert Digitalisierung das Personalwesen

Digitale Transformation betrifft mehr als die Umstellung analoger Abläufe. HR-Abteilungen müssen sich organisatorisch, technologisch und kulturell neu aufstellen. Stefanie Krenauer (Senior Manager HRIT Europe bei Daiichi Sankyo) zeigte in ihrer Keynote, wo die aktuellen Herausforderungen liegen. Internationale HR-Landschaften leiden häufig unter fehlender Standardisierung, hohem manuellem Aufwand und unstrukturierten Datenbeständen. 

Gleichzeitig wurden praxisnahe Lösungsansätze aufgezeigt. Sechs zentrale Handlungsfelder helfen Unternehmen dabei, digitale Strukturen effizient und sicher umzusetzen: 

  1. Technologische Infrastruktur: Skalierbare und global einsetzbare Tools sind notwendig, um Prozesse zu standardisieren und Innovation zu ermöglichen. Sie schaffen Verbindungen zwischen Standorten und legen die Basis für automatisierte Abläufe. 
  2. Datenschutz und Sicherheit: Der Umgang mit sensiblen Personaldaten erfordert klare Zugriffsrechte. Nur so lassen sich internationale Sicherheitsanforderungen erfüllen und Vertrauen aufbauen. 
  3. Datenmanagement: Strukturierte und konsistente Daten bilden die Grundlage für digitale Prozesse. Sie ermöglichen aussagekräftige Analysen, fundierte Entscheidungen und eine nahtlose Integration in Folgesysteme. 
  4. Automatisierung von Abläufen: Wiederkehrende Prozesse lassen sich vereinheitlichen und beschleunigen. Das entlastet die HR-Abteilung und reduziert Fehlerquellen. 
  5. Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Self-Services sorgen dafür, dass Mitarbeitende und Führungskräfte HR-Prozesse selbstständig nutzen können. Der manuelle Aufwand sinkt, Abläufe werden schneller. 
  6. Change-Management: Technologie allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende neue digitale Strukturen akzeptieren und aktiv nutzen. Kommunikation, Schulung und Unterstützung sind dafür unerlässlich. 

Zusammenarbeit gestalten: HR und IT als Treiber der Transformation

Eine erfolgreiche Digitalisierung im Personalbereich gelingt nur gemeinsam mit der IT. Das wurde auch in der Podiumsdiskussion mit Jürgen Mechler (Program Lead HR Transformation Technology bei Grenke) und Patrick Martin (Head of IT Applications bei Wörwag Pharma) deutlich. Beide betonten, wie wichtig abgestimmte Prozesse und ein gemeinsames Zielbild sind. Nur wenn beide Bereiche partnerschaftlich zusammenarbeiten, kann nachhaltiger Wandel entstehen. 

Dabei geht es nicht darum, Menschen durch Technologie zu ersetzen. Vielmehr schafft die Digitalisierung Freiraum für persönliche Interaktion. Gleichzeitig verändern sich die Anforderungen an HR-Fachkräfte spürbar. Datenkompetenz, Prozessverständnis und Kommunikationsfähigkeit sind Schlüsselkompetenzen für die Zukunft. 

Potenziale erkennen: Wo Digitalisierung im Alltag ansetzt

In Breakout-Sessions beurteilten 30 HR-Fachkräfte den Stand der Digitalisierung in ihren Unternehmen. Das Bild war differenziert: Während Gehaltsnachweise und Performance-Reviews vielerorts bereits digital laufen, besteht in anderen Bereichen großer Nachholbedarf. 

Manuelle Prozesse dominieren weiterhin bei Offboarding, Arbeitszeitänderungen, Dokumenteneinreichung, Beschäftigungsnachweisen und Compliance-Prüfungen. Hier liegt ein erhebliches Automatisierungspotenzial, das bisher nicht ausgeschöpft wird. 

Daten gezielt nutzen: Kennzahlen sinnvoll in Entscheidungen einbinden 

Automatisierung ist nur ein Aspekt der digitalen Transformation. Der bewusste Umgang mit Daten gewinnt zunehmend an Bedeutung. HR-Abteilungen verwalten große Datenmengen – von Recruiting über Weiterbildung bis hin zu Fluktuationsraten. Doch erst durch gezielte Auswertung entstehen strategische Mehrwerte. Mithilfe relevanter KPIs und übersichtlicher Dashboards können Entwicklungen sichtbar gemacht und Entscheidungen fundiert getroffen werden. 

„KPIs sind nicht einfach nur Zahlen“, erklärt Ulrich Jänicke, CEO von aconso. „Sie zeigen, dass HR den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich vorantreibt und die organisatorischen Prozesse verbessert.“ Diese Kennzahlen erhalten dadurch nicht nur operative, sondern auch strategische Relevanz – besonders auf Managementebene. Entscheidend ist, sie im richtigen Kontext zu interpretieren. 

Digitale HR-Transformation: die Weichen richtig stellen

Der digitale Wandel eröffnet neue Möglichkeiten im Personalwesen. Damit aus technischen Lösungen echter Fortschritt wird, braucht es klare Entscheidungen und ein bewusstes Gestalten der Rahmenbedingungen. 

Unternehmen, die operative Anforderungen ebenso ernst nehmen wie den kulturellen Wandel, erfüllen nicht nur ihre Pflicht. Sie nutzen die Kür, um HR zukunftsfähig aufzustellen – mit Strukturen, die Transparenz schaffen, Prozesse vereinfachen und Orientierung geben. 

Weitere Informationen unter: https://www.aconso.com/en.

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