Laut einer Umfrage von Gartner planen 38 Prozent der Unternehmen den Einsatz von Hyperautomation, 10 Prozent sind bereits in der Entwicklungsphase. (Quelle: GBTEC)



Hyperautomation ist ein Quantensprung über die klassische Automatisierung hinaus. Sie vereint unterschiedliche Technologien, um die Effizienz von Geschäftsprozessen radikal zu verbessern. Dafür nutzt sie ein umfassendes Ökosystem aus Werkzeugen und Plattformen, die jedoch perfekt ineinandergreifen müssen, damit sich Prozesse durchgängig und über die gesamte Lieferkette hinweg automatisieren lassen.

Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt die Hyperautomation – auch als Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bezeichnet – zunehmend an strategischer Bedeutung. Im Gegensatz zum traditionellen Workflow-Management, das sich wiederholende Aufgaben durch den Einsatz von Software, Robotik oder anderen Technologien automatisiert, integriert Hyperautomation verschiedene Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI), Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) sowie Low-Code- und No-Code-Plattformen in einem interagierenden Ökosystem. Damit lassen sich vollständige End-to-End-Prozesse automatisiert steuern – die nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern selbstständig denken, lernen und sich an veränderte Bedingungen anpassen. Eine Umfrage von Gartner hat ergeben, dass RPA mit 72 Prozent die mit Abstand am häufigsten verwendete Automatisierungstechnologie ist, gefolgt von KI (62 Prozent), Chatbots (58 Prozent), ML (53 Prozent ) sowie Low Code und No Code (30 Prozent).

Besteht das Ziel von Automation darin, Geschäftsprozesse, Aufgaben und Workflows mithilfe von Software zu automatisieren und manuelle Aufgaben wie das Sammeln von Daten, das Ausfüllen komplexer Formulare oder die Verwaltung großer Datenmengen an Maschinen abzugeben, geht die Hyperautomation einen Schritt weiter. Durch Integration komplexer Technologien und Einsatz der richtigen Werkzeuge können Prozessverantwortliche ihre automatisierten Workflows jetzt so weit beschleunigen und optimieren, wie es möglich und sinnvoll ist.

Nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich für eine Automatisierung

Klassische Prozessautomation und Workflow-Management sind seit fast drei Jahrzehnten im Einsatz und strukturieren Arbeitsabläufe ähnlich wie an einem Fließband. Nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich jedoch für eine Automatisierung. Voraussetzung ist, dass der Prozess regelmäßig durchlaufen wird und sich in standardisierbare Schritte mit häufig wiederkehrenden Abläufen aufteilen lässt. Typische Prozesse sind beispielsweise Rechnungsstellung, Stammdatenpflege oder Freigaben. Der Prozess sollte außerdem mehrere Beteiligte einbinden. Prozesse mit geringer Fallzahl oder hohem Individualisierungsgrad bieten dagegen nur ein begrenztes Automatisierungspotenzial.

Moderne BPM-Tools wie BIC Process Design beschleunigen die Automatisierung von Prozessen mittels KI-generierter Optimierungsvorschläge. (Quelle: GBTEC)

Automatisierungspotenzial identifizieren

Der wichtige erste Schritt für jede Art von erfolgreicher Hyperautomation im Unternehmen ist die präzise Analyse bestehender Prozesse. Eine moderne BPM-Software (Business Process Management) visualisiert zuerst den realen IST-Prozess, definiert mittels KI-generierter Vorschläge den optimierten Soll-Prozess und zeigt über eine Fit-Gap-Analyse notwendige Anpassungen auf. Neben den eigentlichen Bearbeitungszeiten geht es hier auch darum, Prozessverzögerungen, die durch Wartezeiten entstehen, zu identifizieren und gezielt zu reduzieren. In einem automatisierten Workflow werden daher nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch die Zeitabstände zwischen den Prozessschritten überwacht. Bei Fristüberschreitung wird ein Alarm ausgegeben.  

Mit den richtigen Werkzeugen auf die nächste Automatisierungsstufe

Einer Hyperautomations-Strategie muss immer eine umfassende Erhebung der Prozesslandschaft vorausgehen. Für neu zu entwickelnde Prozesse können Prozessingenieure bereits in der Modellierungsphase sogenannte „Hyperautomation-Marker“ definieren, welche Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigen. Bestehende Prozesse lassen sich mittels Monitoring-Software wie Process Mining auf Engpässe, lange Wartezeiten oder übermäßige Prozessschleifen untersuchen. Besonders bewährt hat sich der Einsatz einer KI-gestützten BPM-Software. Auf Basis bewährter Best Practices schlägt sie optimierte Prozessvarianten und Automatisierungsansätze vor, die unmittelbar übernommen werden können.

Im nächsten Schritt werden die Workflows auf einer geeigneten Automatisierungsplattform, (beispielsweise BIC Process Execution) bereitgestellt, durch Integration von Chatbots, KI- und No Code-Technologien automatisiert und durch Kombination mit weiteren Technologien wie RPA auf die nächste Automatisierungsstufe gebracht. Ob ein Unternehmen die Hyperautomation voll ausschöpfen kann, hängt vor allem von der Auswahl passender Werkzeuge und deren Zusammenspiel ab. Um Aufgaben ohne menschliches Eingreifen zu bearbeiten und weiterzugeben, müssen die einzelnen Technologien so miteinander vernetzt sein, dass sie Daten reibungslos austauschen können. Greifen die Systeme nicht lückenlos ineinander, wird das Ziel einer durchgängigen, maschinengestützten Prozessausführung nicht erreicht.

Automatisierungspotenzial bei leichtgewichtigen und standardisierten Prozessen

Das größte Potenzial für eine Automatisierung besteht derzeit im Bereich leichtgewichtiger und standardisierter Prozesse, etwa bei der Verarbeitung von Kundenanfragen, Bestellfreigaben oder der Bearbeitung interner Genehmigungsprozesse. Branchenübergreifend zeigen sich vor allem in der Finanzwirtschaft, im Gesundheitswesen und in der Fertigungsindustrie vielversprechende Einsatzfelder. Auch in ERP-Systemlandschaften finden sich häufig Prozessbrüche. Es kommt beispielsweise nicht selten vor, dass ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot in einem ERP-System erstellt, die Preise dann in Excel kalkuliert und sie anschließend manuell zurück ins ERP-System überträgt. Solche Medienbrüche bergen Fehlerquellen und bremsen die Effizienz. Durch die Hyperautomatisierung ist dagegen ein ganzheitlicher Ansatz möglich, bei dem Prozesse von Anfang bis Ende ohne Unterbrechung orchestriert werden und die manuelle Datenübertragungen zwischen einzelnen Systemmodulen und externen Anwendungen überflüssig macht.

Große Kosteneinsparungen durch Hyperautomatisierung

Trotz vorhandener technologischer Reife werden intelligente Automatisierungslösungen in den meisten Firmen bislang noch nicht flächendeckend eingeführt. Laut einer Gartner-Befragung (1) unter 300 Führungskräften aus dem Technologiesektor gaben im Jahr 2023 rund 57 Prozent der Unternehmen an, im Bereich Hyperautomation derzeit keine konkreten Maßnahmen zu verfolgen. Allerdings lehnen nur 5 Prozent den Einsatz von Hyperautomation grundsätzlich ab,19 Prozent befinden sich in der Umsetzungsphase und 38 Prozent in der Planung.

Hyperautomation wird zur Überlebensfrage

Bereits 2021 hat Gartner Hyperautomation als einen der zehn wichtigsten strategischen Technologietrends identifiziert (2), der sich laut Gartner Research Vice President Fabrizio Biscotti längst „von einer Option zu einer Überlebensfrage verlagert hat.“ Damit Unternehmen jedoch mit Hyperautomation erfolgreich sein können, ist neben der reinen Automatisierung einzelner Aufgaben vor allem die übergreifende Orchestrierung von großer Bedeutung. Unternehmen sollten sich daher neben einer geeigneten Automatisierungsstrategie Stück für Stück auch einen sinnvollen Mix an Werkzeugen zusammenstellen. Denn nur Unternehmen, die eine genaue Vorstellung haben, wie sie ihre End-to-End-Prozesse effizient orchestrieren, werden durch Hyperautomation letztlich einen starken Wettbewerbsvorteil erzielen und sich im Wettbewerb behaupten können.

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Quellen:
1: https://www.gartner.com/en/documents/4599899
2: https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-04-28-gartner-forecasts-worldwide-hyperautomation-enabling-software-market-to-reach-nearly-600-billion-by-2022
3. Arvato Systems

Autor:

Gregor Greinke ist ein wahrer Pionier im Bereich KI-gestützte Business-Transformation. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat er Fortune 500-Unternehmen und international agierende KMUs bei der Gestaltung, Analyse und Optimierung ihres IT- und Prozessportfolios begleitet. Mit der Gründung von GBTEC im Jahr 2005 hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management, Enterprise Architecture Management und Governance, Risk und Compliance etabliert. https://www.gbtec.com/

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