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Immer mehr geschäftliche Prozesse werden digitalisiert und über die Cloud abgewickelt. Das liegt daran, dass für Unternehmen zahlreiche Vorteile entstehen, zu denen unter anderem eine Steigerung der Effizienz zählt. Die Lohnabrechnung gehört zu den Unternehmensbereichen, die besonders von einer Abwicklung über die Cloud profitieren.

Reduzierung des Ressourcenbedarfs

Zu den größten Vorteilen der Lohnabrechnung in der Cloud zählt der geringere Bedarf an Ressourcen. Eine Digitalisierung der Lohnabrechnung führt dazu, dass zahlreiche kostenintensive Arbeitsschritte entfallen. Zu diesen zählen unter anderem:

  • Ausdrucken und Sortieren von Belegen
  • Frankierung und Versand von Briefen
  • Manuelle Berechnung von Löhnen und Gehältern
  • Verwaltung von papierbasierten Personalakten

Ein geringerer Ressourcenbedarf wirkt sich positiv auf die Kostenstruktur aus. Schließlich müssen Unternehmen relevante Dokumente nicht mehr ausdrucken und von Mitarbeitern manuell sortieren lassen. Stattdessen sorgen moderne Cloud-Lösungen dafür, dass sämtliche Dokumente digital zur Verfügung stehen und in entsprechenden digitalen Ordnern archiviert werden, sodass diese mit wenigen Klicks auffindbar sind. Auf diese Weise entsteht kein Ordnerchaos mehr und Mitarbeiter können sich wieder strategischen Aufgaben widmen, statt sich mit dem Abheften von Dokumenten zu beschäftigen. Das reduziert die Personalkosten deutlich. Zudem fallen keine Kosten für Papier, Drucker sowie Porto an.

Zugriff auf Echtzeitdaten

Ein wesentlicher Vorteil der Lohnbuchhaltung in der Cloud besteht darin, dass sich Daten in Echtzeit übermitteln lassen. Auf diese Weise haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf sämtliche relevanten Daten, ohne diese vorher einholen zu müssen. Das führt zu einer Verkürzung der Kommunikationswege innerhalb von Unternehmen und wirkt sich positiv auf die Effizienz aus. Führungskräfte haben durch den Zugriff auf Echtzeitdaten die Entwicklung von wichtigen Kennzahlen genau im Blick. Zu diesen zählen unter anderem:

  • Umsatz
  • Gewinn
  • Lohnkosten
  • Fehlzeiten
  • Fluktuationsrate
  • Überstundenquote

Wenn Mitarbeiter stets Zugriff auf aktuelle Daten haben, verbessert dies die Kommunikation innerhalb von Teams. Das liegt daran, dass weniger Missverständnisse entstehen, wenn Mitarbeiter die gleichen Datensätze einsehen können. Zudem entsteht ein geringerer Abstimmungsaufwand.

Minimierung der Fehleranfälligkeit

Wenn Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung nicht digitalisieren und über die Cloud abwickeln, müssen sie mit einer höheren Fehlerquote rechnen. Grund hierfür ist, dass durch die manuelle Eingabe durch Mitarbeiter aufgrund von Müdigkeit oder Unkonzentriertheit früher oder später Fehler entstehen. Die abzuführenden Steuern, Sozialabgaben sowie andere Abzüge werden somit falsch berechnet. Das kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung feststellt, dass zu geringe Abgaben geleistet wurden. Bei der Cloud-basierten Lohnbuchhaltung hingegen werden sämtliche Daten automatisch verarbeitet. Im Gegensatz zu der Eingabe durch Mitarbeiter macht das System keine Flüchtigkeitsfehler. Auf diese Weise lässt sich die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduzieren, sodass teure Strafen sowie Nachzahlungen vermieden werden. Zudem werden die Mitarbeiter entlastet und müssen weniger monotone Aufgaben erledigen, was sich in der Regel positiv auf die Zufriedenheit sowie die Motivation der Mitarbeiter auswirkt. Glückliche Mitarbeiter bleiben dem Unternehmen länger treu und es entsteht eine geringere Mitarbeiterfluktuation. Das führt langfristig zu großen Kostenersparnissen, wenn nicht regelmäßig neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen.

Auswirkungen auf die Umwelt

Wenn Lohnabrechnungen aufgrund der Digitalisierung nicht mehr ausgedruckt und versendet werden müssen, trägt dies zum Schutz der Umwelt bei. Insgesamt werden weniger Ressourcen verbraucht, was sich nicht nur positiv auf den ökologischen Fußabdruck auswirkt, sondern auch auf die anfallenden Kosten. Unternehmen profitieren somit doppelt von der Abwicklung der Lohnabrechnung über die Cloud. Schließlich lässt sich das Image der Marke verbessern, wenn das Unternehmen nachhaltig agiert. Der Aspekt der Nachhaltigkeit spielt für immer mehr Verbraucher eine wesentliche Rolle. Auch potenzielle Mitarbeiter können leichter von einer Anstellung überzeugt werden, wenn das Unternehmen als Arbeitgeber auftritt, der sich seiner Verantwortung gegenüber der Umwelt bewusst ist.

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