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Outsourcing ist eine übliche Praxis, um Kosten zu reduzieren und Geschäftsprozesse am Laufen zu halten. Im Rahmen des Outsourcings werden bestimmte Aufgaben, Jobs oder Geschäftsbereiche an Drittanbieter ausgelagert. Bevor sich Unternehmen für das Outsourcing entscheiden, gilt es ein paar wichtige Faktoren zu bedenken. Wir beleuchten im Folgenden 5 entscheidende Aspekte des Outsourcings, die dabei helfen, den Nutzen für das Unternehmen abzuwägen.

1.  Die Vorteile des Outsourcings

Es gibt viele gute Gründe für ein Unternehmen, sich für das Outsourcing bestimmter Aufgaben, Jobs oder Geschäftsbereiche zu entscheiden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

  • Mehr Zeit für die Konzentration auf das Kerngeschäft, vorhandene Stärken und die Ausarbeitung von Strategien.
  • Eine Steigerung der Effizienz durch eine Wahl von Outsourcing-Unternehmen oder Arbeitskräften, die auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert sind.
  • Outsourcing ermöglicht Kosteneinsparungen und erhöht damit das Kapital für Investitionen in andere Bereiche des Unternehmens.
  • Outsourcing verschafft einen besseren Zugriff auf Arbeitskräfte, Fachwissen und Einrichtungen, die sonst schwer zugänglich sind. Das wiederum kann zum Wettbewerbsvorteil werden.
  • Outsourcing sorgt für mehr Flexibilität und Agilität in Unternehmen. Das Unternehmen kann sich mit Hilfe von Outsourcing an saisonale Anforderungen, an aktuelle Marktbedingungen und an vorübergehende Herausforderungen anpassen.

2.  Die Nachteile von Outsourcing

Wer Aufgaben, Jobs oder ganze Unternehmensbereiche outsourct, überträgt einen Teil der Kontrolle über die Geschäftsprozesse an Dritte. Dies birgt Risiken. So kann es beim Outsourcing zu Problemen mit der Einhaltung von Terminen und Fristen kommen. Zudem können Vertraulichkeits- und Sicherheitsaspekte nicht den Erwartungen entsprechen. Statt größerer Flexibilität kann sich ein Outsourcing-Vertrag als zu starr erweisen, um auf akute Anforderungen reagieren zu können. Darüber hinaus machen sich Unternehmen durch das Outsourcing abhängig von der Firmenpolitik und vom Erfolg des Outsourcing-Dienstleisters. So kann es zu Problemen kommen, wenn das Outsourcing-Unternehmen sein Geschäft aufgibt oder keine guten Arbeitskräfte gewinnt. 

3.  An den Kosten sparen, nicht an der Qualität

Ein großer Vorteil des Outsourcings besteht in den Kostenersparnissen. Kosten können jedoch nur gespart werden, wenn das Outsourcing richtig angegangen wird. Viele Unternehmen entscheiden sich für Outsourcing, um Personal-, Infrastruktur- oder Verwaltungskosten zu reduzieren. Doch wer dabei nur auf den günstigsten Anbieter setzt, riskiert Qualitätseinbußen, versteckte Kosten und ineffiziente Prozesse. Geringere Kosten durch Outsourcing entstehen vor allem beim Offshore-Outsourcing durch niedrigere Lohnkosten im Ausland. Darüber hinaus spart Outsourcing Kosten, wenn es nur bei tatsächlichem Bedarf eingesetzt wird – so im Rahmen von saisonalen Arbeiten oder einzelner Projekte.

Es gibt jedoch Faktoren, die langfristig sogar Mehrkosten verursachen können. Dies kann passieren, wenn die Leistung des Dienstleisters nicht den Erwartungen entspricht und das Unternehmen qualitative Einbußen zu verzeichnen hat. Aus diesem Grund gilt es, den Dienstleister eingehend zu prüfen.

4.  Den passenden Dienstleister finden

Entscheidend für das erfolgreiche Outsourcing ist die Wahl des passenden Dienstleisters. Verschiedene Kriterien erleichtern die Wahl eines seriösen und zuverlässigen Anbieters. So sollten Erfahrungen und Reputationen des Dienstleisters recherchiert werden.

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Spezialisierung des Dienstleisters auf bestimmte Branchen oder Länder. So gibt es Anbieter, die sich gezielt auf IT-Outsourcing, Produktion oder Baugewerbe fokussieren. Auch Anbieter aus dem Ausland, die beispielsweise speziell polnische Arbeitskräfte vermitteln, konzentrieren sich auf die Fachkompetenz der von ihnen vermittelten Arbeitskräfte und bieten dabei in der Regel ausgesprochen wettbewerbsfähige Lohnstrukturen. Neben der Qualifikation der Arbeitskräfte sollten die technologische Ausstattung und die Arbeitsweise des Dienstleisters entscheidend sein, um Abläufe effizient zu gestalten. Wichtig ist darüber hinaus Flexibilität und Skalierbarkeit des Angebots.

5.  Rechtliche und vertragliche Aspekte berücksichtigen

Wer sich für das Outsourcing von Arbeitskräften, Jobs, oder Aufgaben entscheidet, sollte sich vorab mit den rechtlichen Bedingungen vertraut machen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie gesetzliche Vorgaben einhalten und alle im Rahmen des Outsourcings abgeschlossenen Verträge rechtskräftig und rechtlich abgesichert sind. Im Fokus steht hier das Arbeitsrecht. Darüber hinaus sind Datenschutz und Datensicherheit wichtige rechtliche Themen. Eindeutige und klar formulierte Verträge schützen alle Beteiligten und bilden die Basis für eine reibungslose Zusammenarbeit. Folgende Punkte sollte der Outsourcing-Vertrag berücksichtigen:

  • Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang und Aufgabenbereich des Dienstleisters
  • Ein Service Level Agreement (SLA) mit genauen Vorgaben zu Serviceniveau, Qualität, Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten
  • Angaben zu Haftungsfragen und Gewährleistungen
  • Regelungen zu Datensicherheit und Datenschutz
  • Angaben zu Vertragslaufzeit und Kündigungsklauseln

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