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In jeder Arztpraxis ist ein effizientes Organisationsmanagement von großem Vorteil. Dadurch können Zeit, Kosten und Arbeitsaufwand gespart und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Patienten deutlich gesteigert werden. Als Inhaber einer Praxis können Sie einige Dinge im Ablauf optimieren, die sich dann positiv auf die Planung auswirken. Werden diese Methoden etabliert, wird sich der Praxisalltag nachhaltig und auf lange Zeit verbessern.

1 – Rechnungen sinnvoll gestalten

Das Schreiben und Erstellen von Rechnungen benötigt oftmals viel Zeit und Arbeitsaufwand. Vor allem durch die E-Rechnung-Pflicht, die ab Januar 2025 gilt, befinden sich viele Arztpraxen im Umschwung. Um die Abrechnung beim Zahnarzt möglichst entspannt und effizient zu gestalten, können externe Unternehmen mit der Organisation beauftragt werden. So wird Ihnen und Ihrem Personal keine wertvolle Zeit geraubt und Sie haben einen zuverlässigen Partner, der sich um die Abrechnungsangelegenheiten kümmert.

Einige Praxen arbeiten auch mit einer automatischen Zahlungs- und Erinnerungsfunktion. So müssen Mahnungen nicht mehr händisch erstellt werden, sondern werden ganz automatisiert vom System verschickt.

2 – Terminplanung optimieren

Die Terminplanung beansprucht oftmals viel Zeit und Herumtelefonieren. Viele Patienten sind unzufrieden über lange Wartezeiten in der Telefonschleife und wünschen sich ein besseres System, um Termine auszumachen, abzusagen oder zu verschieben.

Mit einem System zur smarten und digitalen Terminplanung können sowohl Sie, als auch Ihre Patienten Termine planen und verwalten. Das verhindert das dauerhafte Klingeln des Telefons und spart Stress bei Ihrem Personal.

3 – Räume richtig nutzen

In vielen Praxen ist die Raumaufteilung und -nutzung nicht optimal gestaltet. Kleine Räume bleiben oftmals frei oder Sprechzimmer werden nicht effizient genutzt. Um das Patientenaufkommen ohne lange Wartezeiten zu managen, lohnen sich zwei Behandlungsräume. So kann einer vom Arzt genutzt werden, während der andere für den nächsten Patienten desinfiziert und bereitgestellt wird. Sie als Zahnarzt müssen dann nur noch den Raum wechseln, wenn Sie eine Behandlung abgeschlossen haben und müssen nicht darauf warten, dass Ihr Behandlungszimmer gereinigt wird.

Ein effektives Lager- und Materialien-Management kann Zeit und Geld sparen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viel und nicht zu wenig Lagerbestand haben, so kommt es zu keinen Engpässen, aber auch zu keiner Überfüllung der Lagerräumlichkeiten. Regelmäßige Bestandsaufnahmen im Lager sind sehr wichtig, damit immer alles, was für die Behandlungen benötigt wird, griffbereit ist.

4 – Effiziente Personalplanung

Kein Arzt merkt gerne, dass er viel zu viel oder deutlich zu wenig Personal eingeplant hat. Dann kommt es entweder dazu, dass ihre Mitarbeitenden einfach herumsitzen und sich langweilen oder dass es aufgrund von Arbeitskräftemangel zu Verzögerungen im Ablauf kommt. Auch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen können Sie sich hier zunutze machen und Schichten und Aufgabenverteilungen online planen.

Eine kluge Planung sollte sich immer am Aufgaben- und Patientenaufkommen orientieren. Stehen viele Termine an, planen Sie lieber ein paar Mitarbeiter mehr ein. Um den Ablauf reibungslos zu gestalten, ist auch eine feste Aufgabenzuschreibung von Vorteil. So weiß jeder, wo seine Verantwortung liegt und kann sich voll und ganz auf die ihm zugewiesene Aufgabe konzentrieren. Regelmäßige Fortbildungen und Schulung helfen Ihrem Praxispersonal dabei, ihr Wissen und Können auf dem neuesten Stand zu halten und die Kommunikation mit den Patienten zu verbessern.

5 – Praxis-Image pflegen

In Zeiten der Digitalisierung ist ein positives Praxis-Image das A und O. Nie zuvor war es für Patienten so leicht, verschiedene Praxen zu vergleichen und Vor- und Nachteile zu recherchieren. Zahnarztpraxen, die online mit einem positiven Feedback auffallen, bekommen in der Regel deutlich mehr Terminanfragen als andere. Aber auch wenn das Feedback mal schlecht ausfällt und Sie eine negative Bewertung erhalten, lassen Sie sich nicht irritieren. Beantworten Sie die Kritik professionell und freundlich und arbeiten Sie stets daran, Ihre Praxis und die Arbeitsabläufe zu optimieren.

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