Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG ©GBTEC
In sechs Stufen zur digitalen Exzellenz: Wie Unternehmen mit dem BPM-Maturity Model ihr Prozessfundament stärken und das Potenzial von Automatisierung und KI voll ausschöpfen
Der technologische Fortschritt verändert die globale Wirtschaft aktuell rasant. Automatisierung, künstliche Intelligenz (KI) und digitale Tools versprechen enorme Potenziale, um Geschäftsmodelle neu zu denken, die Kundenerfahrung zu verbessern und neue Umsatzquellen zu erschließen. Führungskräfte sind sich einig: Organisationen, die sich schnell, nahtlos und verantwortungsvoll transformieren können, sichern sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.
In der Praxis richtet sich der Großteil der Aufmerksamkeit jedoch oft auf die Technologie selbst – auf neue Tools und Lösungen, die in großer Zahl auf den Markt kommen. Weniger beachtet werden die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse, obwohl sie das Fundament jeder erfolgreichen Transformation bilden. Einen ineffizienten oder gar nicht dokumentierten Prozess zu automatisieren, macht ihn nicht wirksamer – er bleibt ineffektiv, teuer und bremst den wahren Erfolg der Transformation.
Eine aktuelle, global angelegte Studie von GBTEC unterstreicht diese Herausforderung:
- 95 % der 600 befragten Geschäfts- und Betriebsverantwortlichen geben an, dass klar definierte Prozesse entscheidend für den Erfolg von Transformationszielen sind.
- 85% sind der Meinung, dass Transformation ohne durchgängige End-to-End-Prozesssicht zum Scheitern verurteilt ist.
- Knapp ein Viertel (24%) gibt an, dass die Prozesslandschaft ihres Unternehmens fragmentiert oder chaotisch ist – unterschiedliche Teams arbeiten mit unterschiedlichen Prozessen, die oft nicht dokumentiert oder widersprüchlich sind.
Die Ergebnisse zeigen: Während die Transformationsambitionen von Unternehmen wachsen, bleibt das Vertrauen in die eigenen operativen Grundlagen zurück. Nur wenige Organisationen verfügen derzeit über die nötige Prozessexzellenz, um die Potenziale von Automatisierung und KI voll auszuschöpfen.
Warum ein solides Prozessfundament entscheidend ist
Ohne vollständige Transparenz über die eigenen Prozesse und ein klares Verständnis ihrer Funktionsweise tappen Unternehmen schnell im Dunkeln und Transformation wird zum Glücksspiel. Unternehmen „würfeln“ ihre Prozesse nach Gutdünken zusammen und hoffen auf einen Gewinn – eine riskante Strategie in einem immer dynamischeren Marktumfeld.
Die Realität zeigt denn auch deutliche Defizite: Nur 29 % der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen in einer vernetzten Prozesslandschaft arbeitet – mit einer zentralen, aktuellen und unternehmensweit geteilten Quelle der Wahrheit für alle Prozesse. Gleichzeitig sehen 84 % operatives Chaos und Komplexität als stillen Saboteur jeder Unternehmenstransformation.
Damit wird deutlich: Jede erfolgreiche Automatisierungs- oder KI-Initiative benötigt ein starkes Prozessfundament. Genau hier setzt das BPM-Maturity Model an.
Schritt für Schritt zur digitalen Reife mit dem BPM-Maturity Model
Das Business Process Management (BPM) Maturity Model von GBTEC beschreibt sechs Stufen der digitalen Reife und bietet einen strukturierten Ansatz, um den eigenen Status quo zu bewerten und gezielt weiterzuentwickeln. Es hilft Unternehmen, Lücken in ihrer Prozesslandschaft zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um den Weg in Richtung digitaler Exzellenz zu gehen.
Ein digital reifer Prozess ist durchgängig automatisiert, datengetrieben, zuverlässig und kontinuierlich optimierbar. Der Reifegrad reicht dabei von Stufe 0 (vollständig analog) bis zu Stufe 6 (KI-gestützt).
Manager und Prozessverantwortliche können mithilfe eines detaillierten Fragenkatalogs zu Kernbereichen wie Technologie, Datenqualität, Organisation und Governance ermitteln, wo ihre Prozesse stehen und welche Schritte als Nächstes erforderlich sind.
Automatisierung auf Sand gebaut: Warum Technologie ohne Prozessfundament scheitert
Unternehmen mit niedrigem Reifegrad fehlt oft das strategische Grundgerüst, um ihre Prozesse sinnvoll anzupassen und weiterzuentwickeln. Statt zunächst Transparenz und Klarheit zu schaffen, starten sie plan- und orientierungslos in die Implementierung neuer Technologien. Die Folge: hohe Infrastruktur- und Wartungskosten bei gleichzeitig geringem Nutzen.
Auch beim Einsatz von KI drohen erhebliche Risiken, wenn Einsatzfelder, Datenqualität und Governance nicht sauber definiert sind. Ein prominentes Beispiel liefert Samsung: Nachdem Mitarbeiter sensiblen Code auf eine frei zugängliche Plattform hochgeladen hatten, untersagte das Unternehmen kurzerhand die Nutzung von ChatGPT und anderen KI-Tools auf internen Geräten und Netzwerken.
Der Unterschied zeigt sich dort, wo Unternehmen auf ein stabiles Prozessfundament setzen: Klar definierte, dokumentierte und abgestimmte Prozesse machen sicherheitskritische Schnittstellen sichtbar, legen Schutzmaßnahmen fest und schaffen klare Leitplanken für den Einsatz neuer Technologien.
Aufgaben variieren je nach Reifegrad
Ein BPM-Maturity Model unterstützt Unternehmen dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen:
- Stufe 0-2: In der Anfangsphase gilt es, Mitarbeiter und Management für die digitale Transformation zu sensibilisieren, eine übergreifende Digitalstrategie zu entwickeln, Ressourcen bereitzustellen, Prozesse zu dokumentieren und erste Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen.
- Stufe 3-4: Unternehmen auf dieser Ebene sollten den Roll-out der entwickelten Transformationsstrategie vorantreiben, relevante Kennzahlen zur Messung und Optimierung einführen und diese konsequent in ihre Prozesse integrieren.
- Stufe 5: Hier liegt der Fokus auf dem Ausbau des digitalen Ökosystems und des Automatisierungsgrades. Ziel ist es, Brüche zwischen Systemen zu minimieren und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess nachhaltig zu stärken.
- Stufe 6: Auf dem höchsten Reifegrad werden KI-gestützte Tools eingesetzt – zur schnelleren Datenaufbereitung, für tiefere Analysen, zur Minimierung manueller Aufwände und als intelligente Entscheidungshilfe.
Prozessexzellenz als Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit
Digitale Transformation ist kein Selbstzweck und keine Frage der richtigen Tools allein. Automatisierung und KI entfalten ihr volles Potenzial nur auf einem stabilen Prozessfundament. Das BPM-Maturity Model bietet Unternehmen einen klaren Rahmen, um diesen Unterbau zu stärken, den eigenen Reifegrad zu bestimmen und eine Roadmap in Richtung Zukunftsfähigkeit zu entwickeln.
Ein hoher digitaler Reifegrad ist keine Option mehr, sondern die zentrale Voraussetzung für den künftigen Unternehmenserfolg. Nur wer seine Prozesse kennt, beherrscht und kontinuierlich weiterentwickelt, kann die Chancen von Automatisierung und KI verantwortungsvoll nutzen – und die digitale Transformation zu einem echten Wettbewerbsvorteil machen.
Nähere Informationen finden Sie unter https://www.gbtec.com/de/.
Autor: Gregor Greinke, CEO der GBTEC Software AG
Gregor Greinke ist ein wahrer Pionier im Bereich KI-gestützte Business-Transformation. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat er Fortune 500-Unternehmen und international agierende KMUs bei der Gestaltung, Analyse und Optimierung ihres IT- und Prozessportfolios begleitet. Mit der Gründung von GBTEC im Jahr 2005 hat er ein heute weltweit bekanntes Softwareunternehmen im Bereich Business Process Management, Enterprise Architecture Management und Governance, Risk und Compliance etabliert. https://www.gbtec.com/
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