Ewgeni Jussufov ist Gebäudereinigermeister und führt die G+C Facility GmbH, einen Berliner Meisterbetrieb für Gebäudereinigung. ©Ewgeni Jussufov

Ein Geschäftsführer ruft an. 14 Mitarbeitende, Büro plus Lager, der bisherige Reinigungsdienst wurde gekündigt. „Wir haben jetzt dreimal gewechselt. Jeder fängt gut an. Nach zwei Monaten sieht es wieder so aus wie vorher.“ Auf seinem Schreibtisch liegen drei Angebote für eine Reinigung an fünf Werktagen. Die Stundensätze: 29,70 Euro, 32,23 Euro und 35,12 Euro netto. Hochgerechnet auf rund 32 Reinigungsstunden im Monat sind das etwa 950, 1.030 und 1.125 Euro. Er fragt: „Welches nehme ich?“

Die Antwort ist nicht das billigste. Sie ist auch nicht das teuerste. Sie hat nur am Rand mit dem Preis zu tun. Wer in einem mittelständischen Unternehmen zum ersten Mal einen Reinigungsdienstleister beauftragt oder einen alten ersetzt, trifft eine Entscheidung, die sich Monate später bei Krankenstand, Bürozufriedenheit und Außenwirkung auszahlt oder rächt. Dieser Beitrag zeigt, worauf es wirklich ankommt, welche Schritte sich in der Praxis bewährt haben und woran man eine seriöse Reinigungsfirma erkennt, bevor man unterschreibt.

Warum die Auswahl schwerer ist, als sie aussieht

Reinigung wirkt nach außen wie eine einfache Dienstleistung. Tatsächlich ist es eine Mischung aus Personalführung, Logistik, Chemie und Hygienestandards. Im Mittelstand fehlt meist eine eigene Facility-Abteilung, die das Thema steuert. Stattdessen kümmert sich die Assistenz, die Buchhaltung oder der Geschäftsführer nebenbei. Das ist normal und in Ordnung. Es bedeutet aber, dass die richtige Vorbereitung sich später doppelt auszahlt.

Drei Folgen schlechter Reinigung sind in mittelständischen Betrieben besonders teuer: ein höherer Krankenstand durch Erkältungsketten in den Sanitärräumen, sichtbare Vernachlässigung beim ersten Kundenbesuch und ein schleichender Werteverlust an Böden und Sanitär. Diese drei Punkte tauchen in keinem Angebot auf und sind doch der eigentliche Grund, warum sich der Aufwand der Auswahl lohnt.

Der Berliner Markt: rund 1.500 Betriebe, sehr ungleiche Größenklassen

Eine Zahl, die viele überrascht: In Berlin sind nach Angaben der IG BAU rund 1.500 Gebäudereinigungs-Betriebe aktiv. In der Innung des Gebäudereiniger-Handwerks Berlin sind davon nur etwa 120 organisiert. Das heißt: Der weit überwiegende Teil des Marktes ist nicht innungsgebunden, ein erheblicher Anteil wird auch ohne Meisterbrief geführt.

Diese Anbieter lassen sich in der Praxis grob in drei Größenklassen einteilen. Jede Klasse hat ihre Stärken und ihre typischen Risiken.

Sehr kleine Betriebe, oft Solo-Selbstständige oder Familienbetriebe. Persönlicher Kontakt, kurze Entscheidungswege, häufig günstige Stundenkalkulation. Vor Vertragsabschluss lohnt sich aus Erfahrung ein genauer Blick auf zwei Punkte. Erstens die Vertretungsregelung bei Krankheit oder Urlaub, weil der Ausfall einer einzigen Person hier sofort die ganze Leistung lahmlegt. Zweitens die nachweisbare Sozialversicherungs- und Mindestlohnsituation der eingesetzten Reinigungskräfte. Wer hier einen vertrauenswürdigen Anbieter findet, bekommt sehr persönliche Betreuung. Wer hingegen auf unklare Verhältnisse stößt, riskiert nicht nur Qualitätsausfälle, sondern unter Umständen auch Mithaftungsfragen, falls der branchenspezifische Mindestlohn-Tarif des Gebäudereinigerhandwerks oder Sozialabgaben nicht ordnungsgemäß abgeführt werden.

Sehr große Anbieter und Konzernstrukturen. Bundesweit aufgestellt, präsent in großen Ausschreibungen, mit eigenen Vertragsabteilungen. In der Praxis beobachten viele Auftraggeber, dass die operative Betreuung über zentrale Service-Hotlines und wechselnde Objektleitungen läuft. Wer einen festen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis vor Ort braucht, sollte das ausdrücklich im Vertrag verankern. Sonst kann es passieren, dass man im Tagesgeschäft schnell zu einer Vorgangsnummer im Ticketsystem wird, mit entsprechend langen Reaktionszeiten bei kleinen Themen.

Etablierte Meisterbetriebe mittlerer Größe. Eintragung in der Handwerksrolle, Meisterbrief, häufig Mitglied der Innung, dazu persönlicher Kontakt zum Inhaber oder Objektleiter und gleichzeitig groß genug für stabile Vertretungsstrukturen und tarifgerechte Bezahlung. Für viele mittelständische Auftraggeber ist das die Größenordnung, mit der erfahrungsgemäß die wenigsten Reibungspunkte entstehen.

Diese Einordnung ist eine Praxisbeobachtung, kein pauschales Urteil. Es gibt hervorragende kleine Familienbetriebe und sehr gut betreute Konzernkunden. Lohnend ist nur die Frage: Zu welcher Klasse gehört der Anbieter, der mir gerade ein Angebot legt, und passen seine typischen Stärken zu meinem Bedarf?

In sechs Schritten zum passenden Reinigungsdienstleister

1. Den Bedarf ehrlich beschreiben. Bevor das erste Angebot eingeholt wird, muss klar sein: Welche Räume mit welcher Quadratmeterzahl sollen wie oft gereinigt werden? Welche Bodenbeläge gibt es? Wie viele Mitarbeitende nutzen die Sanitärräume? Eine Liste auf zwei Seiten reicht aus. Sie ist die Grundlage für alles, was folgt. Wer hier unsicher ist, kann den Bedarf auch gemeinsam mit einem Anbieter durchgehen. Ein seriöser Dienstleister berät offen und sucht aktiv nach Wegen, die Reinigung schlank zu halten, statt zusätzlichen Aufwand zu verkaufen. Das erkennt man oft schon im ersten Gespräch: Wer Vorschläge zur Reduzierung macht, denkt mit. Wer nur ergänzt, denkt am Auftrag.

2. Ein Leistungsverzeichnis erstellen. Das Leistungsverzeichnis (kurz LV) ist die Liste aller einzelnen Tätigkeiten mit Frequenz: Bodenwischen täglich, Schreibtische einmal pro Woche, Fensterbänke alle 14 Tage, Innenfenster zweimal jährlich. Ohne LV vergleicht man Äpfel mit Birnen. Mit LV werden Angebote auf einen Schlag vergleichbar. Auch hier gilt: Wer noch kein eigenes LV hat, kann sich von einem Anbieter einen Entwurf erstellen lassen. Gute Reinigungsfirmen bieten das im Rahmen der Angebotserstellung kostenlos an, weil sie selbst eine klare Vergleichsgrundlage brauchen. Wichtig ist dann nur, denselben Entwurf auch den anderen Bietern vorzulegen, damit die Vergleichbarkeit bestehen bleibt.

3. Drei bis fünf Angebote einholen, nicht zwei. Zwei Angebote zeigen nur, ob der Markt schwankt. Erst ab drei sieht man ein Preisband. Wer 950, 1.030 und 1.125 Euro auf dem Tisch liegen hat, sieht ein realistisches Preisband eng beieinander. Der mittlere Wert markiert meist die Größenordnung, mit der eine seriöse Firma kalkuliert. Größere Ausreißer nach unten (etwa ein Angebot zu 600 Euro im selben Objekt) enthalten fast immer eine ungelöste Frage, etwa eine zu hoch angesetzte Quadratmeter-Leistung pro Stunde oder verdeckte Subunternehmer-Ketten. Größere Ausreißer nach oben meist eine begründbare Mehrleistung.

4. Den Preis lesen lernen. Reinigungsangebote werden auf zwei Arten kalkuliert: nach Stunden oder als Pauschale für ein definiertes Ergebnis. Die Stunden-Kalkulation basiert auf einem Stundensatz (realistisch beginnen seriöse Sätze in Berlin bei rund 30 Euro netto und gehen je nach Objekt, Tageszeit und Anforderung bis etwa 45 Euro) und einer angesetzten Reinigungsleistung pro Stunde, im Büro häufig 180 bis 240 Quadratmeter. Wer auf 350 Quadratmeter pro Stunde kommt, hat zwei Optionen: entweder besondere Maschinen oder eine Kalkulation, die in der Praxis nicht aufgeht. Letzteres ist häufiger.

5. Eine Probereinigung verlangen. Eine seriöse Reinigungsfirma stellt sich einer Probereinigung über vier bis acht Wochen. Wer das ablehnt oder eine zwölfmonatige Mindestlaufzeit ohne Kündigungsmöglichkeit verlangt, sollte zweimal überlegt werden.

6. Vertragsdetails festhalten. In den Vertrag gehören Kündigungsfristen, Vertretung bei Krankheit, ein fester Ansprechpartner, Schlüsselregelung und Datenschutz. Wer in Bürogebäuden mit personenbezogenen Daten arbeitet, sollte zusätzlich die Schweigepflicht der Reinigungskräfte schriftlich vereinbart wissen.

Worauf besonders achten

Drei Dinge fallen bei seriösen Reinigungsfirmen sofort auf. Erstens: Sie fragen mehr, als sie versprechen. Wer nach 15 Minuten Telefonat ein verbindliches Angebot zusagt, hat das Objekt nicht gesehen. Zweitens: Sie zeigen einen Reinigungsplan, also einen kombinierten Plan aus Leistungsverzeichnis, Frequenz und Raumzuordnung. Drittens: Sie nennen den Namen der Reinigungskraft, die das Objekt betreuen wird, und stellen sie vor.

Typische Fehler im Mittelstand: nur den Preis vergleichen, das Leistungsverzeichnis übergehen, niemanden im eigenen Haus für die Qualitätskontrolle benennen. Wer am Anfang fünf Minuten in einen Wochenrhythmus investiert (kurzer Rundgang, kurzes Feedback), verhindert in den nächsten zwölf Monaten Dutzende Reklamationen.

Ein weiterer Punkt, der gern vergessen wird: Subunternehmer-Ketten. Wenn eine Reinigungsfirma den Auftrag an einen Subunternehmer weitergibt, der wiederum eine kleinere Firma beschäftigt, verliert der Auftraggeber jede Kontrolle über Qualität, Lohnzahlungen und Versicherungsschutz. Im Zweifel im Vertrag schriftlich festhalten: keine Weitergabe an Dritte ohne ausdrückliche Zustimmung.

Extratipp vom Meister: Nicht jede Aufgabe muss vom Reinigungsdienst kommen. Wer das Fegen im Außenbereich selbst übernimmt, die Toilettenpapier- und Seifenspender intern auffüllt oder die Küchenspülmaschine täglich selbst startet, senkt den monatlichen Preis spürbar. Stellen Sie Ihrem Anbieter ruhig die direkte Frage: „Was können wir intern übernehmen, damit der Preis nach unten geht?“ Eine ehrliche Firma rechnet diese Punkte offen aus der Kalkulation heraus und reduziert die Stundenzahl entsprechend. Eine unseriöse weicht aus.

Was bleibt

Reinigung ist eine Vertrauensdienstleistung. Sie findet abends oder früh morgens statt, wenn niemand zusieht. Genau deshalb funktioniert sie nur mit klaren Vereinbarungen, einem Ansprechpartner mit Gesicht und einem regelmäßigen Blick auf das Ergebnis. Wer diese drei Punkte ernst nimmt, zahlt am Ende selten zu viel und steht selten vor der Frage, warum der vierte Anbieter wieder nicht passt.

Mehr Hintergrund zur Reinigung in mittelständischen Betrieben gibt es bei der G+C Facility GmbH, einem Berliner Meisterbetrieb für Gebäudereinigung. Die Themen Leistungsverzeichnis, Frequenzplan und Qualitätskontrolle sind dort Alltagsgeschäft.

Autorenprofil

Ewgeni Jussufov ist Gebäudereinigermeister und Bachelor Professional und führt die G+C Facility GmbH, einen eingetragenen Meisterbetrieb für Gebäudereinigung in Berlin. Mit seinem Team reinigt und pflegt er Büros, Praxen und Gewerbeobjekte für gewerbliche und private Kunden. Sein Schwerpunkt liegt auf praxisnahen Reinigungslösungen für kleine und mittlere Unternehmen.

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