Hinada Neiron, Head of Global Marketing and Alliances beim Münchner HR-Softwareanbieter aconso ©aconso
In vielen Organisationen existieren HR-Prozesse in drei Fassungen: als offiziell definierter Ablauf, als technische Abbildung im System und als gelebte Praxis im Arbeitsalltag. Besonders beim Vergleich mehrerer Standorte wird sichtbar, wo formale Vorgaben, Systemlogik und tatsächliche Arbeitsweise voneinander abweichen. Bevor Standards vereinheitlicht werden, muss deshalb klar sein, welche Prozessbestandteile tatsächlich gemeinsam geregelt werden sollen. Für die Vorbereitung gilt es daher drei Punkte zu prüfen: welche Abweichungen einen Zweck erfüllen, wo Reibungsverluste entstehen und was wirklich einheitlich geregelt werden muss.
Hinada Neiron, Head of Global Marketing and Alliances beim Münchner HR-Softwareanbieter aconso, erläutert die Details:
Erstens: Erhaltenswerte Abweichungen erkennen
Nicht jede Abweichung ist ein Fehler. Manche Prozessschritte sichern rechtliche Vorgaben, Anforderungen von Arbeitnehmervertretungen oder interne Regeln ab. Andere machen die Arbeit vor Ort praktikabel. Vor einer Vereinheitlichung sollten lokale HR-Teams deshalb systematisch einbezogen werden. Entscheidend ist die Frage, welche Schritte beibehalten werden müssen und welche morgen entfallen könnten.
Zweitens: Reibungsverluste dokumentieren
Reibungsverluste werden meist dort sichtbar, wo Vorgaben, Systeme und Arbeitsalltag nicht sauber ineinandergreifen. Das führt dazu, dass Aufgaben zur Absicherung doppelt erledigt werden und Daten erst nach einer Bereinigung in Excel nutzbar sind. Auch Freigaben werden oft erst nach aktivem Nachfassen erteilt.
Gerade bei HR-Dokumenten entstehen dadurch Medienbrüche: Unterlagen werden manuell erstellt, geprüft, signiert oder abgelegt. Digitale HR-Dokumentenprozesse können solche Brüche reduzieren, wenn Dokumentenerzeugung, Vorlagenmanagement, Genehmigungen, digitale Signaturen und Ablage in der Digitalen Personalakte durchgängig ineinandergreifen.
Drittens: Verbindliche Standards klar abgrenzen
Für eine tragfähige Harmonisierung muss klar sein, was wirklich organisationsweit gleich sein soll. Dazu zählen etwa verbindliche Felder, Klauseln, Vorlagen, Freigabewege oder Ablageregeln. Lokaler Spielraum bleibt sinnvoll, wenn er rechtlich erforderlich ist oder operative Besonderheiten abbildet.
Ebenso wichtig ist die Pflege gemeinsamer Bestandteile. Es sollte festgelegt sein, wer Vorlagen aktuell hält, Änderungen prüft und Anpassungen in den Systemen umsetzt. Nur dann entstehen keine neuen Parallelprozesse.
Und viertens: Vor der Harmonisierung die richtigen Fragen stellen
Eine fachliche Prüfung ist daher entscheidend: Welche Arbeit wird durch eine Änderung erleichtert? Welche wird erschwert? Und welches Risiko wird tatsächlich reduziert?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, entsteht aus Harmonisierung mehr als formale Einheitlichkeit. Dann werden HR-Prozesse geschaffen, die rechtliche Anforderungen, systemseitige Vorgaben und gelebte Praxis sinnvoll zusammenführen.
Mehr Informationen über aconso unter: www.aconso.com
Disclaimer:
„Für den oben stehenden Beitrag sowie für das angezeigte Bild- und Tonmaterial ist allein der jeweils angegebene Nutzer verantwortlich. Eine inhaltliche Kontrolle des Beitrags seitens der Seitenbetreiberin erfolgt weder vor noch nach der Veröffentlichung. Die Seitenbetreiberin macht sich den Inhalt insbesondere nicht zu eigen.“
