Anleitung zur Digitalisierung im Mittelstand

0

Die Bau- und Immobilienbranche gehört zu den bedeutendsten Wirtschaftszweigen Deutschlands. Zahlreiche kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren direkt oder indirekt von ihr. Doch gerade für den Mittelstand änderten sich die involvierten Prozesse und Anforderungen in den letzten 20 Jahren radikal. Das 21. Jahrhundert ist die Ära der Digitalisierung.

Egal, ob man die Digitalisierung mit offenen Armen empfängt, oder ob man sie kritisch hinterfragt — als Unternehmer führt heutzutage kein Weg mehr an ihr vorbei. Um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben und um das volle Potenzial aus Ihrem Geschäftsbetrieb zu schöpfen, müssen Sie auf dem neusten Stand bleiben. Die proaktive Implementierung digitaler Anwendungen garantiert Stabilität für Sie und Ihre Mitarbeiter. Im folgenden Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie den Einzug der Digitalisierung in Ihr Unternehmen managen und worauf Sie achten sollten.

Wo steht Ihr Unternehmen?

Den ersten Schritt bei der Digitalisierung von Prozessen sollte immer eine Bestandsaufnahme darstellen.

Dabei sind folgende Fragen von Relevanz:

  • Welche Prozesse in Ihrem betrieblichen Alltag erfolgen bereits digital und welche sind noch analog?
  • Welche Tools kommen zum Einsatz?
  • Sind die eingesetzten Systeme miteinander kompatibel und effizient aufeinander abgestimmt oder handelt es sich um Insellösungen? Diese Frage ist besonders dann von Bedeutung, wenn Sie Daten über mehrere Bereiche hinweg nutzbar machen wollen. Lösungen von unterschiedlichen Anbietern sind flexibler. Systeme aus einer Hand reduzieren den Aufwand beim Datenaustausch und bieten mehr Möglichkeiten bei der Verwertung von Daten, kosten aber oft mehr.
  • Auf welchem Stand ist die digitale Infrastruktur Ihres Unternehmens?
  • Wie steht es um die digitalen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen? Dieser Punkt bezieht sich auf den erwartbaren Schulungsaufwand bei der Einführung neuer digitaler Lösungen.
  • Welche Kernprozesse müssen in Ihrem Unternehmen auf jeden Fall funktionieren? Wie stellen Sie sicher, dass im Zuge der Umstellungsphase alle wesentlichen Funktionen weiter erfüllt werden?
  • Werfen Sie auch einen Blick auf die Unternehmensaufwände und ermitteln Sie, in welchen Bereichen digitale Lösungen Zeit und Geld sparen würden. Dabei sollten Sie sich auf jene Bereiche zuerst konzentrieren, in denen sie mit möglichst geringem Aufwand die größtmögliche Wirkung erzielen können.

Digitalisierung muss ein Ziel haben

Die Digitalisierung von Prozessen macht nur dann Sinn, wenn damit ein klar definiertes Ziel verbunden ist.

  • Was soll die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen konkret bewirken? Werden Sie möglichst konkret. Z.B.: Reduktion des administrativen Aufwandes, Kostensenkung, etc.
  • Wie messen Sie den Erfolg der Digitalisierung? Definieren Sie Kennzahlen zur Erfolgsmessung.

Hindernisse überwinden

Bestehende Muster und eingerostete Prozesse zu überdenken, kostet viel Kraft und Mut. Bereiten Sie sich darauf vor, dass die Umstellung auf digitale Lösungen kurzfristig viele Ressourcen verbraucht. Führen Sie daher fundamentale Änderung am besten während ruhigeren Geschäftszeiten durch und stellen Sie sich zentrale Fragen zur Umsetzung:

  • Welche Systeme und Prozesse in Ihrem Unternehmen sind vom Wandel betroffen und welche könnten betroffen sein?
  • Welche Personen in- und außerhalb Ihres Unternehmens sind betroffen? Dieser Punkt ist in seiner Bedeutung nicht zu unterschätzen. Ein wichtiger Lieferant oder Auftragnehmer könnte beispielsweise mit den von Ihnen geplanten Schritten zur Digitalisierung Probleme haben.
  • Wie beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und andere Stakeholder in den Systemwechsel ein und wie stehen Sie ihnen bei Problemen zur Seite? Die Erfahrung zeigt, dass die Digitalisierung von Prozessen viel besser gelingt, wenn Sie von den betroffenen Personen mitgetragen wird.
  • Werden Datenschutz und Datensicherheit ausreichend berücksichtigt? Welche Voraussetzungen müssen dafür getroffen werden? Stichwort DSGVO.
  • Wer ist in Ihrem Unternehmen für die Planung und Umsetzung der Digitalisierungsschritte verantwortlich? Verfügen die Verantwortlichen über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen?
  • Wenn Sie sich zur Digitalisierung von Prozessen entschließen, ist eine detaillierte Planung der Schlüssel, um Produktivitätseinbußen zu vermeiden und um den regulären Geschäftsablauf so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.

Aufwände berücksichtigen

Auf lange Sicht wird der Einsatz von digitalen Anwendungen Ihr Unternehmen agiler und effizienter machen. Beispielsweise werden die Kosten in den Bereichen Verwaltung und Administration gesenkt, was neuen Spielraum schafft. Dem gegenüber stehen jedoch die anfänglichen Investitionen. Dabei gilt:

  • Welche zu erwartenden temporären und dauerhaften Kosten gehen mit der Einführung einer neuen digitalen Lösung einher?
  • Je schneller und je reibungsloser der Umstieg stattfinden soll, desto höher werden die initialen Kosten für die Planung und für das Management.
  • Möglicherweise benötigen Sie bei der Digitalisierung von Prozessen vorübergehend externe Hilfe oder schaffen sogar neue Stellen im Informatikbereich.
  • Auch die Anschaffung und der Betrieb neuer Hardware ist ein Aufwand, welcher bei der Kostenanalyse berücksichtigt werden muss.
  • Hinzu kommen je nach Umfang und eingesetzter Lösung auch Schulungsaufwände.
  • In der Regel werden sich die Kosten bald amortisieren. Trotzdem ist eine realistische Sicht auf die anfallenden Kosten nötig, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Auf erfahrene Partner vertrauen

Wie bereits erwähnt, werden Sie bei der Einführung neuer Lösungen in Ihr Unternehmen vielleicht die Hilfe externer Partner benötigen. Das müssen nicht unbedingt Spezialisten sein. In der Regel sollte das Unternehmen, von dem Sie eine neue digitale Lösung beziehen, Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Wir von PlanRadar entwickeln Software für das Baumanagement und Software für die Immobilienverwaltung. Unsere Erfahrung zeigt, dass Kunden und Kundinnen bei der Digitalisierung von Prozessen dann die größten Erfolge verzeichnen, wenn sie sich mit den oben angeführten Punkten eingehend befassen.

Darüber hinaus hat es sich auch sehr bewährt, dass wir allen Kunden einen kompetenten Support zur Verfügung stellen. Denn viele Fragen tauchen nicht nur bei der Einführung, sondern auch während der Nutzung digitaler Produkte auf.

Disclaimer:
„Für den oben stehenden Beitrag sowie für das angezeigte Bild- und Tonmaterial ist allein der jeweils angegebene Nutzer verantwortlich. Eine inhaltliche Kontrolle des Beitrags seitens der Seitenbetreiberin erfolgt weder vor noch nach der Veröffentlichung. Die Seitenbetreiberin macht sich den Inhalt insbesondere nicht zu eigen.“

Share.

Es sind keine weiteren Kommentare möglich.