Just Spices verkauft würzige Küchenhelfer mit der Hilfe von weclapp

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Wer ein Unternehmen gründet, kann dafür sorgen, vom ersten Tag an perfekt aufgestellt zu sein. Etwa, indem man sich für eine Software-Lösung entscheidet, die gemeinsam mit dem eigenen Business wächst. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Erstens: Wer sich für ein All-in-One System entscheidet, verzichtet auf den Einsatz mehrerer Insellösungen. Einzellösungen, deren Anzahl mit steigenden Auftragszahlen und neuen Anforderungen an die Unternehmens-Software zunimmt. Das bedeutet mehr Software, mehr Kosten und mehr Einarbeitungszeit für das Team. Zweitens: Die Arbeit innerhalb einer Lösung steigert die Produktivität und optimiert den Workflow, da innerhalb eines Prozesses nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und hergewechselt werden muss. Drittens: Eine skalierbare Lösung kann mit dem Wachstum eines Unternehmens mithalten. So muss bei steigender Auftragslage keine neue Software her und die Belegschaft kann mit den gewohnten Tools weiterarbeiten.

Wenn die Unternehmenssoftware mit der Firma wächst

Bei der Just Spices GmbH entschied man sich kurz nach der Unternehmensgründung für ein ERP-System, das seitdem gemeinsam mit der Firma wächst. Die Gründer Ole Strohschnieder, Florian Falk und Bela Seebach haben sich der Mission verschrieben, mehr Würze in die Küche ihrer Kunden zu bringen. Die Weltreise, auf die sich die Jungs 2014 begaben, um die besten Gewürzmischungen der Welt zu finden, hat sich gelohnt. Nicht nur der Onlineshop boomt. Auch sind die Reingewürze und Würzmischungen des Düsseldorfer Unternehmens mittlerweile in nahezu jedem gut sortierten Supermarkt zu finden.

„Zu Beginn wurde der gesamte Versandprozess noch händisch erledigt. Das war mit steigender Nachfrage nicht mehr möglich.“

Das war natürlich nicht von Anfang an so. 2015 sah das Auftragsvolumen noch vergleichsweise gering aus. Die Einkäufe über den Onlineshop wurden ausschließlich über Magento abgewickelt. Jacob Lierenfeld, Business Developer bei Just Spices, erinnert sich zurück: „Damals lief das alles noch händisch: Das Erstellen der Angebote, die Vorbereitung des Warenversands, die Rechnungstellung.“ Mit steigender Nachfrage konnte dieses Vorgehen nicht beibehalten werden. Es war schließlich ein Praktikant des Unternehmens, der ein ERP-System entdeckte, das den Anforderungen der Würzexperten gerecht wurde.

Die Kundendaten in den Händen von Profis

Leicht zu bedienen, eine ansprechende Benutzeroberfläche und fair in Sachen Preis-Leistung, entschied man sich für das ERP-System Cloud ERP Handel des Marburger Softwarehauses weclapp. „Wir hatten eine moderne Lösung gefunden, die während der Bedienung nicht an den Bildschirm einer Arztpraxis aus den 90ern erinnert“, so Lierenfeld. „Zudem konnten wir dem deutschen Team vertrauen. Anders als bei Open Source-Lösungen, bei denen wir nie so recht wussten, wem wir die Daten unserer Kunden anvertrauen.“ Mit der Entscheidung für weclapp fiel die Wahl auf ein Softwarehaus, das den deutschen Datenschutzbestimmungen Rechnung trägt und die Daten in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum speichert.

„Wir erledigen den Großteil unserer Unternehmensprozesse und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie den Kunden mit weclapp.“

Bei Just Spices hat man keine eigenen Server – und auch nicht den Wunsch, eine eigene Serverinfrastruktur aufzubauen. Die beiden ITler des Unternehmens konzentrierten sich stattdessen auf das Webdesign. „Für den Technikkram hat bei uns niemand wirklich Zeit“, verrät Lierenfeld. „Mit der Entscheidung für die Cloud-Lösung können wir uns alle auf unser Kerngeschäft konzentrieren.“

Automatisierung statt Handarbeit

Obwohl man sich bei Just Spices frühzeitig für den Einsatz von weclapp entschied, konnte man die Vorteile der All-in-One Lösung deutlich spüren. Bevor das System im Einsatz war, wurden alle Notizen von Hand geschrieben, als Rechnungssystem diente Lexoffice, interne Absprachen liefen über Google Sheets und die Labelerstellung erfolgte über ein DHL-Tool. „Nun wickeln wir die Buchhaltung direkt in weclapp ab und nutzen den integrierten DATEV-Export. Das DHL-Portal für die Etiketten ist mit dem System verknüpft – eine händische Eingabe der Kundenadressen entfällt. Und auch die Zusammenarbeit mit Werbemittelkunden, Wiederverkäufern, Feinkostläden und dem Lebensmitteleinzelhandel wird komplett über weclapp gesteuert“, berichtet Lierenfeld.

Die Arbeit der Düsseldorfer konnte auch durch die für weclapp bereitgestellten Schnittstellen optimiert werden. Der Magento-Onlineshop ist ebenso mit dem System verbunden, wie das Etikettentool Shipcloud und der Amazon-Shop. Hinzu kommt die direkte Anbindung zu DATEV, die die Zusammenarbeit mit dem externen Buchhalter professionalisiert hat.

Optimierter Workflow = zufriedene Kunden

Wie sieht der Workflow bei Just Spices heute aus? Zunächst erfolgt die Kundenbestellung im Onlineshop. Die Daten werden direkt von Magento auf weclapp übertragen. Es folgt der Versand über einen Dienstleister, der sich über seinen Magento-Zugang die Aufträge aus dem System zieht. Der Versandstatus wird für das Düsseldorfer Team direkt im System sichtbar. Die Zahlung erfolgt schließlich über den Service PayPal Plus, der die Zahlung via PayPal, Lastschrift, Kreditkarte und Rechnung ermöglicht. Lierenfeld sieht den Workflow als nahezu perfekt an. Ein geplantes Update mache diesen bald perfekt: „Es fehlt nur noch ein Modul, durch das sich unser Versanddienstleister die Aufträge direkt aus weclapp ziehen kann. Diese Funktion soll mit dem nächsten Update kommen.“

Die API-Schnittstelle ist ein großer Pluspunkt. Die meisten anderen Systeme bieten so etwas nicht. Der Export gestaltet sich dann wesentlich aufwändiger.

Der Wechsel zu einer All-in-One Lösung in der Cloud war für das rasant wachsende Startup die richtige Entscheidung. Vorbei sind die Zeiten, in denen alles von Hand über Excel geregelt wurde. Heute hat man ein System im Einsatz, das die Onlinebestellungen über eine API-Schnittstelle direkt in das weclapp-System spielt. Das ERP-System legt dann eine Bestellung an, was eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringe. Und die Ware kann sofort an den Kunden raus. Ganz ohne eine eigene Server-Infrastruktur oder ein eigenes Warenlager. Bei Just Spices hat man die Vorteile der modernen Arbeitswelt für sich entdeckt und nutzt sie – für das Unternehmen, das Team und die Kunden.

Über Just Spices

Just Spices wurde von Florian Falk, Ole Strohschnieder und Bela Seebach 2012 in Düsseldorf gegründet. Die Gewürzmanufaktur bringt mit einer großen Auswahl an Gewürzen, Gewürzmischungen und dem passenden Zubehör frischen Wind in die Küche. Im Onlineshop finden Kocheinsteiger, Hobbyköche und Kochprofis ein breites Sortiment an Reingewürzen und raffiniert zusammengestellten Gewürzmischungen. Auch Großkunden, wie Restaurantbesitzer oder Unternehmen, die individuelle Gewürzmischungen an Gäste, Geschäftspartner oder Kunden verschenken oder verkaufen möchten, werden bei Just Spices fündig. Die Gewürze des Düsseldorfer Unternehmens kommen in stylishen, aromadichten Pappdosen.

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