Im digitalen Zeitalter wickeln mittelständische Unternehmen einen Großteil ihrer Geschäftsprozesse elektronisch ab.
Dabei entstehen riesige Datenmengen, die effizient verwaltet und archiviert werden müssen. Das klingt auf den ersten Blick nach mühsamer und monotoner Arbeit.
Kein Grund zur Panik, denn für solche Herausforderungen wurden spezielle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) entwickelt.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-System ist, welche Funktionen es bietet und warum es gerade für mittelständische Unternehmen unverzichtbar ist!
Was kann man sich unter einem DMS vorstellen?
Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine sichere Plattform für die Organisation Ihrer Dokumente. Es ermöglicht Ihnen, gescannte und digitalisierte Dokumente innerhalb kürzester Zeit zu finden, zu bearbeiten, zu speichern und nachzuverfolgen.
Informationen aus den Dokumenten werden automatisch identifiziert und an externe Systeme wie CRM oder ERP weitergeleitet.
Im Einzelnen ermöglicht ein DMS die Automatisierung und digitale Abbildung komplexer Geschäftsprozesse, hilft Medienbrüche zu vermeiden, Datenredundanzen zu reduzieren und die Informationsbereitstellung zu verbessern. Auch die Umwelt profitiert und Ihre Mitarbeiter werden entlastet, so dass sie sich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen können.
Wo liegen die Vorteile eines DMS?
Nun, da Sie den Begriff DMS verstanden haben, fragen Sie sich vielleicht, welche Vorteile innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie Ihnen helfen können, Ihre Daten effizienter und sicherer zu verwalten.
#1 Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe
Durch die Automatisierung von Prozessen und Abläufen mit einem DMS können Arbeitsschritte beschleunigt und manuelle Tätigkeiten, die bisher viel Zeit in Anspruch genommen haben, minimiert werden.
Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität.
Bedeutet im Klartext: Mitarbeiter benötigen viel weniger Zeit für manuelle und stupide Aufgaben und haben mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten.
#2 Alle Zahlen auf einem Blick
Digitale Systeme ermöglichen eine einfache Nachvollziehbarkeit aller Unternehmensprozesse. Dies führt zu mehr Transparenz und einem besseren Verständnis der Arbeitsschritte.
Beispielsweise können Teammitglieder den Verlauf von Aufgaben und Projekten in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf eingreifen oder Hilfestellung leisten.
Ebenso ist das Management jederzeit über den Fortschritt der einzelnen Projekte informiert, was schnelle und zielgerichtete Entscheidungen ermöglicht.
#3 Weniger Fehler & mehr Perfektion
Ein DMS trägt dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu gestalten. Dies führt zu einer deutlichen Qualitätssteigerung.
Darüber hinaus sind digitale Systeme häufig in der Lage, automatische Warnungen oder Hinweise zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter verbessert.
- Dadurch profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch die Kunden von einer höheren Qualität, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
#4 Mehr Sicherheit für Ihre Unterlagen
Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten einen erhöhten Schutz für Dokumente und Daten durch effiziente Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
Darüber hinaus ermöglicht ein DMS die Erstellung sicherer Backups, die im Bedarfsfall oder in unvorhersehbaren Situationen, wie z.B. einem Systemabsturz oder einem Cyberangriff, schnell und einfach wiederhergestellt werden können.
Darüber hinaus können durch den Einsatz digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente Sicherheitsstandards eingehalten und Dokumentenmanipulationen verhindert werden.
#5 Controlling mit Zukunft
Digitale Prozesse können die internen Controlling-Prozesse eines Unternehmens verbessern. Die schnellere und genauere Analyse von Daten hilft, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Ein DMS ermöglicht zudem die Überwachung aller Kennzahlen in Echtzeit, so dass Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren können. Digitale Systeme bieten auch die Möglichkeit, automatisierte Berichte und Dashboards zu generieren, die Führungskräften einen schnellen Überblick über die Unternehmensführung geben.
Diese erweiterten Controllingfunktionen ermöglichen es Unternehmen, ihr Geschäft effizienter zu gestalten und erfolgreicher zu agieren.
#6 Fachkräftemangel entgegenwirken
Durch standardisierte digitale und automatisierte Prozesse kann sich der Fachkräftemangel in Unternehmen deutlich entschärfen und das Unternehmen auch in Wachstums- oder Krisenzeiten schützen.
Die Bereitstellung eines effizienten DMS kann zudem zur Mitarbeiterbindung beitragen, indem es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen. Wenn Mitarbeiter die benötigten Ressourcen leicht finden können und sich in ihrem Arbeitsumfeld gut unterstützt fühlen, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann dazu führen, dass Mitarbeiter länger im Unternehmen verbleiben und somit den Fachkräftemangel verringern.
Warum lohnt sich ein DMS vor allem für den Mittelstand?
Nun kennen Sie einige der wichtigsten Vorteile von einem Dokumentenmanagement-System. Doch wieso lohnt sich solch ein DMS insbesondere für mittelständische Unternehmen?
Die große Menge an Daten
Nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch in mittelständischen Unternehmen nehmen Umfang und Komplexität von Informationen stetig zu. Die Kompetenz, genau diese Daten zu managen, einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff zu gewährleisten und Prozesse miteinander zu vernetzen, hat einen wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen.
Compliance-Einhaltung
Mittelständische Unternehmen müssen häufig gesetzliche und branchenspezifische Vorschriften einhalten. Ein DMS kann dabei helfen, die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten, indem es die Verwaltung, Nachverfolgung und Archivierung von Dokumenten gemäß den entsprechenden Anforderungen erleichtert.
Kostenkontrolle
Mittelständische Unternehmen verfügen oft über begrenzte finanzielle Ressourcen. Ein DMS hilft, die Kosten für Papier, Drucker, Archivräume und manuelle Verwaltungsprozesse zu reduzieren. Durch ein effizientes Dokumentenmanagement können KMU ihre Ausgaben senken und Ressourcen für andere Geschäftsaktivitäten freisetzen.
Fazit
Jetzt wissen Sie, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet. Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für mittelständische Unternehmen lohnen, aber auch kleinere Unternehmen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.
Autor:
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
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