Christian Staudter Geschäftsführer KEY VALUES ©KEY VALUES
Zu den am häufigsten genannten Herausforderungen im Deutschen Mittelstand zählt die Verbesserung der Kernprozesse. Eine Studie zur Qualität im Geschäftsprozessmanagement von deutschen und internationa-len Unternehmen von Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, kommt zu ernüchternden Ergebnissen: bei nur 46% aller Vorhaben werden die Prozess-Ziele erreicht, 37% der Unternehmen – immerhin mehr als ein Drittel – geben an, dass grundlegende oder wesentliche Nacharbeiten aufgrund schlechter Prozesse erforderlich sind. Dabei werden durchschnittlich 43% der erkannten Fehler als vermeidbar eingeschätzt.
Die Prozessmisere kostet Unternehmen Produktivität und die Belegschaft dauerhaft Nerven
Eine schlechte Ausgangssituation für den reibungslosen Betriebsablauf! Für zahlreiche Unternehmen wird es stetig schwieriger Kosten, Termine und vor allem die Qualität zu steuern. Mitarbeiter*innen müssen durch Doppelarbeit, Wartezeiten oder Mehrarbeit täglich die Konsequenzen tragen. Das drückt mit der Zeit auf’s Betriebsklima und Betriebsergebnis. Auch ungeklärte Zuständigkeiten und Verantwortungen sorgen hierbei teils immer wieder für schlechte Stimmung zwischen den Abteilungen.
Hinzu kommt, dass einige Unternehmen mit geringem Reife- und Professionalisierungsgrad nicht einmal ihre Prozesse aufgenommen und dokumentiert haben. Sollten – trotz Fachkräftemangels – neue Mitarbei-tende im Unternehmen beginnen, haben sie kaum Orientierungshilfen und kaum jemand kann verbindlich die Abläufe erklären. Jeder hat da eine andere Vorstellung oder Interpretation… bestehende Prozesse zu kennen ist aber gleichzeitig die Basis für eine wertvolle Optimierung bzw. ein erforderliches Prozess-Redesign.
Als erfolgskritisch wird insbesondere die nicht vorhandene oder unzureichende Einbeziehung der Beleg-schaft, also denjenigen, die Geschäftsprozesse tagtäglich umsetzen, beurteilt. Die zitierte Studie von Herrn Prof. Komus bestätigt diese Einschätzung. Zitat: „Die Einbindung der Mitarbeiter in Prozessvorhaben, die Nutzung ihrer Prozesserfahrung im laufenden Betrieb sowie die Informationsverfahren zu Prozessänderun-gen sind generell als mangelhaft und wenig wirkungsvoll anzusehen.“ Wie können Unternehmen dem heute entgegenwirken? Eine moderne wie wirkungsvolle Lösung ist hier die agile Prozessoptimierung.
Was ist agile Prozess-Optimierung?
„Agile Prozess-Optimierung ist ein effektiver Ansatz, um sich dem Thema Prozessverbesserung gemeinsam anzunehmen. Dabei kommen agile Arbeitsweisen im Team zum Einsatz, die gemeinsam bestehende Prozes-se hinterfragen und in iterativen Lernschleifen neue Prozesslandkarten entwickeln. „Gleichzeitig werden hierbei Aspekte der Verschlankung, Digitalisierung und Automatisierung einbezogen“, so Christian Staudter von der Transformationsberatung KEY VALUES in Hamburg.
„Statt wie bisher über Jahre in Arbeitsgruppen und zahlreichen Meetings mit zweifelhaften Ergebnissen an komplexen Strukturen herumzudoktern, arbeiten Teams aus Prozessexperten und Kundenvertretern an den Punkten, an denen der Schmerz für das Unternehmen am größten sind. Dies betrifft meist kundennahe Kernprozesse, die auch gleichzeitig den größten Hebel für Effizienzgewinne darstellen“, führt Christian Staudter aus.
Bleibt die Frage, wie können Unternehmen vorgehen, um ihre Prozesse zu optimieren?
Prozess-Bewusstsein im Unternehmen schaffen
In einem ersten Training zum Lean Six Sigma Green-Belt werden die Verantwortlichen im Unternehmen zunächst befähigt, Prozesse aus ihrem direkten Umfeld zu beurteilen und zu verbessern. Ihnen kommt zukünftig die Rolle der internen Prozess-Moderatoren zu, welche die Umsetzung im Betrieb durchführen bzw. begleiten.
Intensive Zusammenarbeit mit agilen Methoden und direkter Umsetzung
Anschließend unterscheiden wir 6 Stufen der agilen Prozessoptimierung, die Prozessexperten gemeinsam
mit dem Kunden gestalten und umsetzen:
- Vision, Ziele und Aufgaben erarbeiten bzw. formulieren
- IST-Prozess überprüfen und akute Schwächen identifizieren
- Datenbasierte Prozess-Analyse durchführen
- Prozess-Verbesserungen definieren und priorisieren
- Prozess-Optimierung im Sprint erarbeiten
- Prozess-Optimierung umsetzen und Feedback berücksichtigen
Welche Vorteile bietet agile Prozess-Optimierung?
Zunächst lassen sich Prozessbarrieren nicht nur zeitnah ausräumen, sondern Geschäftsprozesse gleichzeitig
verschlanken und digitalisieren. Routineprozesse können ggf. automatisiert werden, so dass Unternehmen
dauerhaft Ressourcen einsparen und gleichzeitig die Ergebnisqualität und Produktionsgeschwindigkeit
erhöhen können.
Als willkommener Nebeneffekt führt die Einbeziehung der Mitarbeiter*innen zu einer höheren Veränderungsakzeptanz
und -unterstützung, sowie zu einer besseren Zusammenarbeit im Unternehmen.
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