In Phasen personeller Engpässe sind Mitarbeitende oftmals überfordert. Das kann dazu führen, dass essenzielle Bereiche schnell ins Stocken geraten – so zum Beispiel die Lohnabrechnung, eine Aufgabe, die jedoch nicht liegen gelassen werden sollte. Denn die pünktliche, rechtskonforme und fehlerfreie Lohnauszahlung ist ein wichtiger Faktor für motivierte, zufriedene Mitarbeitende. Jedoch dient sie auch als Grundlage für strategische Entscheidungen, da ihre regelmäßige Auswertung Optimierungsbedarfe aufdeckt. So können Prozesse nachhaltig verbessert werden. Die Entgeltabrechnung ist damit ein erfolgsentscheidender Faktor, der monatlich mit einem entsprechenden Arbeitsaufwand einhergeht. Aber was tun, wenn die zuständigen Mitarbeitenden fehlen?

Welche Vorteile Managed Payroll Service bietet

Die Lohnabrechnung ist eine komplexe und zeitintensive Kernaufgabe, bei der eine Vielzahl rechtlicher Regularien wie beispielsweise gesetzliche Änderungen sowie Tarifverträge beachtet werden müssen; dies erfordert Zeit, personelle Ressourcen und Know-how. Unternehmen sollten daher die Möglichkeit in Betracht ziehen, ihre Lohnabrechnung durch externe Fachexperten durchführen zu lassen, um ihre Mitarbeitenden in HR zu entlasten. Durch die gewonnene Zeit können sich die Mitarbeitenden dann wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und Ausfälle wirken sich nicht auf den Betriebsablauf aus. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Belegschaft. Unternehmen wie beispielsweise zvoove bieten daher Managed Payroll Service an – eine Dienstleistung, welche die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt, von der Datenübernahme bis hin zur Übermittlung der elektronischen Meldung. Das Fachwissen der Spezialisten sowie modernste Technologien sorgen für eine höhere Abrechnungsqualität und komplexe Sachverhalte in der Gehaltsabrechnung können einfach abgebildet werden.

Durch fortschrittliche Auswertungstools erhalten Unternehmen mehr und vor allem bessere Daten zur Optimierung ihrer Abläufe und minimieren durch die verbesserte Datenauswertung gleichzeitig ihre Kosten. Die Betriebe profitieren dabei von den professionell aufbereiteten Personalkennzahlen und können diese als nützliches Controlling-Instrument einsetzen. Außerdem werden neue sowie geänderte Gesetze und Regulierungen – wie zum Beispiel das gesetzliche Kurzarbeitergeld – beim Managed Payroll Service automatisch beachtet. Wichtig ist jedoch auch, dass alle Daten transparent einsehbar sind und Unternehmen weiterhin die Kontrolle über die Gesamtstruktur sowie die Prozesse haben.

Ablauf des Managed Payroll Service

Der Prozess des Managed Payroll Service stellt sich dabei für die Unternehmen als recht unkompliziert dar. Was genau auf sie zukommt und wie der Ablauf aussieht, erklären folgende Punkte:

  • Daten bereitstellen. Unternehmen legen ihre Mitarbeitenden in der Lösung an und stellen alle abrechnungsrelevanten Stamm- und Bewegungsdaten wie beispielsweise Fehlzeiten oder Zuschläge bereit.
  • Daten übernehmen. Der Anbieter erhält Zugriff und die Experten übernehmen die abrechnungsrelevanten Daten, um fehlerfreie Abrechnungen erstellen zu können.
  • Daten überprüfen. Nach jeder Datenübernahme werden die Daten vom Managed Payroll Service noch einmal auf Plausibilität geprüft und Abrechnungsbesonderheiten wie Pfändungen gegebenenfalls erfasst. Das Risiko von fehlerhaften Eingaben wird dank der Plausibilisierung minimiert.
  • Abrechnung vorbereiten. Im Rahmen der Abrechnungsvorbereitung wird ein Prüflauf im System durchgeführt, der alle monatlichen Abrechnungsbesonderheiten berücksichtigt. So können die Unternehmen die Entgeltabrechnungen vorab prüfen und behalten die volle Kontrolle.
  • Abrechnung durchführen. Nach erfolgreichem Prüflauf führen Experten die Nettolohnabrechnung für die Betriebe durch und bereiten die elektronische Meldung für die Übermittlung vor. Veränderte oder neue Gesetze werden dabei automatisch berücksichtigt.
  • Elektronische Meldungen übermitteln. Auf zertifiziertem Kommunikationsweg werden alle Meldungen automatisch elektronisch und fristgerecht an die entsprechenden Ämter und Krankenkassen übermittelt. So werden keine Abgabetermine versäumt und Kosten für hohe Säumniszuschläge vermieden.

Fazit

Unternehmen jeglicher Größe sollten es wagen, ihre Lohnabrechnungen an Experten auszulagern, um dadurch ihre eigenen Mitarbeitenden – insbesondere in Zeiten des Personalmangels – zu entlasten. Professionelle Spezialisten kümmern sich mit ihrer Fachexpertise darum, dass die Lohnabrechnung rechtskonform abläuft und sämtliche Besonderheiten beachtet werden. Aufgrund der Transparenz, die dieser Prozess ermöglicht, können die Unternehmen die Abläufe einsehen und behalten gleichzeitig weiterhin die Kontrolle.
 
[1] Im Auftrag von zvoove hat das unabhängige Marktforschungsunternehmen Arlington Research im März und April 2023 eine Online-Umfrage unter 237 internen Mitarbeitenden von deutschen Personaldienstleistungs- und Gebäudereinigungsunternehmen durchgeführt. 153 der befragten Unternehmen kamen aus der Personaldienstleistungs-, 84 aus der Gebäudedienstleistungs-Branche.

Weitere Informationen unter zvoove.com/

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