Nicht die starken und schwerfälligeren Sumoringer dominieren in den aktuellen dynamischen Zeiten den Ring – es ist vielmehr die Zeit der schnellen, wendigen Ninjas! Was dieses Bild sagen will: Für alle beweglich gebliebenen, agilen Unternehmen bietet sich gerade heute die große Chance, schneller und flexibler auf Veränderungen und neue Herausforderungen zu reagieren und sich im Wettbewerb um die Kunden erfolgreich durchzusetzen. Das Konzept der agilen Organisation entwickelt sich mit seinen Mehrwerten der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, der Innovationsfähigkeit, der schnellen Markteinführung, der erhöhten Beteiligung und Motivation der Mitarbeitenden sowie der kontinuierlichen Optimierung und Effizienzsteigerung daher mehr denn je zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Doch: Passgenaue agile Methoden zu entwickeln und in den Arbeitsablauf zu implementieren, ist nicht immer einfach. Gefragt ist ein maßgeschneidertes Organisationsdesign, das in einem individuellen Framework die zentralen Bereiche, Ebenen und Rollen sowie die künftigen Regeln der Zusammenarbeit definiert. Wie Unternehmen das für sich passende Design ausfindig machen und sich auf direktem Weg zur agilen Organisation entwickeln, zeigt Maik Scheele, expert partner bei diconium, in den vier folgenden Schritten:

  • Schritt 1: Status Quo und Vision definieren

Im ersten Schritt geht es vor allem um die kritische Betrachtung der aktuellen Situation und die Definition der Entwicklungsziele. Im Fokus stehen dabei die Fragen: Wo stehen wir gerade? Und welche Veränderungen sind erforderlich, um das Unternehmen auf den richtigen Kurs zu bringen? Basierend auf den eigenen Stärken und Schwächen können erste Schlüsse über den konkreten Handlungsbedarf und die Prioritäten gezogen werden. Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt lassen sich die ermittelten Merkmale auf spezifische Organisationsstrukturen übertragen, um das Denken anzuregen und den Raum für Lösungsansätze zu öffnen.

  • Schritt 2: Organisatorische Eckpfeiler festlegen

Die Eckpfeiler der zukünftigen Organisation werden im zweiten Schritt definiert. Hierzu ist es notwendig, die übergreifenden Rollen zu identifizieren, die sowohl heute als auch in Zukunft wichtig sind. Zusätzlich werden die bestehenden Prozesse innerhalb der Organisation analysiert und ihre Auswirkungen auf die zukünftige Struktur untersucht. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf den grundlegenden Verbindungen zwischen dem Geschäftsmodell, den Produkten und Dienstleistungen sowie den erkannten und gewünschten Mustern einer wertstromorientierten Organisation. Je nach Art des Geschäftsmodells, Produkts oder der Dienstleistung sind entweder engere Zeitabstände oder eine flexiblere Koordination entscheidend. So erfordert z. B. ein komplexer und vielschichtiger Dienst eine engere und taktischere Abstimmung zwischen den Teams. Hier ist es besonders wichtig, die passende Organisationsstruktur zu finden und nicht mit einem Standardmodell zu arbeiten.

  • Schritt 3: Organisatorische Muster identifizieren

Im dritten Schritt der Entwicklung zur agilen Organisation entsteht aus den agil skalierten Grundmustern ein konkretes Design. Aus der allgemeinen Organisationsstruktur heraus wird zu diesem Zeitpunkt die Zusammenstellung der Teams und ihre spezifische Zusammenarbeit geplant. Je nach Fähigkeiten und Anforderungen können die Teams entweder dauerhaft stabil bleiben oder regelmäßig neu zusammengesetzt werden. Dabei gestaltet es sich in der Regel organisatorisch einfacher, stabile Teams statt einzelne Mitarbeitende zu koordinieren. Eine effiziente Alternative bilden feste Kernteams, die bei Bedarf temporär um Spezialist:innen erweitert werden. Insgesamt werden die operativen Strukturen stets auf die individuellen Anforderungen der Produkte, Dienstleistungen und Systemprozesse angepasst.

  • Schritt 4: Konkrete Umsetzung des agilen Organisationsdesigns

Im vierten und letzten Schritt erfolgt die Planung der Eckpunkte für die konkrete Umsetzung. In der Regel werden agile Transformationsprogramme selbst agil realisiert. Dabei stehen den Unternehmen verschiedene Strategieansätze zur Verfügung, um den spezifischen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden. Eine Option besteht beispielsweise darin, lediglich eine einzelne Einheit zu transformieren, um das Risiko niedrig zu halten. Bei erfolgreicher Umsetzung können die gewonnenen Erkenntnisse dieser Einheit genutzt werden, um die weitere Transformation voranzutreiben. Alternativ kann das Unternehmen direkt auf einen vollständigen Rollout in der gesamten Organisation setzen. Es kann jedoch auch ratsam sein, schrittweise kleinere Veränderungen einzuführen, um ihre Wirksamkeit zunächst zu überprüfen.

Maik Scheele (expert partner bei diconium)

Hilfreiche Unterstützung auf dem Weg zu einer agilen Organisation können sogenannte „Design Sprints“ bieten, die in mehrere Phasen unterteilt sind und von erfahrenen Facilitators geleitet werden. Statt langer Projekte zur Definition der perfekten Organisation liefern Design Sprints den optimalen Rahmen, um in wenigen Tagen das eigene, agile Organisationsmodell festzulegen. Weitere Informationen zur Umsetzung eines agilen Organisationsdesigns und den Möglichkeiten zur Umsetzung eines dazugehörigen „Design Sprints“ finden sich im aktuellen diconium Whitepaper zum kostenfreien Download unter https://special.diconium.com/de/agile-organisation.

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