Meisterwerk statt Mangelware: Drei Qualitätsrisiken leicht entschärft

Connected Worker Plattform in Einsatz ©Operations1

Die deutsche Wirtschaft stagniert in Sachen Digitalisierung. Da verwundert es auch nicht, dass viele Fertigungsunternehmen noch immer mit papierbasierten Checklisten in der Qualitätskontrolle arbeiten. Und das, obwohl sich laut aktueller Studie von Staufen 75 % der befragten Unternehmen mehr Transparenz in den Abläufen wünschen. Diese bieten statische Prüfdokumentationen jedoch nicht – stattdessen bergen sie gleich mehrere Qualitätsrisiken. Dabei lassen sich die drei häufigsten durch digitale Prozesse ganz einfach auf ein Minimum reduzieren.

 Analoge Prüfdokumentationen bergen zu viele Fehlerquellen

 Um zu verstehen, wie Prüfdokumentation und mangelhafte Qualität zusammenhängen, muss zunächst ein typischer Dokumentationsprozess betrachtet werden. Dieser läuft erfahrungsgemäß in drei Schritten ab: Zunächst wird eine Prüfcheckliste in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt. Danach wird diese Checkliste ausgedruckt, so dass Mitarbeiter sie während oder im Anschluss an die Prüfung handschriftlich ausfüllen können. Bei komplexen Prüfprozessen werden häufig noch zusätzliche Prüfanweisungen nötig. Nach Abschluss der Prüfung wird das ausgefüllte Dokument per Hand digitalisiert. Das geschieht entweder durch das bloße Einscannen der ausgedruckten Datei oder deren manuelle Übertragung. Jeder einzelne dieser genannten Schritte birgt ein zentrales Qualitätsrisiko:

 1. Unerkannte Mängel

Eine beispielsweise in Microsoft Word oder Excel erstellte Checkliste ist meist wenig intuitiv. So können insbesondere bei unerfahrenen Mitarbeitern Missverständnisse aufkommen, weil eingegebene Daten falsch interpretiert oder ausgelesen werden. Zugleich besteht die Gefahr, dass Prüfschritte vergessen werden, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter die Checkliste erst nach Abschluss der eigentlichen Qualitätskontrolle ausfüllt, weil er den Prüfprozess vermeintlich schon häufig durchgeführt hat. Insbesondere sogenannte Maximallisten, die für die Qualitätskontrolle von Varianten eingesetzt werden, bergen dieses Risiko. Denn Mitarbeiter müssen entweder wissen oder an anderer Stelle nachlesen, welche Prüfschritte für die jeweilige Variante notwendig sind. Die Folgen von Missverständnissen und ausgelassenen Prüfschritten sind häufig unerkannte Mängel. Werden diese erst in der Endprüfung erkannt, kurz bevor sich die Ware auf den Weg zum Kunden macht, kommt es zu Nacharbeit und unter Umständen zu Lieferverzögerungen. Im schlimmsten Fall bleiben die Mängel unerkannt und Kunden erhalten nicht die gewünschte Qualität. Die Folge sind Reklamationen und zusätzliche Kosten.

2. Unvollständige Mangelbeschreibung

Wenn Qualitätsprüfer die ausgedruckten Checklisten handschriftlich ausfüllen, ist der Platz für detaillierte Informationen sehr begrenzt. Befundbilder sind mit zusätzlichem Aufwand verbunden, da sie nicht direkt in das ausgedruckte Formular eingetragen oder angehängt werden können, und (zu) kleine Textfelder verhindern, dass der prüfende Mitarbeiter einen Befund ausführlich beschreiben kann. Das führt dazu, dass im Nachgang häufig eine erneute Befragung des Mitarbeiters nötig ist oder die Prüfung sogar wiederholt werden muss, um die Gründe oder Ausmaße des entdeckten Mangels zu verstehen. Das kostet unnötig Zeit und Ressourcen.

3. Verfälschte Schlussfolgerungen

Insbesondere im dritten Schritt, also der manuellen Übertragung der handschriftlich ausgefüllten Checklisten, treten häufig Fehler auf. Unleserliche Eintragungen bergen die Gefahr, dass Informationen falsch übertragen werden oder erneut Zeit in Rückfrageschleifen verloren geht. Häufen sich diese Übertragungsfehler, sind Analyse und Auswertung der Qualitätskontrolle nicht mehr verlässlich und es kann zu falschen Schlussfolgerungen kommen – mit eventuell fatalen Folgen für die Qualitätssicherung.  

Reduktion von Qualitätsrisiken durch digitale Dokumentation

Dabei stehen produzierenden Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung bereits kompetente Lösungen und Alternativen für eine sichere Qualitätskontrolle zur Verfügung. Mit einer Connected Worker Plattform lassen sich die genannten Fehlerpotenziale auf ein Minimum reduzieren und der gesamte Prüfprozess digital abbilden.

1.      Intuitive Checklisten

Digitale Checklisten binden Bilder und Videos ein und erklären Prüfschritte einfach und verständlich. Das beugt Missverständnissen vor und garantiert den korrekten Ablauf der Prüfung. Zudem gewährleisten Pflichtfelder, dass Mitarbeiter keinen Prüfschritt überspringen. Dank eines modularen Aufbaus lassen sich auch variantenspezifische Prüfanweisungen mit geringem Aufwand erstellen und die fehleranfällige Maximalliste wird überflüssig. Die intuitive Prozessführung garantiert eine gründliche Qualitätskontrolle und reduziert die Anzahl unerkannter Mängel.

2.      Nutzerfreundliche Informationsrückgaben

Die in digitale Checklisten eingebauten Freitextfelder bieten genügend Platz für detaillierte Befundbeschreibungen, so dass Rückfragen über den konkreten Mangel oder wie dieser zustande gekommen sein mag, entfallen. Da die digitalen Prüfprotokolle über Endgeräte wie Tablets abgerufen und bearbeitet werden, können Qualitätsprüfer Befundfotos in Sekundenschnelle aufnehmen und direkt in der Checkliste abspeichern. Diese Informationen ermöglichen eine klare Beurteilung der entdeckten Mängel.

3.      Verlässliche Auswertungen

Übertragungsfehler gehören in einem geschlossen digitalen System der Vergangenheit an. Alle erhobenen Informationen und Daten werden automatisch in Form eines digitalen Reports gespeichert und archiviert. Durch die Anbindung an Drittsysteme können diese Reports auch in firmeneigene ERP-Systeme und MES exportiert oder abgelegt werden.

Einfach(er) digital: Schlanke Prozesse, klare Dokumentation

Es ist wichtig, den Dokumentationsprozess genau unter die Lupe zu nehmen, um Fehlerpotenziale zu identifizieren und entdeckten Qualitätsrisiken gezielt entgegenzuwirken. Zum Glück gibt es heute intuitive, nutzerfreundliche digitale Prüfchecklisten. Als kompetente, ganzheitliche Lösungen reduzieren sie den Managementaufwand für das Unternehmen, das von einer lückenlosen Dokumentation und Nachweisführung profitiert. Wie sich unter anderem der Qualitätsprüfungsprozess End-to-End vor allem im Maschinen- und Anlagenbau digitalisieren lässt, erläutert Operations1 zusammen mit acht spannenden Speakern aus der Industrie während des Future Manufacturing-Events am 23. November 2023 in den Design Offices in Gerlingen bei Stuttgart. Zur Anmeldung geht es hier.

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