Bei der Personaleinsatzplanung gibt es oftmals weit mehr Faktoren zu beachten als die bloße Qualifikation und Abteilung der jeweiligen Person. Die Faktoren sind zwar wichtig, machen allerdings meistens auch zwingend ein manuelles Planen erforderlich. Wer sorgt bspw. für Ersatz, wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt oder kurzfristig aufgrund einer Krankheit ausfällt? In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie mithilfe von KI Ihre Personalplanung optimieren und automatisieren können.

Umplanungen geschehen meist händisch

Ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen fällt spontan aus. Um die Produktion o. Ä. weiter reibungslos fortsetzen zu können, ist es nötig entsprechenden Ersatz zu finden. Das kann aber schwieriger sein als gedacht: Nicht nur brauche ich eine Person, die über die entsprechenden Qualifikationen verfügt, ich muss auch darauf achten, dass wiederum deren eigentliche Aufgaben entsprechend vom jeweiligen Team übernommen werden können.

So etwas passiert alltäglich, doch gibt es in der Regel bisher keinen automatischen Prozess, um eine Umplanung durchzuführen. Das bedeutet, die Umplanung findet nach wie vor händisch statt, was länger dauert und damit mehr Kosten verursacht, als eine automatisierte Alternative es tun würde.

Natürlich gibt es auch heute schon diverse Hilfestellungen bei der Personaleinsatzplanung. So können Sie in der Regel bereits heute in vielen Planungstools nach Qualifikationen, Abteilungen, oder anderen hinterlegten Informationen Ihrer Arbeiter filtern. Das erleichtert die Arbeit bereits, ersetzt aber noch nicht die Notwendigkeit, händisch zu planen. Der Grund: Neben den hinterlegten (und einfach automatisch auswertbaren) Eigenschaften, spielen noch weitere Dinge in die Auswahl ein:

• Aus welchem Team nehme ich Ersatz und wie sieht es dort mit der Auslastung aus?
• Hat die Person ggf. schon in dem Team gearbeitet?
• Passt die generelle Zusammensetzung bzw. hat sich diese Teamzusammensetzung in der Vergangenheit bereits bewährt?

Da diese Informationen oftmals auf Erfahrungswerten und nicht auf fest gespeicherten und auslesbaren Daten beruhen, haben viele Unternehmen oft keine andere Wahl, als diese Planungen händisch von einem erfahrenen Mitarbeiter machen zu lassen.

Die Lösung

Der entscheidende Faktor bei der Aufstellung von Ersatzplänen ist, wie oben beschrieben, dass Sie in der Regel auf Erfahrungswerte zurückgreifen müssen, die Ihr System nicht direkt gespeichert hat. Eine automatisierte Lösung müsste also diese Erfahrung irgendwie erwerben. Mittlerweile kann mithilfe von Künstlicher Intelligenz genau so etwas erreicht werden.

Durch KI können die Planungen der vergangenen Zeit ausgewertet und analysiert werden. Dabei erlernt das System bspw., wer oftmals in welches Team umgeplant wurde, welche Teamkonstellationen öfter/seltener vorlagen sowie diverse weitere indirekte Beeinflusser Ihrer Planung und kann daraus ein eigenes Entscheidungsmuster generieren. Das Ergebnis: Ihr KI-Modell kann eigenständig Umplanungen vorschlagen, die nicht nur auf den blanken Fakten (wie der Qualifikation), sondern auch auf einer (künstlichen) Erfahrung basieren.

Bei solch einer Lösung sind Sie natürlich nicht darauf angewiesen, die Planung komplett aus der Hand zu geben. Auch als automatischer Planungsvorschlag, der Ihrem Mitarbeiter angezeigt wird, können Sie bereits einiges an Zeit und Geld einsparen und haben trotzdem noch einen Menschen als letzte Entscheidungsinstanz.

So arbeitet die KI

Das KI-Modell analysiert alle vergangenen Umplanungen und untersucht die zugrundeliegenden Informationen: Welche Teams wurden umgeplant? Welche Qualifikationen wurden benötigt? Wie sahen die Auslastungen der beiden betroffenen Teams aus? Dabei versucht es, wiederkehrende Entscheidungsmuster zu finden, anhand derer es eine Art Regelwerk für zukünftige Planungen ableiten kann. Dieser Vorgang wird als Training des KI-Modells bezeichnet. Das Ergebnis dieses Trainings: Das Modell verfügt über ein ausdefiniertes Regelwerk und kann für neue Planungen eigenständig anhand dieser Regeln geeignete Kandidaten für eine Umplanung vorschlagen.

Ein wichtiger Faktor ist hierbei zu beachten: Das oben genannte Training findet auf Basis der vergangenen Daten statt und wird dadurch natürlich maßgeblich von den bisher manuell getroffenen Entscheidungen beeinflusst. Das bedeutet, dass das Modell normalerweise ähnliche Entscheidungsmuster an den Tag legen wird, wie die Person, die bisher für die Umplanungen zuständig war.

Das klingt möglicherweise wie ein Nachteil, weil solch eine menschliche Entscheidung selten komplett objektiv ist. In diesem Fall profitiert das KI-Modell aber von der menschlichen Erfahrung und kann so möglicherweise auch Muster ableiten, die auf dem menschlichen Miteinander basieren (bspw.: Welche Teamzusammensetzung hat sich in der Vergangenheit bewährt?).

Zuletzt ermittelt das Modell für entsprechende Kandidaten zum Umplanen jeweils einen Score, der zeigt, wie gut die Lösung aus Sicht des Modells passen würde. Dadurch habe ich mehrere Möglichkeiten: Entweder nutze ich das Top-Ergebnis des Modells und lasse automatisch meine Einsatzplanung anpassen. Das wäre der schnellste Weg, würde mir aber auch keine Eingriffsmöglichkeit gewähren, eine andere Entscheidung als die des Modells zu treffen.

Alternativ lasse ich mir als Planer die Top-Vorschläge des Modells anzeigen und entscheide dann auf Grundlage dieser Vorschläge die sinnvollen nächsten Schritte. Hier habe ich zwar noch einen manuellen Schritt in meinem Prozess, spare aber dennoch Zeit und kann auch (da ich mehr als eine Option genannt bekomme) weiter Einfluss auf das KI-Modell nehmen. Beim nächsten Training kann ich auch diese Entscheidungen wieder mit einfließen lassen und so konstant die KI verbessern.

Noch Fragen?

KI-Modelle bieten mittlerweile die Möglichkeit, menschliche Erfahrungswerte zu automatisieren und damit bspw. bei Ihrer Personaleinsatzplanung Zeit und Geld einzusparen. Dabei können Sie entweder die Planung komplett automatisieren oder das Modell als Unterstützung für Ihren bisherigen Planungsprozess nutzen.

Sie haben Fragen zur KI-gestützten Personalplanung oder möchten mehr zu den Möglichkeiten von KI in Ihrem Unternehmen erfahren? Mehr Informationen finden Sie unter https://mindsquare.de/knowhow/kuenstliche-intelligenz/.

Über den Autor

Max-Ludwig Stadler beschäftigt sich seit 2013 mit dem Thema Künstliche Intelligenz und dessen praktischen Einsatzmöglichkeiten. Seit 2018 ist er bei mindsquare in den Bereichen Mobility und KI tätig. Sein Schwerpunkt liegt dabei auf der Einführung und Nutzung von KI in mittelständischen Unternehmen. Dies umfasst beispielsweise auch die Unterstützung beim Identifizieren geeigneter Use Cases und der Wahl des passenden Anbieters.

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